Gestion de projet visuelle dans Excel
Téléchargez gratuitement des modèles Excel de suivi et de planification ainsi que des versions prêtes pour votre prochaine présentation. Apprenez à utiliser Excel pour la gestion visuelle de projet.
Si vous préférez les feuilles de calcul Microsoft Excel pour gérer vos projets, vous n'êtes pas le seul. Même si Excel n'a pas été conçu comme un outil de PM spécialisé, et malgré la myriade d'outils de gestion de projet spécialisés, Excel a toujours ce qu'il faut pour être la solution de planification de projet incontournable pour de nombreux chefs de projet.
Qu'est-ce qui fait de Microsoft Excel un outil de gestion de projet populaire ? Non seulement il est familier et accessible, mais c'est un moyen pratique d'accomplir le travail lorsque vous travaillez sur des projets simples - pas de problèmes, pas de coûts élevés.
Sur cette page, vous trouverez des informations sur la manière d'utiliser les feuilles de calcul Excel comme outils de gestion de projet pour le suivi des données, la production de rapports et la visualisation des données. Vous apprendrez à créer des diagrammes de Gantt, des chronologies, des planificateurs et des suiveurs de projets dans Excel et à les utiliser pour gérer vos projets. Vous prendrez une longueur d'avance grâce à des modèles gratuits, prêts à être inclus dans votre prochaine présentation.
Les visuels dans la gestion de projet
Quel est le rôle de la composante visuelle dans la gestion de projet ?
La communication et la collaboration peuvent faire la différence entre l'approbation et le rejet d'un projet ou entre la réussite et l'échec d'un projet. Du point de vue de la communication et de la collaboration, la gestion visuelle de projet est l'un des styles de gestion de projet les plus efficaces.
Pourquoi ? Parce qu'il intègre les activités et les outils de gestion de projet liés aux données, tels que les outils d'analyse des données, de création de rapports et de collaboration, aux méthodes de travail visuel et aux outils de visualisation des données.
Non seulement les chefs de projet gèrent, analysent, établissent des rapports et assurent le suivi de grands volumes de données liées au projet, mais ils doivent également communiquer leur travail aux équipes et aux parties prenantes de manière efficace, concise, claire et rapide.
La représentation visuelle de grandes quantités de données et de processus complexes permet de les transformer en éléments simples et exploitables. Les longs rapports textuels de communication sur les projets appartiennent au passé.
L'approche visuelle permet aux chefs de projet de fournir en temps réel des vues concises de l'état du projet, des trackers de projet, de la gestion des problèmes, de la gestion des risques et des outils de rapport. L'objectif est de fournir le meilleur environnement d'information possible pour un processus décisionnel réussi.
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Outils de gestion visuelle de projet
Les outils de gestion de projet offrent généralement des fonctionnalités de gestion de projet robustes, telles que le suivi des tâches, la gestion des délais et le suivi des progrès. Les outils visuels de gestion de projet permettent aux utilisateurs d'analyser visuellement les données. Un bon outil de gestion de projet visuel combine généralement des visualisations personnalisables avec une interface intuitive, une collaboration en temps réel et une évolutivité - l'outil doit pouvoir s'adapter à des équipes et des projets en pleine croissance. De plus, pour améliorer l'efficacité, les chefs de projet doivent généralement intégrer leurs outils de gestion de projet à d'autres outils et systèmes qu'ils utilisent régulièrement.
Excel est-il un outil de gestion visuelle de projet ?
Sans être un logiciel de visualisation, Excel est l'un des outils de gestion de projet les plus populaires auprès des professionnels qui gèrent des projets de petite ou moyenne envergure. Pourquoi ? Il est accessible, polyvalent et rentable.
Mais les chefs de projet peuvent-ils utiliser Excel comme un outil de gestion visuelle de projet ? En d'autres termes, Excel peut-il analyser des quantités importantes de données de projet et fournir des moyens visuels de collaboration et de communication de données ?
Les fonctionnalités puissantes des feuilles de calcul Microsoft Excel sont le calcul, l'organisation, l'analyse et le stockage des données. Associez-les à des outils de création de graphiques et de graphiques de données de projet, qui sont inclus dans Excel, et vous disposez d'un outil de gestion de projet entièrement fonctionnel.
La seule réserve est que la capacité et la fonctionnalité d'Excel sont limitées et peut ne pas fonctionner aussi bien si le projet est complexe ou que le chef de projet s'occupe de plusieurs projets à la fois.
