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VISUELLES PROJEKTMANAGEMENT
Projektmanagement Diagramme und andere Visualisierungstools für Projektmanager
EINFÜHRUNG
Visualisierung von Aufgaben und Zeitplänen zur besseren Kommunikation von Projektplänen
Ein wesentlicher Aspekt eines effektiven Projektmanagements liegt in der klaren Kommunikation mit Teams und Stakeholdern über das Gesamtbild und die Besonderheiten Ihres Projekts. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten verstehen, wie jede Aufgabe und ihre rechtzeitige Erledigung zum Erfolg der Gesamtinitiative beitragen. Eine der besten Möglichkeiten, mit wichtigen Teilnehmern zu kommunizieren, ist das visuelle Projektmanagement.
Visuelles Projektmanagement stellt die Methode dar, Prozesse über traditionelle Projekte durch den Einsatz visueller Tools wie Zeitleisten, Gantt-Diagramme, Roadmaps und Swimlane-Diagramme zu organisieren und zu verwalten. Diese Arten von Projektmanagementgrafiken helfen Ihnen, Informationen so bereitzustellen, dass sie zu einer Zeit, an einem Ort und auf eine Weise konsumiert werden können, die für jeden bequem ist.
In der heutigen schnelllebigen und schlanken Unternehmenskultur ist die Darstellung komplexer Daten in einem leicht verständlichen Format und die Vereinfachung von Prozessen von entscheidender Bedeutung. Projektmanager müssen zu jedem Zeitpunkt zahlreiche unterschiedliche Projektdatenpunkte wie Aufgabenlisten, Betriebsausgaben, Kalender, Leistungskennzahlen und vieles mehr erfassen, verarbeiten und kommunizieren.
Mit zunehmender Geschäftsgeschwindigkeit nimmt auch die Anzahl der Datenpunkte zu, die erforderlich sind, um die Projektausführung unter Kontrolle zu halten. Vor diesem Hintergrund benötigen Führungskräfte innovative visuelle Projektmanagement-Tools, um all die komplexen Informationen in einen verständlichen Output zu verwandeln, der es ihnen ermöglicht, effiziente langfristige Entscheidungen zu treffen. Aus diesem Grund hat sich das Projektmanagement schnell weg von schwer dokumentierten, langen Projektstatusberichten und anderen verwandten Artefakten hin zu Datenvisualisierung und agileren Projektmanagementpraktiken entwickelt.
Vor diesem Hintergrund hat sich das visuelle Projektmanagement zu einer der besten Möglichkeiten entwickelt, Projekte zu managen und zu leiten, indem umfangreiche Details in Form von einfachen, effektiven Kommunikationswerkzeugen verfügbar gemacht werden. Dies wiederum bietet Projektmanagern, Teammitgliedern und wichtigen Stakeholdern die folgenden wesentlichen Vorteile:
Erhöhte Geschwindigkeit und Zeiteffizienz – durch die Verwendung klarer, leicht verständlicher visueller Darstellungen werden wichtige Projektplanungs-, Ausführungs- und Verfolgungsaktivitäten in einer einzigen, auf einen Blick verständlichen Ansicht vermittelt;
Verbesserte Klarheit, Transparenz und Verständnis des Projektumfangs und des Gesamtbetriebsplans;
Verbesserte Sichtbarkeit und Zuweisung von Ressourcen im gesamten Projekt;
Präzise Einblicke in Echtzeit in Umfang, Plan, Prioritäten und Ressourcenmanagement des Projekts;
Optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit durch die übersichtliche Darstellung von Prozessen und Arbeitsabläufen.
VISUELLE PROJEKTMANAGEMENT-DIAGRAMME
Innerhalb der vielbeschäftigten Disziplin des Projektmanagements wird die Datenvisualisierung durch Projektmanagementdiagramme für die effektive Strukturierung zugrunde liegender Aktivitäten wie Aufgabenmanagement, Projektplanung, Teamzusammenarbeit, Ressourcenzuweisung und Fortschrittsverfolgung unerlässlich.
