Einsatz von Excel fürs Projektmanagement

Laden Sie die Excel-Instrumente herunter und erlernen Sie die Einsatzweise, auf welche diese zur Projektverwaltung- und -Berichterstattung angewandt werden können.

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Projektmanagement im Excel

Einsatz von Excel fürs Projektmanagement

Projektmanager, die an Projekten kleiner oder mittelgroßer Ausmaße arbeiten, können Microsoft Excel hierzu einsetzen, um Projekte zu veranschaulichen, planen und zurückzuverfolgen. Diese Tatsache kann lediglich einen einfachen Berechnungsbogen des Projektmanagements, ein Projektverfolgungssystem im Excel oder etwas aufwendiger, wie eine Projektmanagementtabelle im Excel sein. Für die Kommunikation mit einem wichtigen Großkunden und den Führungskräften können die Daten im Excel ebenso auch zu PowerPoint-Folien übertragen werden.

Wichtiger Bürozeitplan aus dem Wrike-Gantt-Diagramm

Budgetvorlage für Excel

Die Erstellung und Verwaltung eines genauen Budgets ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Eine Excel-Budgetvorlage kann Projektmanagern helfen, das geplante Budget für jede Projektphase oder -aufgabe mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen, die Ausgaben auf dem richtigen Weg zu halten und die nächsten Schritte zur Erfüllung der finanziellen Ziele zu planen. Budgetverfolgungs-Tabellenkalkulationen können auch ein einfaches Gantt-Diagramm enthalten, das veranschaulicht, wie Aufgaben geplant sind, um einen umfassenden Überblick über das Projekt zu geben und aufzuzeigen, wie sich Änderungen im Zeitplan des Projekts auf die Ausgaben auswirken.

Budgetverwaltung in Excel
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Excel-Budget-Template.xlsx

Projektüberprüfungsvorlage für Excel

Projektüberprüfungen werden normalerweise am Ende jeder Projektphase durchgeführt, um den aktuellen Status eines Projekts zu bewerten. Um die Ergebnisse ihrer Überprüfungen zu dokumentieren und mit anderen zu teilen, können Projektmanager eine Excel-Tabelle verwenden, die eine klare Übersicht über abgeschlossene, ausstehende und geplante Ergebnisse bietet und gleichzeitig Risikomanagementdetails und Finanzinformationen enthält. Dies erleichtert es ihnen, Fortschritte zu messen und wichtige Daten, die Kunden und Führungskräfte wissen möchten, klar zu kommunizieren.

Projektprüfung in Excel
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Excel-Project-Review-Template.xlsx

Sprint-Überwachungssystem in Excel

Agile Projekte erfordern eine gründliche Sprintplanung und -verwaltung. Manager können Excel verwenden, um ihr Agile-Projekt zu planen und zu verfolgen sowie Funktionen zu priorisieren, die während jedes Sprints bereitgestellt werden müssen. Tabellen zur Verfolgung von Sprints enthalten normalerweise das Startdatum, das Enddatum und die Dauer jeder Aufgabe, einschließlich des prozentualen Anteils der ausgeführten Arbeit. Farbcodes können ebenfalls hinzugefügt werden, um den Status der Aufgaben sofort anzuzeigen.

Sprint-Überwachungssystem in Excel
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Excel-Sprint-Project-Tracker-Template.xlsx

Stündliche Projektplanvorlage für Excel

Ein effektives Projektmanagement erfordert eine klare Sicht auf alle Arbeiten, die mit der termingerechten Bereitstellung eines Projekts verbunden sind. Durch die Verwendung von Projektplan-Arbeitsblättern können Fachkräfte ihr Projekt stundenweise effizient verwalten und genau sehen, wie viel Zeit noch verbleibt, um eine Aufgabe zu erledigen oder ob hinter dem Zeitplan etwas Arbeit steckt.

Projektzeitplan in Excel
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Project-Schedule-Template-Excel.xlsx

Projektstatusberichtvorlage für Excel

Projektmanager, die Teammitglieder, Führungskräfte und Kunden über den Status ihres Projekts informieren möchten, können mithilfe von Excel den Fortschritt aller kritischen Aktivitäten veranschaulichen und verfolgen. Die Projektstatus-Tabellen enthalten die wichtigsten Ergebnisse, Entwicklungen und Risiken, die mit einem Projekt verbunden sind, und tragen dazu bei, den Fortschritt bei der Erfüllung der einzelnen Ziele zu messen.