Voyons comment les chefs de projet peuvent utiliser Excel comme outil de gestion visuelle de projet.
Visualisation de données dans Excel
Les principaux outils intégrés dans Excel pour la visualisation des données sont les graphiques. En fonction des données avec lesquelles vous travaillez et des aspects que vous devez mettre en évidence, il existe un certain nombre de types de graphiques intégrés que vous pouvez utiliser pour visualiser les données d'un projet dans Excel et auxquels vous pouvez accéder directement en allant dans la section Graphiques sous Insertion dans le ruban Excel.
Par exemple :
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Diagrammes à colonnes (barres verticales) – utilisés pour comparer les données entre les catégories ;
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Diagrammes à barres – semblables aux diagrammes à colonnes, mais avec des barres horizontales ;
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Graphiques linéaires – montrent les changements de données au fil du temps ;
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Graphiques circulaires – affichent les proportions ou les pourcentages ;
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Graphiques en aires – montrent l'ampleur des données au fil du temps ;
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Diagrammes de dispersion (ensembles de points représentant des valeurs) - montrent la relation entre deux variables numériques ;
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Diagrammes en cascade – montrent comment une valeur initiale est affectée par une série de valeurs positives et négatives ;
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Graphiques boursiers – un graphique boursier est utilisé pour visualiser les mouvements de prix d'une action ou d'un autre instrument financier au fil du temps ;
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Graphiques combinés – le graphique combiné combine deux ou plusieurs types de graphiques dans un seul graphique pour mettre en évidence différents types d'informations.
Il existe d'autres graphiques plus complexes que vous pouvez utiliser dans Excel pour illustrer simultanément plusieurs aspects des ensembles de données de projet. En voici quelques-uns :
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Diagrammes de Gantt – meilleurs pour montrer le travail prévu par rapport à l'état réel ;
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Chronologies – pour le suivi chronologique des tâches et des jalons ;
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Feuilles de route stratégiques – pour montrer un aperçu concis du projet ;
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Diagrammes de couloirs – pour montrer le déroulement des activités et qui est responsable de chaque activité.
Plus complexes que les graphiques Excel intégrés de base, ces visuels nécessitent un travail supplémentaire, mais sont plus polyvalents et fonctionnent mieux pour la planification et le suivi des projets.
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Diagrammes de Gantt dans Excel
Les diagrammes de Gantt sont une méthode efficace pour visualiser et suivre l'avancement du projet. Ils montrent les activités et les tâches et leurs délais correspondants dans un format simple et clair. Les diagrammes de Gantt sont particulièrement utiles pour les projets complexes impliquant plusieurs tâches ou nécessitant beaucoup de coordination.
Pour créer des diagrammes de Gantt dans Excel, vous pouvez utiliser des graphiques à barres. Mais d'abord, vous devrez organiser vos données dans un tableau, décomposer le projet en tâches et spécifier les dates de début et de fin. Ensuite, vous pouvez simplement insérer un graphique à barres empilées basé sur ce tableau et le formater pour qu'il ressemble davantage à un diagramme de Gantt, si nécessaire. Les étapes détaillées de ce processus sont décrites dans notre tutoriel sur la création d'un diagramme de Gantt dans Excel (en anglais).
Cependant, tout ce processus prend beaucoup de temps, d'énergie et d'efforts créatifs. Pour économiser vos ressources, consultez nos modèles de diagramme de Gantt gratuits et prêts pour la présentation pour la gestion de projet. Ce sont des modèles d'aspect professionnel, adaptés aux besoins spécifiques de gestion de projet.
Chronologies dans Excel
Une chronologie est un type de graphique qui illustre une série d'événements dans l'ordre chronologique sur une échelle de temps linéaire. L'utilisation d'un calendrier vous permet de décomposer votre projet en morceaux gérables, de comprendre les étapes critiques, d'identifier les domaines qui doivent être améliorés et de suivre facilement l'avancement de votre projet.
Il existe plusieurs façons de créer des chronologies dans Excel, et vous pouvez trouver des instructions étape par étape dans notre tutoriel sur la création d'une chronologie dans Excel (en anglais).
Pour un démarrage facile avec les chronologies, vous pouvez utiliser des modèles. Dans Excel, recherchez des modèles de chronologie sous Fichier > Nouveau, en tapant « chronologie » dans la zone Rechercher des modèles en ligne. Ou trouvez des modèles Excel et PowerPoint dans notre galerie de modèles de calendrier professionnels pour la gestion de projet.