Durch die Anzeige projektbezogener Informationen in einem übersichtlichen grafischen Layout helfen Projektmanagement-Diagramme Geschäftsleuten, eine Initiative besser zu erklären, zu prognostizieren, zu berichten und zu organisieren. Diese visuellen Tools erleichtern die Interpretation und Anwendung von Informationen und gewährleisten eine solide Unterstützung für:
Bereitstellung eines allgemeinen Überblicks über den Status eines Projekts;
Verfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit;
Genaue Identifizierung von Problemen, Engpässen und Risiken;
Bessere Entscheidungsfindung basierend auf datengestützten Erkenntnissen.
Projektmanagementdiagramme gibt es in verschiedenen Formen und Größen, von denen jedes seine eigenen Vorteile und Eigenschaften hat, die es für eine bestimmte Situation geeignet machen.
Hier sind die bekanntesten Arten von Diagrammen, die im Projektmanagement verwendet werden:
Erfahren Sie mehr über das Format und den Zweck jedes dieser Projektvisualisierungen auf unserer speziellen Seite mit Projektmanagement-Diagrammen.
VISUELLE PROJEKTMANAGEMENT-TOOLS
Visuelle Projektmanagement-Tools wurden als Alternative zu textbasierten Projektmanagementlösungen entwickelt, um Benutzern die Visualisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen zu ermöglichen und so zu einer verbesserten Planung, Kommunikation und Zusammenarbeit beizutragen.
Visuelle Projektmanagement-Tools bieten klare visuelle Darstellungen von Ressourcen und Aufgaben im Verlauf des Projekts und helfen bei der Lösung:
Kommunikationsstörungen;
Engpässe und Störungen im Projektablauf;
Fehlende Zusammenarbeit.
Die Verwendung visueller Projektmanagement-Tools ermöglicht es Ihnen nicht nur, in jeder Phase des Projekts organisiert zu bleiben und fundiertere Entscheidungen zu treffen, sondern auch:
Besser kommunizieren und zusammenarbeiten – Projektteilnehmer auf dem Laufenden zu halten, ist für den erfolgreichen Abschluss jeder Initiative unerlässlich. Mit dem richtigen visuellen Projektmanagement-Tool werden sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit effektiver, da Sie Informationen einfach mit den relevanten Parteien teilen und allen mitteilen können, wer was wann zu tun hat.
Effiziente Planung und Einhaltung von Fristen bei gleichzeitiger Einhaltung des Budgets – der Rückgriff auf dedizierte Systeme zur Speicherung und automatischen Verarbeitung von Projektdaten spart Ihnen Zeit und verringert auch das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Basierend auf ihrer High-Level-Ausgabe bringen visuelle PM-Tools mehr Transparenz in Ihre Arbeitsabläufe und erleichtern es Ihnen, den kritischen Pfad und die Aufgabenabhängigkeiten Ihres Projekts zu identifizieren, den Fortschritt zu messen und den Status Ihrer Aktivitäten zu bestimmen (an welchen davon gearbeitet und welche nicht). Ausgestattet mit diesem Wissen können Sie die Arbeit priorisieren und den Plan nach Bedarf anpassen.
Reduzieren Sie arbeitsbedingten Stress – ob Sie für die Führung eines Teams bei einer bestimmten Initiative oder für organisatorische Prozesse verantwortlich sind, das Projektmanagement kann überwältigend werden. Hochwertige visuelle Projektmanagementsoftware optimiert die Art und Weise, wie Informationen bereitgestellt werden, und ermöglicht es Ihnen so, Aufgaben zu überwachen und Engpässe einfacher und mit weniger mentalem Aufwand zu beheben.
Optimieren Sie Prozesse und Arbeitsabläufe – die besten visuellen Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben nach Priorität sauber zu organisieren, zuzuweisen und zu überwachen, was dazu beiträgt, eine stabile Umgebung zu schaffen, in der sich Ihre To-do-Liste nicht überladen. Mit einem übersichtlichen Arbeitspensum ist jeder produktiver und kann seine Ziele effizienter erreichen.
