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Comment créer efficacement un diagramme à couloirs

Didacticiels de diagramme de couloir pour PowerPoint, Visio, Excel, Word

Premiers pas avec les diagrammes à couloirs

Les professionnels qui souhaitent documenter n'importe quel modèle de processus métier ou ajouter une couche supplémentaire de clarté à la cartographie des processus peuvent le faire en créant un diagramme à couloirs. En plaçant les activités dans des couloirs de nage horizontaux ou verticaux associés aux parties concernées impliquées dans le processus, ce type d'organigramme augmente la responsabilité et fournit un soutien pour l'amélioration du processus.

Pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec l'utilisation d'outils de diagramme à couloirs dédiés pour créer des diagrammes de processus ou des diagrammes d'activités, nous avons rassemblé une série de ressources et de didacticiels pour vous aider à atteindre cet objectif. Nous nous sommes concentrés sur la création de diagrammes de flux de processus à l'aide de 4 des applications les plus populaires de la suite Microsoft Office, à savoir:

Pour être en mesure de créer efficacement un diagramme à couloirs à l'aide de l'un des outils ci-dessus, nous aborderons quelques notions de base comme point de départ.

La structure d'un diagramme à couloirs - éléments, plan

Un diagramme à couloirs ou diagramme interfonctionnel (également connu sous le nom de diagramme de Rummler-Brache) utilise des couloirs et d'autres symboles standard pour identifier qui est responsable de quelles parties d'un processus. En attribuant des tâches spécifiques aux principaux participants et en illustrant comment ces différents agents interagissent pour terminer le processus, les diagrammes à couloirs fournissent une carte facile à lire des responsabilités dans ce cadre donné.

Pour commencer à décrire un diagramme à couloirs, voici les aspects à prendre en compte:

  • Fixez-vous un objectif et déterminez le ou les processus à utiliser pour atteindre cet objectif;
  • Décomposez le travail en étapes exploitables (sous-processus) et définir clairement les limites entre elles;
  • Identifiez les principaux participants au processus et leur attribuer un couloir séparé;
    Pour un processus existant, recherchez ses étapes et montrez les interconnexions, les communications et les transferts entre les voies.
    Pour un nouveau processus qui doit être modélisé, définissez les étapes du processus qui amélioreraient la qualité et l'efficacité.
  • Confirmez votre plan avec les participants et ajustez-le en conséquence.

Lorsqu'une version finale du plan est prête, le diagramme peut être utilisé pour le présenter à la haute direction ou à d'autres parties prenantes et suivre ses progrès à chaque réunion d'examen du projet.

Création de diagrammes à couloirs avec les outils Microsoft Office - Didacticiels

Ci-dessous, vous trouverez les didacticiels étape par étape sur la façon de créer des diagrammes à couloirs avec vos outils Microsoft Office habituels.

Comment créer des diagrammes à couloirs dans PowerPoint

  1. Créer des conteneurs de couloir

    1. Ouvrez PowerPoint et sélectionnez une nouvelle présentation vierge.
    2. Allez dans l'onglet Insertion, cliquez sur Formes et ajoutez un grand rectangle à votre diapositive (cela agira comme le corps de votre couloir).
    3. Ajoutez une autre zone de texte en haut ou à gauche du rectangle pour l'utiliser comme section de titre de votre couloir.
    4. Sélectionnez les deux formes, puis cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Groupe.
      Cela unifiera les deux cases et vous permettra de changer la couleur générale de votre couloir (nous vous recommandons de rendre l'arrière-plan transparent).
      Une fois terminé, copiez-collez votre couloir autant de fois que nécessaire.
  2. Ajoutez des étiquettes à vos couloirs - saisissez les participants concernés dans la section titre, après avoir ajouté des zones de texte.
  3. Créez un organigramme à l'aide des formes et des connecteurs de la section Formes de l'onglet Insertion. Maintenant que vous avez créé vos couloirs, ajoutez un organigramme pour illustrer la manière dont les étapes de votre processus sont réparties et connectées.
  4. Mettez en forme les formes de votre diagramme - utilisez le volet des formes de format pour personnaliser les couleurs, les polices et les tailles de vos formes d'organigramme et mieux organiser le contenu de votre diagramme.
Tutoriel Swimlane Diagram pour PowerPoint

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Créateur de diagrammes à couloir pour PowerPoint

Utilisez Office Timeline pour générer automatiquement des visuels en couloirs à partir de modèles prédéfinis.

