Roadmap: Definition, Tools, Beispiele

Erste Schritte mit Roadmaps

Strategische Planung ist ein Grundpfeiler beim Management von Projekten oder Initiativen jeglicher Art – und besonders entscheidend, wenn es darum geht, eine Geschäftsvision in die Realität umzusetzen. Eine einfache Visualisierung wie eine Roadmap bietet einen klaren Überblick über strategische Aufgaben und Meilensteine und hilft Ihnen, einen langfristigen Plan zur Erreichung Ihrer Ziele zu entwickeln.

Um es Ihnen leichter zu machen, haben wir hilfreiche Ressourcen für die Erstellung und Verwaltung Ihrer Projekt- oder Produkt-Roadmap zusammengestellt. Hier finden Sie alles, was Sie brauchen – von einer klaren Definition, was eine Roadmap ist, über praktische Beispiele und benutzerfreundliche Tools bis hin zu kostenlosen Roadmap-Vorlagen, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen. Tauchen wir ein!

Was ist eine Roadmap im Projektmanagement?

Einfach ausgedrückt ist eine Roadmap eine strategische Planungstechnik, die die Ziele eines Projekts und die wichtigsten Ergebnisse (Aufgaben, Meilensteine) auf einer Zeitachse abbildet und in einer einzigen Visualisierung zusammenführt. Im Unterschied zu einem detaillierten Projektplan liefert eine Roadmap ein übergeordnetes, leicht verständliches Bild, das das Was und Warum einer Initiative hervorhebt – ohne auf jede operative Einzelheit einzugehen.

Merkmale einer Roadmap

Eine Roadmap definiert das Gesamtziel sowie die wichtigsten Schritte, die zu dessen Erreichung erforderlich sind. Sie verdeutlicht das Warum hinter dem angestrebten Ergebnis und skizziert den Weg dorthin im Rahmen unterschiedlicher strategischer Initiativen.

Um ihre Rolle besser zu verstehen, sehen wir uns an, was eine Roadmap ist – und was nicht.

Warum brauchen Sie eine Roadmap?

Eine gut durchdachte Roadmap hilft Unternehmen sowie Projekt- und Produktmanagern, klug zu entscheiden, wofür sie ihre Ressourcen einsetzen. Durch die Ausrichtung jedes Arbeitsschrittes an übergeordneten Zielen stellt eine Roadmap sicher, dass Zeit und Aufwand sinnvoll investiert werden – und schafft eine solide Grundlage in Bezug auf:

• Klarheit – indem sie die Frage „Woran arbeiten wir und warum?“ beantwortet, definiert eine Roadmap strategische Ziele und zeigt, wie die Arbeit mit der Gesamtstrategie verbunden ist.
• Kommunikation – durch die Vermittlung der Strategie einer Initiative macht eine Roadmap Richtung und Timing sichtbar und unterstützt transparente Gespräche mit wichtigen Stakeholdern über mögliche Herausforderungen.
• Koordination – bei großen oder komplexen Projekten verbessert eine Roadmap die Zusammenarbeit zwischen Teams, hilft Abhängigkeiten zu verfolgen und Engpässe aufzudecken.
• Verantwortlichkeit – indem sie festlegt, was wann geliefert werden soll, erleichtert eine Roadmap es allen, sich an die Vereinbarungen zu halten.
• Ausrichtung – durch eine klare Darstellung von Vision und Zielen bringt eine Roadmap Teams, Portfolios und Geschäftsbereiche auf denselben Nenner.
• Auswirkung – indem sie Investitionen mit übergeordneten Zielen verknüpft, verdeutlicht eine Roadmap den Wert und die Ergebnisse des Teamfortschritts.
• Priorisierung – mit dem Fokus auf das Wesentliche ermöglicht eine Roadmap es Managern, Abwägungen zu treffen und die Initiativen zu priorisieren, die den größten Nutzen bringen.

Indem sie das Warum hinter geplanten Initiativen sichtbar macht, bringt eine Roadmap jedem Unternehmen Vorteile, denn sie:

• klärt die Geschäftsstrategie,
• kommuniziert unternehmensweite Initiativen an interne Teams,
• verknüpft Abteilungsziele mit den Unternehmenszielen,
• teilt Pläne mit externen Zielgruppen wie Partnern oder Beiräten,
• verfolgt die Leistung auf Organisationsebene.

Als Bezugspunkt für alles, worauf sich ein Team konzentriert, ist eine visuelle Roadmap besonders wertvoll in hochrangigen Meetings mit Kunden und Führungskräften, da sie hilft:

• aufzuzeigen, wie die Geschäftsstrategie mit den Unternehmenszielen verknüpft ist,
• Produktziele und Initiativen in Features und Anforderungen zu übersetzen,
• mit Führungskräften, funktionsübergreifenden Kollegen und Kunden zu kommunizieren,
• neue Funktionen und Verbesserungen zu priorisieren,
• Fortschritte und Status im Projektverlauf zu berichten.