Die besten visuellen Projektmanagement-Tools sollten einfach zu beherrschen, aber leistungsfähig genug sein, um die Anforderungen eines professionellen Projektmanagers zu erfüllen. Hier sind einige der unverzichtbaren Funktionen, auf die Sie in Ihrer visuellen Projektmanagementlösung achten sollten:
Vertraute Benutzeroberfläche – Drag-and-Drop-Funktionalität, gebrauchsfertige Vorlagen und intuitive Steuerelemente helfen Erstbenutzern, schneller loszulegen.
Aufgabenverwaltung – Mit hochwertiger visueller PM-Software können Sie Projektaktivitäten erstellen, zuweisen und verfolgen, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten festlegen, Optionen zur Analyse kritischer Pfade einschließen und Meilensteine hinzufügen, die wichtige Phasen im Verlauf Ihres Projekts hervorheben.
Dateifreigabeoptionen, Kommentare und @Erwähnungen zur Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit.
Integration mit anderen verwendeten Projektmanagementsystemen, um die Daten so flexibel und effektiv wie möglich zu verarbeiten.
Weitere Ressourcen zur Auswahl der für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Softwareoption finden Sie in unserem Test der 8 besten visuellen Projektmanagement-Tools auf dem Markt.
AGILES PROJEKTMANAGEMENT
Angesichts der vielfältigen und dynamischen Natur des modernen Projektmanagements hat sich Agile als iterativer, flexibler und kundenorientierter Ansatz zur Planung und Durchführung von Projekten herauskristallisiert. Agiles Projektmanagement konzentriert sich auf kontinuierliche Verbesserung und wurde entwickelt, um Teams dabei zu unterstützen, besser auf Feedback und externe Änderungen zu reagieren, damit sie während der gesamten Projektdauer den höchsten Wert liefern können.
Agiles Projektmanagement basiert auf einem System, das das Projekt in mehrere kurzfristige Arbeitszyklen, sogenannte Sprints, aufteilt. Am Ende jedes Sprints wird die abgeschlossene Arbeit bewertet und Feedback gegeben. Dieses Feedback werden die Teams dann im folgenden Sprint umsetzen und so ihre bisherigen Bemühungen kontinuierlich ausbauen und verbessern.
Der Hauptvorteil von Agile PM besteht darin, dass es Unternehmen dabei hilft, Projekte auf anpassungsfähige Weise zu planen und durchzuführen, sodass die Ergebnisse für die fortschreitend aufkommenden Technologien und sich ändernden Kundenpräferenzen immer noch relevant sind.
Ursprünglich für die Softwareentwicklung entwickelt, hat agiles Projektmanagement seinen Einfluss auch auf andere Bereiche ausgeweitet und erweist sich als beliebte Alternative zum meilensteingesteuerten Arbeiten im Allgemeinen. Im Laufe der Jahre haben Branchen wie Finanzdienstleistungen, IT, Personalwesen und Marketing diesen Rahmen angenommen, um ihre Ziele zu erreichen.
PROJEKTMANAGEMENT IN EXCEL
Obwohl es nicht als Projektplaner vermarktet wird, wird Microsoft Excel häufig zur Projektverfolgung verwendet. Die Tabellenkalkulationsplattform erfüllt möglicherweise nicht alle Anforderungen des Projektmanagements, bietet jedoch einige leistungsstarke Tools in dieser Hinsicht. Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob es für Sie funktionieren kann, fassen wir im Folgenden die wichtigsten Dinge zusammen, die Sie über das Projektmanagement in Excel wissen müssen.
Angesichts der Tatsache, dass modernes Projektmanagement die Datenvisualisierung bevorzugt, scheint Microsoft Excel für verwandte Aktivitäten eine ungeeignete Option zu sein. Während der Tabellenkalkulationsplattform möglicherweise die erweiterten Funktionen fehlen, die es einem ermöglichen, tägliche Aufgaben ordnungsgemäß auszuführen, kann sie jedoch hilfreich sein, um einfache Projektpläne zu verwalten. Manchmal ist weniger mehr.