Feuilles de route dans Excel
Une feuille de route est une représentation graphique concise et de haut niveau des objectifs du projet avec un aperçu des livrables dans un délai donné. Les feuilles de route fournissent une vue d'ensemble de la stratégie de planification du produit ou du projet. Leur rôle principal est d'aligner les parties prenantes (équipes, dirigeants, clients) sur une même vision, montrant le parcours du produit dans le temps.
Construire une feuille de route dans Excel implique d'organiser vos données dans un tableau et de créer des tâches et des jalons. Utilisez SmartArt ou formatez les formes individuellement pour les personnaliser selon vos besoins et distribuez-les logiquement pour illustrer l'avancement et la trajectoire de votre projet. Découvrez comment créer une feuille de route dans Excel dans notre tutoriel détaillé (en anglais).
Pour gagner du temps, les chefs de projet ont souvent recours à des modèles. Étant donné que la gamme de modèles de feuille de route est limitée dans Excel, nous avons rassemblé plusieurs modèles de feuille de route pour la gestion de projet dans Excel et PowerPoint pour vous aider à démarrer avec succès votre prochain projet.
Diagrammes Swimlane dans Excel
Un diagramme à couloirs est un organigramme interfonctionnel divisé en couloirs par groupe, individu ou sous-processus. Les diagrammes à couloirs permettent de visualiser les tâches dont chaque personne ou groupe est responsable dans des projets complexes.
Pourquoi avez-vous besoin de diagrammes à couloirs dans le suivi de projet ? Lorsque les projets nécessitent la collaboration de plusieurs départements ou équipes, les visuels deviennent généralement complexes et déroutants, et le suivi des projets devient un cauchemar. Les diagrammes de couloirs montrent clairement qui fait quoi.
Découvrez comment faire des diagrammes à couloirs dans Excel dans notre tutoriel dédié (en anglais). Ou, pour vous faciliter la tâche, obtenez nos modèles de couloirs gratuits, prêts pour des présentations dans Excel et PowerPoint.
Suivi de projet efficace
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Questions fréquemment posées sur l'utilisation d'Excel pour la gestion de projets
Trouvez ici les réponses aux questions fréquemment posées sur l'utilisation d'Excel pour la gestion de projet.
Puis-je utiliser Excel pour gérer des projets ?
Oui, vous pouvez utiliser Excel pour gérer des projets simples, surtout si votre équipe est petite et que vous souhaitez économiser de l'argent. Excel n'est pas spécifiquement conçu pour gérer des projets, mais il peut gérer de nombreuses tâches de gestion de projet, telles que la planification et le suivi de l'utilisation des ressources, la budgétisation et la gestion des tâches quotidiennes. Excel peut créer des visuels spécifiques au projet, tels que des chronologies et des diagrammes de Gantt, pour vous aider à élaborer des plans de projet et à suivre les phases du projet.
Excel dispose-t-il d'un outil de gestion de projet ?
Non, Excel ne dispose pas d'un outil de gestion de projet dédié prédéfini. Cependant, Excel peut être utilisé comme outil de gestion de projet de base pour des projets de petite à moyenne envergure. Vous pouvez organiser, stocker, analyser et visualiser efficacement les données dans Excel. Il propose également une série de suivis et de planificateurs de projets prédéfinis. Il vous suffit d'accéder à Fichier, puis Nouveau, et d'aller dans la case Rechercher des modèles en ligne, puis de sélectionner l'une des recherches suggérées, telles que Planificateurs et traceurs ou Graphiques.
Trouvez plus d'idées d'outils dans notre galerie de modèles de gestion de projet gratuits.
Pourquoi Excel n'est pas bon pour la gestion de projet ?
Excel fonctionne bien comme outil de gestion de projet pour les projets de petite et moyenne taille, mais, lorsque on traite de grandes quantités de données ou plusieurs projets, on constate peut-être qu'Excel ne peut pas faire face. Par exemple:
Le traitement des données necessite du temps. Trouver, mettre à jour et revérifier de grandes quantités d'informations sur le projet peut prendre trop de temps avec Excel.
Problèmes d'exactitude des calculs et de la saisie des données. Lorsque la complexité augmente, elle peut dépasser la capacité d'Excel. Lorsque la quantité de données est importante, les calculs doivent être automatisés. Dans Excel, une petite erreur de saisie de données ou de formule peut produire des résultats inexacts et compromettre l'ensemble du projet.
Excel a des limites avec des projets complexes. Les projets avancés nécessitent un meilleur suivi du temps, un suivi des dépenses, des tableaux de bord, des rapports, des visuels qui ne sont pas disponibles dans Excel, mais qui sont essentiels à une gestion de projet efficace.