Roadmap-Beispiele

Die Struktur einer Roadmap kann sich von Projekt zu Projekt unterscheiden, doch es gibt einige Schlüsselelemente, die in jeder Roadmap enthalten sein sollten:

• Ziele und Initiativen – definieren Sie den Wert, den Ihr Produkt oder Projekt liefert, und wie es die Geschäftsziele unterstützt.
• Releases und Meilensteine – geben Sie an, wann wichtige Arbeiten beginnen und abgeschlossen werden.
• Funktionen – zeigen Sie die priorisierten Maßnahmen, basierend auf ihrem Gesamtwert und ihrer Wirkung.
• Abhängigkeiten – heben Sie zusammenhängende Arbeiten hervor, die die Lieferung beeinflussen können.

Kurz gesagt: Unabhängig von der Art der Initiative sollte eine Roadmap immer Ihre Strategie (das Warum), die notwendigen Maßnahmen zur Zielerreichung (das Was) und den Zeitplan für die Umsetzung (das Wann) miteinander verbinden.

Werfen Sie einen Blick auf das unten stehende Roadmap-Beispiel, um zu sehen, wie diese Schlüsselelemente in der Praxis zusammenkommen.

Roadmaps haben ein flexibles Format, um strategische Informationen darzustellen – daher gibt es keinen einheitlichen Industriestandard. Jede Initiative – ob im Marketing, HR, in den Operations oder der IT – kann einen eigenen Ansatz wählen. Dennoch nutzen die meisten Fachleute einen Roadmap-Ersteller, um eine der gängigen Roadmap-Arten wie unten gezeigt zu erstellen.

Um Ihnen Zeit zu sparen, haben wir kostenlose Beispiele vorbereitet (erstellt in PowerPoint mit dem Office Timeline-Add-In), mit denen Sie sofort loslegen können.

Sie können diese Roadmap-Beispiele auf vielfältige Weise nutzen, um fundiertere Entscheidungen für Ihre strategischen Initiativen zu treffen. Besuchen Sie die Seite mit den Roadmap-Vorlagen, um das Format zu finden, das am besten zu Ihnen passt – und laden Sie es anschließend herunter und passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an.

Wie erstellt man eine Roadmap

Hier sind die fünf wichtigsten Schritte zum Erstellen einer effektiven Roadmap:

1. Strategie definieren – skizzieren Sie die übergeordnete Vision, die Ziele und Initiativen. Gründliche Recherchen zu Buyer Personas, Produktpositionierung und Wettbewerbsanalysen liefern den Kontext und die Grundlage für Ihre Strategie.
2. Potenzielle Funktionen prüfen und bewerten – nutzen Sie ein Bewertungssystem, um Funktionen zu analysieren und die auszuwählen, die den größten Mehrwert für Ihre Initiative bringen.
3. Priorisieren und Anforderungen bestimmen – brechen Sie die Aktivitäten, die Ihre Strategie am besten unterstützen, in kleinere, umsetzbare Arbeitseinheiten herunter.
4. Arbeit in Phasen organisieren – gruppieren Sie priorisierte Funktionen oder Maßnahmen in Releases oder Phasen und legen Sie deren Dauer fest.
5. Roadmap-Ansicht wählen – bestimmen Sie, wie detailliert Ihr Plan dargestellt werden soll und in welcher Form. Beispielsweise können Sie bestimmte Funktionen oder funktionsübergreifende Abhängigkeiten hervorheben, die den Ablauf beeinflussen.

Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie mit der eigentlichen Visualisierung beginnen – entweder mit einer Roadmap-Vorlage oder einem speziellen Roadmap-Tool.

Für eine praxisnahe Anleitung sehen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Tutorials an, um zu lernen, wie Sie eine Roadmap mit verschiedenen Office-Tools erstellen.

Roadmap-Vorlagen

Was ist eine Roadmap-Vorlage?

Eine Roadmap-Vorlage ist ein vorgefertigtes Beispiel, das Sie ganz einfach mit Ihren eigenen Daten anpassen können. Sie bietet einen fertigen Rahmen für bestimmte Anwendungsfälle und spart Ihnen Zeit und Aufwand bei der Erstellung einer Roadmap von Grund auf.

Warum eine Roadmap-Vorlage verwenden?