Hier sind einige Fälle, in denen Excel eine bessere Alternative zu teuren, dedizierten visuellen Projektmanagement-Tools sein kann:
Sie arbeiten allein oder in einem kleinen Team – wenn Sie, sagen wir, ein Unternehmer oder Teil eines kleinen Bauunternehmens sind, brauchen Sie keine Plattformen, die mit Funktionen vollgestopft oder auf die Nutzung durch Unternehmen ausgerichtet sind.
Sie streben eine einfache Ausgabe an – selbst mit der am einfachsten zu bedienenden Software werden Sie immer noch eine Lernkurve haben, während Excel in Bezug auf das Format, in dem Daten organisiert werden, unkompliziert ist. Geben Sie einfach Datenpunkte wie Aufgabenlisten, Fälligkeitsdaten, Arbeitsstunden oder andere projektbasierte Details, die Sie in der Tabelle aufzeichnen möchten, ein und markieren Sie sie.
Sie möchten Geld sparen – hochwertige visuelle PM-Tools können sich auf lange Sicht als ziemlich teuer erweisen, insbesondere wenn Sie Ihr Projektbudget und Ihre Ausgaben im Auge behalten müssen. Wenn also Excel Ihre Anforderungen an die Projektverfolgung erfüllt, sparen Sie durch die Wahl der Tabellenkalkulationsplattform gegenüber kostenpflichtiger Spezialsoftware eine Menge Geld.
Wie bereits erwähnt, ist Excel möglicherweise nicht mit hochmodernen Visualisierungstools ausgestattet, bietet jedoch effiziente Funktionen und Vorlagen, die Ihnen bei der Bewältigung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Darstellung des Projektumfangs, der Budgetierung und der Verfolgung täglicher Aktivitäten helfen.
Hier sind einige Fälle, in denen Excel-Vorlagen helfen können:
Zeitleisten – Mit Excel können Sie ein visuelles Zeitleistendiagramm erstellen, um einen einfachen Projektplan und seine Phasen zu skizzieren.
Projektbudgetpläne – Excel eignet sich hervorragend für die Erstellung von Projektbudgets, die eine einfache Liste der Ausgaben mit den Einnahmen für kleine und mittlere Unternehmen verfolgen.
Aufgabenlisten – das Tabellenkalkulationsformat eignet sich gut für die Erstellung von Aufgabenlisten, die die Beschreibung jeder zu erledigenden Aufgabe, die erforderlichen Ressourcen, den zugewiesenen Mitarbeiter/das Teammitglied usw. enthalten.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Excel Ihre Projektplanungsanforderungen erfüllen kann, und entdecken Sie eine Vielzahl von Excel-Vorlagen, die Sie einfach anpassen können, indem Sie unsere Seite zum Projektmanagement in Excel besuchen.
VISUELLE PROJEKTMANAGEMENTVORLAGEN
Unter dem Gebot der Zeiteffizienz wird die Planung und Verwaltung jeder Geschäftsinitiative immer von der Verwendung visueller Projektmanagementvorlagen profitieren. Mit einer wiederverwendbaren, vorformatierten Projektskizze, die Sie mit Ihren eigenen Daten füllen können, dienen Projektmanagement-Vorlagen als hervorragender Ausgangspunkt für neue Arbeiten und sparen Ihnen Zeit und Mühe bei der Einrichtung:
Aufgaben,
Abhängigkeiten,
Zeitpläne,
Aufgabeneigentümer,
Arbeitsabläufe.
Es gibt eine Vielzahl visueller Projektmanagement-Vorlagen, von denen einige direkt in bekannte Produktivitätstools wie Microsoft Project oder Excel integriert sind. Die besten Projektmanagement-Vorlagen, die Sie verwenden können, sind jedoch die anpassbaren. Im Gegensatz zu den meisten standardmäßigen vorgefertigten Mustern, bei denen Sie die generische Struktur ändern müssen, um Ihre Unternehmensinformationen und andere spezifische Details bei der Erstellung eines neuen Projektplans aufzunehmen, können Sie mit einer anpassbaren Vorlage das Layout und die Platzhalterdaten einfach an Ihr spezielles Projekt anpassen Bedürfnisse und speichern Sie es für die zukünftige Verwendung.
