Swimlane-Diagramm - Definitionen, Verwendungen, Beispiele

Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Ein Swimlane-Diagramm ist eine Art Flussdiagramm, das beschreibt, wer was in einem bestimmten Prozess tut. Basierend auf der Analogie der Fahrspuren in einem Pool werden in einem Schwimmbahndiagramm Prozessschritte innerhalb der horizontalen oder vertikalen „Schwimmbahnen“ einer bestimmten Abteilung, Arbeitsgruppe oder eines bestimmten Mitarbeiters platziert, um Klarheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Durch das Hervorheben von Verbindungen und Kommunikationen zwischen diesen Fahrspuren kann dies als Indikator für Verschwendung, Redundanz und Ineffizienz in einem Prozess dienen.

Geschichte und Nützlichkeit von Swimlane-Diagrammen

Diese Art von Flussdiagramm wird nach den Autoren, die das erste Modell entwickelt haben, auch als funktionsübergreifendes Diagramm (wobei Schwimmbahnen als „Funktionsbänder“ bezeichnet werden) oder als Rummler-Brache-Diagramm bezeichnet. 1990 dokumentierten Geary Rummler und Alan Brache in ihrer Arbeit „Improved Processes“ das Konzept von Swimlane-Diagrammen. Die beiden bauten auf den bereits vorhandenen mehrspaltigen Prozessdiagrammen auf (eine Variation der frühen Flussprozessdiagramme, die in den 1940er Jahren erschienen), um Prozesse zu beschreiben, an denen mehr als eine Einheit oder Abteilung beteiligt ist.

Swimlanes (auch als „Swim Lanes“ bezeichnet) sind ein wertvolles Element in Prozessflussdiagrammen (PFDs) sowie im sogenannten Business Process Model and Notation (BPMN) und seinem Software-Design-Gegenstück - Unified Modeling Language (UML). Sie führen parallele (vertikale oder horizontale) Linien ein, um Prozessschritte nach Akteuren zu gruppieren (dies kann eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe, ein Mitarbeiter oder sogar ein Informationssystem sein). 

Ein Swimlane-Diagramm beschreibt nicht nur Prozesse, die einem bestimmten Akteur zugeordnet sind, sondern zeigt auch, wie verschiedene Akteure interagieren, um einen Prozess effizient am Laufen zu halten.

Eigenschaften von Swimlane-Diagrammen

Ein typisches Swimlane-Diagramm basiert normalerweise auf einer Reihe von Standardformen und -symbolen. Diese sind:

• Start-/Endpunkte – signalisieren den Beginn bzw. das Ende eines Prozessablaufs und sind durch ein Rechteck mit abgerundeten Ecken gekennzeichnet.
• Entscheidungsform – visuell dargestellt durch eine Raute, markiert sie eine Frage oder Entscheidung, die getroffen werden muss.
• Aktivitätsform – ein Rechteck, das eine Aktion oder Aufgabe darstellt.
• Eingabe oder Ausgabe – diese Elemente beziehen sich auf alle Informationen, die eingegeben oder aus dem Prozessfluss erzeugt werden, und werden durch Parallelogramme wiedergegeben.
• Dokument – stellt ein beliebiges Dokument dar, das im Prozessablauf benötigt wird, und hat die Form eines Rechtecks mit einer Wellenlinie an der Unterseite.
• Konnektor – zeigt an, ob das Diagramm mit einem anderen Flussdiagramm verbunden ist, er hat die Form eines kleinen Kreises.

Wofür wird ein Swimlane-Diagramm verwendet?

Ein Swimlane-Diagramm bietet eine übersichtliche Darstellung der Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses und kann folgenden Zwecken dienen:

• Einen bestimmten Prozess von Anfang bis Ende zu skizzieren, indem Sie ihn in bestimmte Abschnitte unterteilen.
• Kommunizieren und Hervorheben, welche Prozessschritte oder Unterprozesse einem bestimmten Akteur innerhalb einer Organisation zugewiesen sind, damit alle Beteiligten wissen, wer was tut.
• Ermittlung von Engpässen und anderen Ineffizienzen, die wiederum dazu beitragen, Redundanzen zwischen verschiedenen Fahrspuren, doppelte Schritte, Prozessverzögerungen oder Kapazitätsbeschränkungen zu erkennen, die später behoben werden können. All dies führt zu einer Leistungssteigerung und Qualität.
• Um einen bestimmten Prozess besser zu strukturieren und sich ändernden Umständen wie Personal oder technologischen Veränderungen Rechnung zu tragen.
• Bereitstellung eines formalen Modells für die Integration von Prozessen zwischen Teams und Abteilungen, das kontinuierlich zu klareren und besser organisierten Arbeitsabläufen führt.