Roadmap-Vorlagen machen es leicht, Ihre Produkt- oder Projektpläne zu erfassen und zu kommunizieren. Mit einer professionell gestalteten Struktur können Sie schnell einen Zeitplan erstellen, der Ziele, Initiativen, unterstützende Maßnahmen und Fälligkeitstermine klar darstellt. Vorlagen lassen sich problemlos aktualisieren, wenn sich Pläne ändern, und können für zukünftige Initiativen wiederverwendet werden – ohne das Rad jedes Mal neu erfinden zu müssen.

Erstellen Sie Ihre erste Roadmap mit unseren kostenlosen, herunterladbaren Vorlagen, die Sie individuell an Ihre Anforderungen anpassen können. Einige sind dafür ausgelegt, übergeordnete Geschäftsziele darzustellen, andere eignen sich besser, um einen detaillierteren Überblick über Ihre Initiativen zu geben. Sie finden auch Beispiele, die speziell für bestimmte Branchen oder Organisationen entwickelt wurden.

Laden Sie einfach Ihre bevorzugte Vorlage herunter, fügen Sie Ihre Projekt- oder Produktdaten hinzu und präsentieren Sie eine professionelle, sofort einsatzbereite Roadmap.

Roadmap-Tools

Ob Sie ein Unternehmen gründen, ein neues Produkt auf den Markt bringen oder ein funktionsübergreifendes Projekt steuern – eine Roadmap hilft Ihnen, Ihren strategischen Plan zu visualisieren und in die Realität umzusetzen. Sie spiegelt das Ergebnis Ihres Planungsprozesses wider und dient als zentrales Instrument, um Initiativen klar und überzeugend an Stakeholder zu kommunizieren.

Darum ist es wichtig, speziell entwickelte Roadmap-Software zu nutzen, mit der Sie hochwertige Visuals einfach erstellen und anpassen und diese nahtlos mit Führungskräften, Teammitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern teilen können.

Ein solches Tool ist Office Timeline, ein PowerPoint-Add-in für Profis. Dieses intuitive Tool erstellt automatisch klare, ansprechende Roadmaps als PowerPoint-Folien, die sich in Sekunden aktualisieren und mühelos in Meetings teilen oder präsentieren lassen.

So wählen Sie das richtige Roadmap-Tool aus

Da bei Ihrer Roadmap viel auf dem Spiel steht, ist es kein Wunder, dass die Wahl des passenden Tools eine Herausforderung sein kann. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, finden Sie hier die fünf wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Bewertung der heute verfügbaren Roadmap-Tools berücksichtigen sollten:

• Zeitsparend. Ermöglicht Ihnen die App, Ihr Visual schnell und einfach zu erstellen und zu aktualisieren? Oft bleiben nur wenige Minuten, um eine Präsentation für ein wichtiges Meeting mit Kunden oder Führungskräften vorzubereiten. Achten Sie daher auf ein agiles Roadmap-Tool, das Ihre Arbeit mit nur wenigen Klicks automatisiert.
• Anpassbar. Jedes Projekt ist anders. Sollten dafür alle dieselben Farben und Formen genutzt werden? Natürlich nicht. Wählen Sie eine Roadmap-Software, mit der Sie jedes Detail individuell gestalten können – Farben, Formen, Schriftarten, Datumsformate – sodass Ihre Roadmap einzigartig und unverwechselbar bleibt.
• Benutzerfreundlich. Zusammenarbeit ist heute der Standard, und Sie stehen ständig im Austausch mit Kunden und Kollegen. Sie brauchen ein Tool, das sich an die Arbeitsweise Ihrer Teams anpasst und Roadmaps liefert, die sich von allen mit den gewohnten Office-Programmen problemlos anzeigen, bearbeiten, herunterladen oder teilen lassen.
• Integrationen. Wenn Sie mit gängigen Projekttools wie MS Project oder Wrike arbeiten, entscheiden Sie sich für eine Roadmap-Software, die sich nahtlos integriert. So können Sie Roadmaps direkt aus Ihren Projektdaten erstellen. Eine automatische Aktualisierungsfunktion, die Änderungen in Ihrer Dokumentation sofort übernimmt, ist ein zusätzliches Plus.
• Visuals. Klare, einfache Darstellungen sind entscheidend. Wählen Sie daher Software, die Roadmaps mit der richtigen Mischung aus Professionalität und visueller Attraktivität erstellt – und mit denen Sie Kunden wie Führungskräfte gleichermaßen beeindrucken.

Brauchen Sie weitere Unterstützung bei der Auswahl des passenden Roadmap-Tools? Sehen Sie sich unseren speziellen Abschnitt zu Roadmap-Tools an.

Best Practices für Roadmaps

Damit Roadmaps ihren Zweck erfüllen, sollten sie:

• genau sein,
• umsetzbar,
• aktuell,
• für die Zielgruppe relevant und leicht verständlich,
• visuell überzeugend.