Projektstatusbericht in Excel
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Project-Status-Report-Template-Excel.xlsx

Projektverfolgungssystem im Excel

Das Projektmanagement setzt voraus, dass sämtliche der geplanten Arbeitsabläufe oder Aufgaben rückverfolgt werden. Ein Berechnungsbogen zur Projektverfolgung ist ein nützliches visuelles Instrument, um den Fortschritt jeder einzelnen Aufgabe gegenüber dem ursprünglichen Plan zu beaufsichtigen. Der Berechnungsbogen wird sämtliche Aufgaben, ihren Status, der für die Aufgaben zuständige Verantwortliche, den vollständigen Prozentsatz und die geplante Dauer im Vergleich zur tatsächlichen Ist-Dauer umfassen.

Die Planung im Excel gegenüber dem Ist-Zustand
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Excel-Project-Tracker.xlsx

Die Methode des kritischen Pfades innerhalb des Projektverfolgungssystems im Excel

Die Projektmanager bedürfen einsehen zu können, welche Aufgaben von der Erfüllung vorheriger Aufgaben, bevor diese beginnen können, abhängig sind. Um dies zu schaffen, können sie ein Datenblatt zur Methode des kritischen Pfades anwenden, das sämtliche Aufgaben, die voraussichtliche Dauer für jede einzelne Aufgabe und ob die eine Aufgabe von einer anderen abhängig ist, verzeichnet. Diese Tatsache bietet Projektmanagern eine bildlich veranschaulichte Weise um zwecks Fertigstellung des Projekts schnellstmöglich planen zu können.

Projektverfolgungssystem im Excel
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Excel-Critical-Path-Tracker.xlsx

Verfolgungssystem der Arbeitsabschnitte im Excel

Die Projekte müssen anhand eines Kalenders verwaltet werden. Die Rückverfolgung der Entwicklung zu wichtigen Ereignissen oder zu bestimmten Punkten innerhalb eines Zeitabstands ist eine gut einsetzbare Technik zur Aufsicht des Fortschritts eines Projekts. Die Projektmanager können ein Verfolgungssystem der Arbeitsabschnitte im Excel anwenden, um die kritischen Abschnitte aufzulisten und den Fortschritt mit Bezugnahme auf dieser Chronologie zu überwachen.

Chronologie des Projekts im Excel
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Excel-Milestone-Tracker.xlsx

Verfolgungssystem der Arbeitsabschnitte im PowerPoint

Um mit dem Kunden und den Führungskräften zu kommunizieren, können Projektmanager ein Verfolgungssystem der Arbeitsabschnitte im PowerPoint anwenden, um die Fristen als visuelle Effekte im PowerPoint zu verwalten. Das add-in-Programm Office Timeline für PowerPoint integriert sich gemeinsam mit Excel, um vorhandene Daten hinsichtlich der Arbeitsabschnitte zu importierten und sie in PowerPoint-Folien übertragen.

Chronologie des Projektplans

Project Planner (Projektplanung) im PowerPoint

Die Bereitstellung eines Projekts erfordert eine ausführliche Planung. Die Projektmanager können Excel nutzen, um jede Aufgabe zu planen, die ihrem Projekt angehört. Die Projektberechnungsbögen werden Spalten umfassen, welche die Aufgabe, den hierfür zuständigen Verantwortlichen und das Anfangs- und -Beendigungsdatum der Aufgabe verzeichnen. Um das Fortschreiten des Projekts zu verfolgen, können die Planer auch einen Vergleich zwischen den geschätzten und den tatsächlichen Terminen vornehmen.

Projektplan im Excel
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Excel-Project-Planner.xlsx

Projektplanungssystem im PowerPoint

Nutzen Sie ein grafisches Planungsinstrument, viel eher als listenbasiertes, sollten Sie es bevorzugen, das Projekt visuell zu verwalten oder sollte Bedarf daran vorliegen, die Pläne und den Fortschrittsstand anderen Personen zu übermitteln. Projektmanager können das add-in-Programm Office Timeline im PowerPoint Office kostenfrei nutzen, um die Tätigkeit visuell zu planen, zu beaufsichtigen oder vorzutragen.

Bürochronologie für den Kunden

Projektmanagementtabelle im Excel

Die Berichterstattung hinsichtlich der Projektleistung kann die Erstellung einer Tabelle, welche die Schlüsselwerte der erzielten Leistung und andere Daten, wie beispielsweise Budget, Risiken und Engpassfälle, beaufsichtigt erfordern. Projektmanager können im Excel Tabellen nutzen, wie im nachstehenden Beispiel, um Projekte zu beaufsichtigen, Zustandsberichte einzureichen oder um Daten zur Auswertung durch hiervon betroffene interessierte Parteien oder Führungskräfte bereitzustellen.

Tabelle der Projektplanung

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