Beispiele für Swimlane-Diagramme

Der Umgang mit jeder Art von Prozess, an dem mehrere Parteien beteiligt sind, ist eine großartige Gelegenheit, ihn mit Hilfe von Swimlane-Diagrammen zu dokumentieren. Organisationen aus verschiedenen Branchen und Sektoren können sie verwenden, um ihre internen Prozesse zur Abwicklung einer bestimmten Initiative klar darzustellen und ein Standard-Workflow-Modell zu implementieren. 

Angesichts der verschiedenen Zwecke, denen sie dienen können, haben sich Swimlane-Diagramme so entwickelt, dass sie mehrere spezifische Untertypen umfassen, wie z.

So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm

Ein Swimlane- oder funktionsübergreifendes Diagramm verwendet Swimlanes und andere Standardsymbole, um genau festzulegen, wer für welche Teile eines Prozesses verantwortlich ist. Swimlane-Diagramme weisen wichtigen Teilnehmern bestimmte Aufgaben zu und veranschaulichen, wie diese verschiedenen Agenten interagieren, um den Prozess abzuschließen.

Um mit der Skizzierung eines Swimlane-Diagramms zu beginnen, müssen Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Was ist das übergeordnete Ziel, das Sie erreichen möchten?
• Über welchen Zeitraum möchten Sie Ihr gewünschtes Ergebnis erzielen?

• Welche Initiativen sollten ergriffen werden, um Ihr gesetztes Ziel zu erreichen?

  Nachdem Sie diese Hauptkomponenten bestimmt haben, unterteilen Sie die Gesamtarbeit in umsetzbare Schritte (Teilprozesse) und definieren Sie die Grenzen zwischen ihnen klar. Erforschen Sie für einen bestehenden Prozess seine Schritte und zeigen Sie die Verbindungen, Kommunikationen und Übergaben zwischen ihnen. Beschreiben Sie für einen neuen Prozess, der modelliert werden soll, die spezifischen Maßnahmen, die die Qualität und Effizienz verbessern würden.

• Wer sind die wichtigsten Teilnehmer, die in den Prozess einbezogen werden?

Nachdem Sie die oben genannten Elemente festgelegt haben, befolgen Sie diese sieben Schritte, um Ihr Swimlane-Diagramm zu erstellen:

1. Richten Sie oben in Ihrem Dokument eine Zeitleiste (in Monaten, Wochen oder Quartalen) ein, um den Gesamtzeitraum darzustellen, in dem Sie Ihren Prozess implementieren werden.
2. Stellen Sie den Beginn des Prozesses dar – markieren Sie den ersten Schritt oder die erste Aufgabe, die ihn in Gang setzt, durch ein abgerundetes Rechteck.
3. Definieren und listen Sie auf der vertikalen Achse Ihres Dokuments die Hauptentitäten Ihres Prozesses auf – diese können sich auf Abteilungen oder Funktionen beziehen, die die Schritte oder Aufgaben im Prozess ausführen.
4. Erstellen Sie horizontale Swimlane-Kategorien für jedes der in Schritt 3 beschriebenen Elemente – ziehen Sie horizontale Linien über das Dokument, um die identifizierten Einheiten zu trennen, und beschriften Sie sie entsprechend auf der linken Seite der Seite.
5. Fügen Sie die Teilschritte Ihres Prozesses in die entsprechende Kategorie ein – zeichnen Sie die Aktionen/Aktivitäten, die jede Abteilung ausführen muss, von links nach rechts in sequenzieller Reihenfolge auf, wobei Sie die Zeitleiste oben als Bezugspunkt für ihre Positionierung verwenden.
6. Verbinden Sie Ihr Diagramm – verwenden Sie Linien und Pfeile, um Verbindungen zwischen Bahnen und Stufen hinzuzufügen.
7. Bestätigen Sie Ihre Gliederung mit den Teilnehmern und passen Sie sie entsprechend an.

Sobald eine endgültige Version des Plans fertig ist, können Sie mit dem Erstellen der eigentlichen visuellen Darstellung beginnen, indem Sie Swimlane-Diagrammvorlagen oder einen speziellen Generator für Swimlane-Diagramme verwenden. Die resultierende Grafik kann dem höheren Management oder anderen Interessengruppen präsentiert und zur Überwachung des Fortschritts des Plans bei jedem Projektbewertungsmeeting verwendet werden.

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie mit verschiedenen Office-Tools ein Swimlane-Diagramm erstellen, stöbern Sie in unserer Sammlung von Schritt-für-Schritt-Tutorials.

Swimlane-Diagrammvorlagen

Warum eine Swimlane-Diagrammvorlage verwenden?

Wenn Sie ein umsetzbares Prozessflussdiagramm erstellen müssen, sind Swimlane-Diagrammvorlagen eine der einfachsten Möglichkeiten für den Einstieg. Mit einem vorgefertigten Format, das Sie mit Ihren eigenen Daten an Ihre Bedürfnisse anpassen können, vereinfachen sie den Erstellungsprozess und helfen Ihnen, eine professionell gestaltete Ausgabe zu generieren.