Jetzt ist es wichtig, eine anpassbare visuelle Projektmanagementvorlage zu wählen, die flexibel genug ist, um unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsstile zu unterstützen. Auf diese Weise können Benutzer nicht nur individuelle Ansichten erstellen, die die Informationen hervorheben, die jeder von ihnen für relevant hält, sondern auch sicherstellen, dass alle mit einer gemeinsamen Grundlage für die Strukturierung kritischer Daten beginnen.
Um Ihnen dabei zu helfen, Ihr Projekt zu starten, Ziele und Prioritäten effektiv mit Teammitgliedern und Stakeholdern abzustimmen und erfolgreich ein formales Modell einzurichten, um wiederkehrende Arbeiten konsistent zu halten, haben wir unten eine Sammlung professionell gestalteter visueller Projektmanagementvorlagen zusammengestellt, die Sie einfach können anpassen.
Besuchen Sie unsere Seite mit Projektmanagement-Vorlagen, um Zugriff auf weitere kostenlose, anpassbare Vorlagen zu erhalten, mit denen Sie Ihre Projektpläne effektiv visualisieren und organisieren können. Sie können die gängigsten Projektmanagement-Vorlagen als Excel- und PowerPoint-Dateien erkunden und herunterladen, wie z. B.:
FAQ
In diesem Abschnitt geben wir Antworten auf die häufigsten Fragen zum visuellen Projektmanagement.
Visuelles Projektmanagement ist die Praxis, komplexe Daten mithilfe von Illustrationen und Diagrammen darzustellen oder Prozesse zu vereinfachen, damit Unternehmen und ihre Mitarbeiter Projekte einfacher planen, ausführen und steuern können
Die Verwendung von Visualisierungen im Projektmanagement ist wichtig, da sie dazu beitragen, komplexe Daten in einem leicht verständlichen Format zu vermitteln und den Projektinformationsfluss zwischen den betroffenen Parteien zu rationalisieren. Dies wiederum gewährleistet:
Sichtbarkeit, Klarheit und Transparenz in Bezug auf den Umfang des Projekts und die zugrunde liegenden Prozesse;
Zeiteffizienz, um wesentliche Projektdetails für alle zugänglich zu machen;
besseres Verständnis dessen, was getan werden muss, Projektfortschritt, potenzielle Hindernisse und Risiken;
erhöhte Teamproduktivität und verbesserte Zusammenarbeit.
Hier sind drei der beliebtesten Möglichkeiten, Ihr Projekt visuell zu organisieren:
Zeitleisten oder Gantt-Diagramme.
Kanban-Boards.
Projekt-Dashboards.
Jeder dieser Projektmanagement-Diagrammtypen hat seine eigenen Vor- und Nachteile, und die Entscheidung, welches für Sie am besten geeignet ist, hängt von der Art Ihres Projekts ab. Unabhängig von Ihrer Wahl können Sie ihren Wert maximieren, indem Sie eine visuelle Projektmanagementsoftware verwenden, damit Sie sie vollständig anpassbar und automatisieren können.
Eine visuelle Darstellung eines Projekts ist jede Veranschaulichung der zu erledigenden Arbeit, der Ergebnisse und der Ziele, die mit der jeweiligen Initiative verbunden sind. Diese grafischen Darstellungen werden als Projektmanagement-Diagramme bezeichnet und ihr Format kann von Zeitleisten und Gantt-Diagrammen bis hin zu Kanban-Boards, Roadmaps, Swimlane-Diagrammen und vielen anderen reichen.
Im Projektmanagement ist Datenvisualisierung die Technik, komplexe Projektinformationen in eine visuelle oder grafische Darstellung umzuwandeln, die das Verständnis, die Verarbeitung, Analyse und Kommunikation des Inhalts erleichtert.
Um verschiedene Visualisierungsformate für Ihre Projektdaten auszuprobieren, sehen Sie sich unsere Sammlung visueller Projektmanagementvorlagen an, die Sie einfach herunterladen und anpassen können.
Visualisieren Sie ganz einfach Aufgaben und Meilensteine, verfolgen Sie den Fortschritt und kommunizieren Sie Zeitpläne teamübergreifend und mit den Beteiligten mit Office Timeline.