Im Folgenden finden Sie praktische Richtlinien zum Aktualisieren, Teilen und Präsentieren von Roadmaps, die Informationen schnell, klar und wirkungsvoll vermitteln.

Tipps zum Teilen oder Präsentieren einer Roadmap

Für Produkt- oder Projektmanager beginnt eine erfolgreiche Roadmap-Präsentation mit dem Verständnis der Zielgruppe – wer sie ist, was sie wissen muss und warum. So können Sie den Detailgrad und die Schwerpunkte anpassen, damit die richtigen Botschaften die richtigen Personen in ansprechender Form erreichen.

Wichtige Elemente einer überzeugenden Roadmap-Präsentation:

• Publikumsorientierung – passen Sie Ihre Roadmap an Ihr Publikum und das gewünschte Ergebnis an. Geschäftsführung oder Beiräte erwarten einen Fokus auf übergeordnete Initiativen und Zeitpläne, während Ingenieure oder IT-Teams Details zu Features, Anforderungen und Release-Daten benötigen. Eine kundenorientierte Präsentation beschränkt sich dagegen eher auf eine allgemeine Übersicht und ungefähre Termine.
• Agenda – sobald Sie Ihr Publikum definiert haben, legen Sie eine Agenda mit den zentralen Punkten fest, die Sie abdecken möchten. Das schafft Klarheit über Erwartungen und hält die Diskussion auf Kurs.
• Zweck – jede Präsentation braucht ein Ziel. Fragen Sie sich: „Warum teile ich diese Informationen mit diesem Publikum?“, „Welche Erkenntnis soll es mitnehmen?“, „Welches Feedback ist hilfreich?“
• Vision – setzen Sie Ihre Roadmap in einen größeren Kontext, indem Sie Geschäftsmodell, Ziele, Zielgruppen und Wettbewerber einbeziehen. So wird deutlich, wie Ihr Plan zur Gesamtstrategie beiträgt.
• Feedback – nutzen Sie die Präsentation, um wertvolle Einblicke von internen und externen Stakeholdern zu erhalten. Planen Sie ausreichend Zeit für Fragen und Diskussionen ein.
• Teilen – eine Roadmap ist mehr als nur eine Präsentation; sie kann als dauerhafte Referenz für Entscheidungen dienen. Sorgen Sie daher für passende Zugriffsrechte und klare Erwartungen zur Aktualisierungshäufigkeit.

Tipps zur Verwendung oder Aktualisierung einer Roadmap

Als übergeordneter Plan, der die erforderliche Arbeit und den Zeitplan zur Zielerreichung abbildet, sollte eine Roadmap klare visuelle Elemente enthalten:

• Zeitrahmen – verwenden Sie eine Zeitleiste, die die tatsächliche Dauer Ihrer Initiative widerspiegelt. Wenn Ihr Projekt drei Monate dauert, verwässert eine Jahresansicht die Aussagekraft. Zeitleisten stehen in der Regel oben, damit sie sofort erfasst werden.
• Hierarchie – bei komplexen Initiativen lohnt es sich, die Arbeit logisch zu strukturieren und in kleinere Einheiten zu zerlegen. Diese können nach Start- und Enddatum, Status, Priorität oder Kategorien dargestellt werden.
• Fortschritt – zeigen Sie den Status einzelner Aufgaben und den Gesamtfortschritt mithilfe von Fortschrittsbalken, Farben, Häkchen oder Prozentangaben.
• Farben – nutzen Sie Farben, um Verantwortlichkeiten oder Teams klar zu unterscheiden und Phasen Ihrer Initiative visuell hervorzuheben.
• Symbole – setzen Sie dezente visuelle Hinweise wie Formen, Pfeile oder Verbindungselemente ein. Rauten können Meilensteine markieren, Pfeile Abhängigkeiten verdeutlichen. Achten Sie auf Konsistenz, damit Ihr Publikum die Symbole problemlos versteht.

Da sich Pläne ändern und Prioritäten verschieben, sollte Ihre Roadmap flexibel und leicht aktualisierbar sein – nicht nur quartalsweise oder nach Release-Zyklen. Wählen Sie dafür ein interaktives, spezialisiertes Tool, das es Ihnen ermöglicht:

• laufende Änderungen schnell in Ihren Roadmap-Visualisierungen abzubilden,
• sich nahtlos in andere Systeme Ihrer Organisation zu integrieren,
• Updates einfach im gesamten Unternehmen zu teilen,
• relevante Details individuell zu gestalten und als klare, unverwechselbare Visuals darzustellen.

Häufig gestellte Fragen zu Roadmaps

Hier sind die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Roadmaps.