Trop d'informations, capacité de visualisation limitée. Les membres de l'équipe et les parties prenantes voient la même feuille de calcul mais ont besoin d'informations différentes. La création de vues personnalisées est difficile dans Excel. Il peut être judicieux d'utiliser un complément spécialisé, tel qu'Office Timeline. Il peut transformer des données complexes en graphiques et chronologies d'aspect professionnel sans nécessiter beaucoup de travail ou d'efforts. Office Timeline génère automatiquement des visuels de gestion de projet, des offres avancées, telles que les couloirs, les dépendances et le chemin critique, et une gestion aisée des données, avec option copier-coller ou importation/exportation vers Excel. Essayez Office Timeline gratuitement.
Excel dispose-t-il d'un modèle de plan de projet ?
Oui, Excel propose plusieurs modèles de plan de projet. Pour les trouver, accédez à Fichier, puis Nouveau, et rendez-vous dans la case Rechercher des modèles en ligne. Vous pouvez trouver des modèles de plan de projet si vous accédez à la catégorie prédéfinie Planificateurs et suivis mais, pour des résultats plus ciblés, tapez simplement "plan de projet" dans la zone de recherche. Vous obtiendrez plusieurs modèles de plan de projet prédéfinis que vous pourrez personnaliser et utiliser selon vos besoins.
Vous pouvez trouver plus d'idées visuelles de planification de projet et d'autres outils de planification de projet dans notre galerie de modèles gratuits, prêts pour des présentations.
Comment suivre les projets et les tâches dans Excel ?
Il existe plusieurs façons de suivre les tâches et les projets dans Excel, en fonction de la complexité de vos besoins et de la quantité de données. Voici quelques suggestions:
Créez des suivis de projet à partir de tableaux simples. Vous pouvez organiser vos projets et vos tâches dans un tableau, par exemple, vous pouvez créer des colonnes pour des catégories telles que le nom de la tâche, la date d'échéance, le statut ou d'autres informations pertinentes. Utilisez des filtres pour trier les tableau et avoir une image claire de l'état de certains groupes. Pour des fonctionnalités plus avancées, utilisez un tableau croisé dynamique pour résumer et analyser les données de vos tâches, par exemple, combien de tâches sont affectées à chaque membre de l'équipe, combien de tâches sont en cours, combien sont terminés, etc.
Un diagramme de Gantt est un bon suivi visuel des tâches. Vous pouvez utiliser les modèles de diagramme de Gantt dans Excel ou créer le vôtre en insérant un graphique à barres empilées (en anglais).
Utilisez une chronologie pour suivre les tâches et les jalons, ainsi que leurs dépendances et voir l'avancement de votre projet. Vous pouvez utiliser les modèles de chronologie dans Excel ou créer les vôtres. Découvrez des informations détaillées sur la création d'une chronologie dans Excel (en anglais).
Pour un suivi efficace, il est important de garder vos listes de tâches à jour, afin que vous puissiez voir rapidement l'avancement du projet. Par exemple, lors du suivi des informations sur ce qui a été fait, ce qui doit être fait et par qui, ce qui était prévu par rapport à l'état réel, toute information inexacte peut avoir un impact sur l'aperçu de l'état du projet.
Excel a-t-il un modèle de chronologie de projet ?
Oui, il existe plusieurs modèles de calendrier de projet que vous pouvez trouver directement dans Excel. Pour y accéder, allez dans Fichier, puis Nouveau, et tapez dans le champ de recherche "chronologie du projet". Plusieurs modèles de calendrier de projet prédéfinis s'afficheront. Personnalisez et utilisez au besoin.
Comment organisez-vous un projet dans Excel ?
Pour organiser un projet dans Excel, vous devez créer une structure logique et ordonnée qui facilite la recherche et l'analyse des informations dont vous avez besoin. La manière typique d'organiser un projet dans Excel consiste à utiliser des feuilles de calcul distinctes dans un classeur pour différents types d'informations, telles que les listes de tâches, les diagrammes de Gantt, l'allocation des ressources, la budgétisation et la gestion des risques. Vous pouvez ensuite créer une feuille de calcul principale qui met en corrélation toutes les données, agissant comme un tableau de bord pour afficher la vue d'ensemble du projet.