Diagramme à Couloirs Réalisé dans PowerPoint

Comment créer des diagrammes à couloirs dans Visio

  1. Ouvrez Visio et sélectionnez le type d'organigramme de processus que vous souhaitez créer en double-cliquant dessus dans la galerie de modèles.
    Pour le présent didacticiel, nous avons utilisé le modèle d'organigramme inter-fonctionnel avec une orientation horizontale des couloirs. Lorsque vous avez défini l'orientation par défaut de vos bandes fonctionnelles, le contour de base de votre diagramme est généré.
  2. Définissez des couloirs - à partir de la fenêtre Formes sur la droite, ajoutez autant de bandes que vous le souhaitez en faisant glisser une forme de couloir (horizontale ou verticale, selon l'orientation générale pour laquelle vous avez choisi à l'étape 1) et en la déposant sur un zone vide du diagramme. Utilisez l'indicateur de connexion orange qui apparaît pour placer les couloirs exactement là où vous voulez qu'ils aillent.
  3. Étiquetez vos couloirs - double-cliquez sur la barre d'étiquettes de chaque couloir (intitulée Fonction par défaut) pour lister les noms des membres de votre équipe.
  4. Ajoutez des formes de processus à vos couloirs - choisissez les éléments de processus souhaités dans la section Formes de l'organigramme de base, puis faites-les glisser et déposez-les dans leur couloir correspondant. Lorsque la forme est contenue dans le couloir, une surbrillance verte apparaît.
    Pour étiqueter une forme de processus, double-cliquez simplement dessus et saisissez votre texte.
  5. Ajoutez des connecteurs pour créer un flux de processus - cliquez sur l'une des quatre flèches (Haut / Bas - Gauche / Droite) qui deviennent visibles une fois que vous survolez une forme, et utilisez votre curseur (en maintenant le clic droit enfoncé) pour dessiner une ligne de connexion dans le sens d'une autre forme.
    Si vous souhaitez cartographier votre processus plus en détail, vous pouvez utiliser les séparateurs de la section Formes d'organigramme pour définir les étapes.
  6. Mettez en forme votre diagramme - utilisez les options de mise en forme des onglets Accueil et Conception du ruban Visio pour personnaliser les polices, les couleurs, l'arrière-plan et d'autres aspects de votre graphique global.
    Pour modifier la taille d'un couloir, faites glisser ses lignes de séparation pour ajuster sa largeur et sa ligne de fin pour modifier sa longueur.
Tutoriel Swimlane Diagram pour Visio

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Comment créer des diagrammes à couloirs dans Excel

  1. Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Excel.
  2. Créez des conteneurs de couloir en formatant la hauteur et la largeur des cellules.
    1. Sélectionnez toutes les colonnes (pour les couloirs verticaux) ou les lignes (pour les couloirs horizontaux) dont vous aurez besoin pour créer le squelette de votre diagramme de couloirs.
    2. Faites glisser depuis la limite jusqu'à atteindre la largeur ou la longueur souhaitée.
    3. Redimensionner les cellules en haut ou à gauche des colonnes ou des lignes sélectionnées afin que vous puissiez en utiliser une pour vos titres de couloir et les cellules adjacentes qui contiendront le contenu de votre diagramme.
  3. Étiquetez les conteneurs - avec le contour de votre diagramme de couloir prêt, donnez des titres à chacune des colonnes ou des lignes pour désigner le participant au processus. Pour améliorer la visualisation, nous vous recommandons d'utiliser des couleurs pour vos couloirs.
  4. Créez un organigramme - utilisez les formes et les connecteurs de Insertion> Formes pour tracer les étapes / activités de votre processus dans leurs conteneurs correspondants.
Tutoriel Swimlane Diagram pour Excel

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Comment créer des diagrammes à couloirs dans Word

  1. Préparez un nouveau document - ouvrez un nouveau document Word et changez l'orientation de votre page en Paysage pour avoir plus d'espace pour travailler.
  2. Créez des couloirs.
    1. Accédez à Insertion> Formes.
    2. Ajoutez un rectangle pour le corps de votre couloir, puis un plus petit au-dessus ou à gauche de la première forme (qui sera le titre du conteneur).
    3. Regroupez les deux formes en les sélectionnant toutes les deux, en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant Grouper dans le petit menu qui apparaît.
      Nous avons changé la couleur des conteneurs de couloir en transparent pour assurer plus de clarté.
    4. Copiez et collez la forme d'origine jusqu'à ce que vous ayez suffisamment de couloirs pour compléter votre diagramme à plusieurs colonnes.
    5. Étiquetez vos couloirs à l'aide des zones de texte de l'onglet Insertion pour représenter les principaux participants à votre processus.
  3. Créez un organigramme dans vos couloirs à l'aide des formes et des connecteurs de Insertion> Formes.
  4. Formatez les formes - personnalisez la couleur, la police, le style et d'autres aspects de vos formes d'organigramme après avoir sélectionné celles que vous souhaitez mettre en évidence.
Tutoriel Swimlane Diagram pour Word

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Avec l'un des didacticiels ci-dessus, vous verrez que créer un diagramme à couloirs est possible mais pas idéal car il existe des limites à ce que vous pouvez faire pour personnaliser, modifier et générer un graphique uniforme. Comme alternative, Office Timeline vous permet de créer de superbes diagrammes à couloirs directement dans PowerPoint avec une facilité incroyable en fournissant une variété de modèles de diagramme à couloirs, une interface intuitive et des options de personnalisation riches.

Pour plus d'informations sur les raisons d'utiliser un logiciel dédié, consultez notre section dédiée aux outils de diagramme à couloirs.

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Diagramme à Couloirs Réalisé dans PowerPoint