Sparen Sie Zeit und Mühe beim Erstellen informativer und visuell ansprechender Flussdiagramme mit unseren kostenlos herunterladbaren Swimlane-Vorlagen. Diese vorgefertigten Beispiele sind als PowerPoint-Folien konzipiert, lassen sich leicht bearbeiten und ermöglichen es Ihnen, im Handumdrehen präsentationsreife Grafiken für diese wichtigen Vorstandssitzungen zu erstellen.

Swimlane-Diagramm-Tools

Was sind die besten Swimlane-Diagrammersteller?

Digitale Swimlane-Diagramme sind ihren handschriftlichen Gegenstücken zweifellos überlegen, aber ihre Erstellung hängt von einer gründlichen Recherche und einer sorgfältigen Auswahl der besten Swimlane-Diagramm-Software im Voraus ab. Hier sind einige Kriterien, die Sie bei der Suche nach der richtigen Lösung als Anhaltspunkte verwenden können:

• es sollte problemlos verschiedene Swimlane-Diagrammdarstellungen aufnehmen können.
• es sollte veränderbare Layouts bieten.
• es sollte standardmäßige Flussdiagrammsymbole in seinen Bildbibliotheken enthalten.
• es sollte Responsive-Design-Funktionalitäten enthalten, die die Darstellung von mehrstufigen und mehrbeteiligten Prozessen ermöglichen.

Erhalten Sie Zugriff auf weitere Ressourcen zum Erstellen von Swimlane-Diagrammen auf unserer speziellen Seite mit Swimlane-Tools.

Best Practices für die optimale Nutzung von Swimlane-Diagrammen

Angesichts der Tatsache, dass jeder gegebene Prozess unzählige Aspekte hat, würde die visuelle Darstellung aller in einem Swimlane-Diagramm zu einer unübersichtlichen Grafik führen, der Ihr Publikum nur schwer folgen könnte. Ein gut gestaltetes und effektives Flussdiagramm sollte sich dann darauf konzentrieren, nur drei Aspekte Ihres Prozesses zu vermitteln: wer, was und wann.

Um sicherzustellen, dass Ihr Diagramm die richtigen Informationen übermittelt, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

• Formgröße – psychologisch interpretieren Menschen größere Dinge als relevanter. Verwenden Sie unterschiedliche Größen für verschiedene Aufgaben, um Ihrem Swimlane-Diagramm Bedeutung und Struktur zu verleihen. Dies hilft Ihrem Publikum, eine Hierarchie in Ihrer Grafik zu erkennen, wobei Elemente durch größere Kästchen als wichtiger und kleinere als weniger wichtig dargestellt werden.
• X-Y-Position – Das effiziente Organisieren von Informationen in einem Swimlane-Diagramm beruht auf zwei Achsen – der horizontalen bzw. der vertikalen. Achten Sie beim Skizzieren Ihres Diagramms darauf, zuerst den Fluss zu definieren und die Details später hinzuzufügen. Die Verwendung der horizontal verlaufenden X-Achse zur Darstellung der Zeitleiste Ihres Prozesses hilft den Betrachtern Ihres Diagramms, die Sequenzabhängigkeit Ihrer Aufgaben besser zu verstehen, indem die Gesamtrichtung des Prozessflusses von links nach rechts festgelegt wird. Als nächstes listen Sie die verschiedenen beteiligten Akteure auf der vertikal verlaufenden Y-Achse auf, um den Prozess klar in separate Kategorien zu unterteilen und anzuzeigen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.
• Detaillierungsgrad – Denken Sie beim Hinzufügen von Daten zu den Swimlanes Ihres Diagramms daran, dass weniger mehr ist. Konzentrieren Sie sich bei Präsentationen auf hohem Niveau darauf, nur wichtige Informationen einzubeziehen, ohne auf Verfahrensdetails einzugehen, um zu vermeiden, dass die Grafik zu voll wird und Ihr Publikum in die Irre führt. Mit anderen Worten, Sie müssen sich an die Elemente „Wer“ und „Was“ halten, ohne sich mit dem „Wie“ zu befassen.
• Klarheit und Einheitlichkeit – damit Ihr Swimlane-Diagramm leicht lesbar ist, vermeiden Sie die Verwendung zu vieler Arten von Symbolen, Farben oder Konnektoren. Sie sollten auch Ihre Sprache einfach halten und kurze, klare Beschreibungen für Ihre Aufgaben verwenden.

Wenn Sie diese Empfehlungen berücksichtigen, sind Sie bestens gerüstet, um genauere Swimlane-Diagramme zu erstellen.

Swimlane-Diagramme in kurzen, häufig gestellten Fragen

Nachfolgend haben wir die am häufigsten gestellten Fragen zu Swimlane-Diagrammen kurz beantwortet.