Ein Swimlane-Diagramm ist eine Art Flussdiagramm, das beschreibt, wer was in einem bestimmten Prozess tut. Basierend auf der Analogie der Fahrspuren in einem Pool werden in einem Schwimmbahndiagramm Prozessschritte innerhalb der horizontalen oder vertikalen „Schwimmbahnen“ einer bestimmten Abteilung, Arbeitsgruppe oder eines bestimmten Mitarbeiters platziert, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Durch das Hervorheben von Verbindungen und Kommunikationen zwischen diesen Fahrspuren kann dies als Indikator für Verschwendung, Redundanz und Ineffizienz in einem Prozess dienen.
Diese Art von Flussdiagramm wird nach den Autoren, die das erste Modell entwickelt haben, auch als funktionsübergreifendes Diagramm (wobei Schwimmbahnen als „Funktionsbänder“ bezeichnet werden) oder als Rummler-Brache-Diagramm bezeichnet. 1990 dokumentierten Geary Rummler und Alan Brache in ihrer Arbeit „Improved Processes“ das Konzept von Swimlane-Diagrammen. Die beiden bauten auf den bereits vorhandenen mehrspaltigen Prozessdiagrammen auf (eine Variation der frühen Flussprozessdiagramme, die in den 1940er Jahren erschienen), um Prozesse zu beschreiben, an denen mehr als eine Einheit oder Abteilung beteiligt ist.
Swimlanes (auch als „Swim Lanes“ bezeichnet) sind ein wertvolles Element in Prozessflussdiagrammen (PFDs) sowie im sogenannten Business Process Model and Notation (BPMN) und seinem Software-Design-Gegenstück - Unified Modeling Language (UML). Sie führen parallele (vertikale oder horizontale) Linien ein, um Prozessschritte nach Akteuren zu gruppieren (dies kann eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe, ein Mitarbeiter oder sogar ein Informationssystem sein). Ein Swimlane-Diagramm beschreibt nicht nur Prozesse, die einem bestimmten Akteur zugeordnet sind, sondern zeigt auch, wie verschiedene Akteure interagieren, um einen Prozess effizient am Laufen zu halten.
Ein Swimlane-Diagramm bietet eine übersichtliche Darstellung der Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses und kann folgenden Zwecken dienen:
Kommunizieren und Hervorheben, welche Prozessschritte oder Unterprozesse einem bestimmten Akteur innerhalb einer Organisation zugewiesen sind, damit alle Beteiligten wissen, wer was tut.
Ermittlung von Engpässen und anderen Ineffizienzen, die wiederum dazu beitragen, Redundanzen zwischen verschiedenen Fahrspuren, doppelte Schritte, Prozessverzögerungen oder Kapazitätsbeschränkungen zu erkennen, die später behoben werden können. All dies führt zu einer Leistungssteigerung und Qualität.
Um einen bestimmten Prozess besser zu strukturieren und sich ändernden Umständen wie Personal oder technologischen Veränderungen Rechnung zu tragen.
Bereitstellung eines formalen Modells für die Integration von Prozessen zwischen Teams und Abteilungen, das kontinuierlich zu klareren und besser organisierten Arbeitsabläufen führt.
Angesichts der verschiedenen Zwecke, denen sie dienen können, haben sich Schwimmbahndiagramme dahingehend entwickelt, dass sie mehrere spezifische Untertypen enthalten, wie z:
- beschreiben, wie Aktivitäten koordiniert werden, um einen Workflow zu erstellen.
- Dokumentation eines bestimmten Prozesses basierend auf Szenariotests und Was-wäre-wenn-Bewertungen.
- zeigen, wie Mikroprozesse in einer Operation nacheinander miteinander verknüpft sind, und beschreiben die Attribute komplexerer Prozesse. Es gibt verschiedene Arten von funktionsübergreifenden Flussdiagrammen: Matrix-, Bereitstellungs- und Opportunity-Flussdiagramme.
Swimlanes sind Bestandteile von Diagrammen wie Gantt-Diagrammen, Zeitleisten oder Flussdiagrammen. Ihre Aufgabe besteht darin, Grafiken in horizontale oder vertikale Spalten zu unterteilen und die darin enthaltenen Elemente basierend auf ihren gemeinsamen Eigenschaften zusammenzufassen. Beispielsweise kann eine Schwimmbahn alle Aufgaben enthalten, die von einem bestimmten Team ausgeführt werden.
Jede Variation von Projektvisualisierungen, die den Workflow in logische Container unterteilt, kann ein Swimlane-Diagramm sein. Zeitleisten, Gantt-Diagramme, Roadmaps, aber auch Flussdiagramme oder Kanban-Boards können als Schwimmbahndiagramme betrachtet werden, sofern sie mehrere Fahrspuren aufweisen.
Swimlanes-Diagramme sind visuelle Elemente, die bei der Prozesszuordnung verwendet werden, um Aufgabenverantwortlichkeiten oder Unterprozesse gemäß der logischen Kategorie abzugrenzen, in die sie passen. Sobald die Teams oder Kategorien definiert sind, werden die Elemente der Grafik wie Aufgaben und Meilensteine in ihrer jeweiligen Swimlane platziert, das Diagramm zu entschlüsseln.
Agile Swimlanes sind horizontale Abgrenzungen laufender Probleme bei Sprints für Scrum- oder Kanban-Boards. Im Gegensatz zu den Swimlane-Diagrammen auf einer Zeitachse oder einem Gantt-Diagramm werden sie in der Agile-Umgebung hauptsächlich zum Sortieren von Anwendungsbereichen, Benutzern oder Workstreams verwendet. Sie sind auch nützlich, um Daten zu gruppieren oder benutzerdefinierte Ansichten für die gezielte Datenanalyse bereitzustellen.
Um die optimalen Software-Tools für Schwimmbahndiagramme auszuwählen, sollten Sie zunächst überlegen, welche Art von Projektvisualisierungen für Ihre aktuelle Arbeit am besten geeignet sind. Die Kategorien umfassen:
Die logische Unterteilung von Elementen in Schwimmbahnen ist der Geschmack dieser Projektvisualisierungen. Bevor Sie beginnen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Folgendes aufzulisten:
In einem Standard-Gantt-Diagramm werden alle Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten gleichzeitig anhand des Zeitbereichs angezeigt, der den Lebenszyklus des Projekts definiert. In einem Gantt-Diagramm, das als Schwimmbahndiagramm erstellt wurde, sind alle diese Elemente vorhanden, werden jedoch basierend auf ihren Eigenschaften visuell in Containern gruppiert.
Swimlane-Diagramme zerlegen hochkomplexe Projekte in visuell intuitive Komponenten, die bei getrennter Betrachtung viel einfacher zu analysieren sind. Dies erreicht wiederum:
Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie ausführen sollten, um mit PowerPoint ein Swimlane-Diagramm zu erstellen:
Office Timeline ist ein PowerPoint-Add-In, mit dem Sie problemlos Projektvisualisierungen mit Schwimmbahnen erstellen können.