Conseils pour rendre votre travail plus facile et plus efficace :
Utilisez des modèles. Vous pouvez trouver des modèles dans Excel et en ligne qui vous permettront de démarrer plus facilement et plus rapidement et d'organiser vos données de manière plus professionnelle pour des processus de projet spécifiques.
Utilisez des outils de calcul, de filtrage et de mise en forme dans Excel. Les formules aident à automatiser les processus de calcul et d'analyse. Les capacités de filtrage et de tri peuvent être utilisées pour trouver et analyser rapidement des informations spécifiques. La mise en forme conditionnelle met en évidence les informations importantes et peut vous aider à identifier rapidement les zones problématiques.
Créez une mise en page claire et cohérente. Utilisez une mise en page cohérente pour vos feuilles de calcul. Cela inclut une utilisation cohérente des titres, des sous-titres et de la mise en forme. Ainsi, toute information sera plus facile à identifier et à partager avec les autres.
Utilisez des noms significatifs. Donnez à vos feuilles de calcul et à vos colonnes des noms significatifs et descriptifs. Cela facilitera la compréhension de l'objectif de la feuille de calcul ou de la colonne en un coup d'œil.
Gardez vos données à jour et propres. Pour que votre analyse reste précise, effectuez des mises à jour si nécessaire et gardez vos données exemptes d'erreurs, de cellules vides, etc.
Plus vous pourrez structurer vos informations de manière logique et simple d'utilisation, plus vous serez en mesure de gérer efficacement votre projet.
Comment gérer plusieurs projets dans Excel ?
Gérer plusieurs projets dans Excel peut être un peu difficile, mais avec un peu d'organisation et de planification, cela peut être fait. Vous pouvez créer des feuilles de calcul distinctes pour chaque projet et une feuille de calcul principale. Pour chaque projet, créez une feuille de travail distincte qui comprend des informations telles que les tâches planifiées, l'allocation des ressources, la planification et le suivi du budget, les rapports de gestion des risques, etc.
Créez également une feuille de calcul principale qui contient un résumé de tous vos projets. Vous pouvez inclure ici des informations concises telles que le nom du projet, le chef de projet, la date de début, la date de fin et l'avancement global correspondant à chaque projet. Ainsi, vous aurez une vue d'ensemble de tous vos projets, et vous serez en mesure d'identifier et d'agir rapidement sur tout problème ou retard. Inclure des graphiques et des tableaux pourrait être une bonne idée.
À mesure que le nombre de projets augmente, il peut devenir plus difficile de gérer toutes les données. Dans ce cas, envisagez d'utiliser un logiciel de gestion de projet spécialisé doté de la capacité intégrée de gérer plusieurs projets et comprenant des fonctionnalités supplémentaires telles que la planification des ressources, les calendriers et les rapports.
De plus, la visualisation de toutes les informations peut devenir compliquée. Si la création de visuels pour plusieurs projets vous donne du fil à retordre, vous pouvez envisager d'utiliser un complément spécialisé, tel que l'outil Office Timeline. Il peut vous offrir l'effet de levier nécessaire pour gérer avec succès la communication avec plusieurs parties prenantes sans maux de tête. Essayez Office Timeline gratuitement.
Comment utiliser le tableur Excel pour la gestion de projet ?
Excel est un outil qui peut être utilisé de plusieurs manières pour la gestion de projet pour des projets simples. Il offre des outils de calcul, d'analyse et de représentation graphique des données. Étant donné que vous devrez générer, calculer, analyser, suivre et rapporter des données qui ciblent différents aspects d'un projet, vous pouvez utiliser différentes feuilles de calcul dans le même classeur pour vous aider à créer des planificateurs, des suivis et des rapports. Voici quelques-uns des éléments que vous pouvez couvrir :
Listes de tâches. Créez des listes de tâches qui incluent le nom de la tâche, la personne affectée, la date de début, la date de fin et le statut (par exemple, non commencé, en cours, terminé). Cela vous donnera un aperçu clair de ce qui doit être fait, qui est responsable et de l'avancement de chaque tâche.
Affectation des ressources. Utilisez Excel pour suivre l'affectation des ressources (par exemple, les personnes, l'équipement) aux différentes tâches. Vous pouvez créer une feuille de calcul indiquant quelles ressources sont nécessaires pour chaque tâche et à quel moment.
Budgétisation et suivi des coûts. Vous pouvez créer une feuille de calcul qui affiche les coûts prévus et les coûts réels et utiliser des formules pour calculer la différence.
Il convient de mentionner que, pour les projets complexes ou si vous gérez plusieurs projets, il existe également un logiciel de gestion de projet spécifique qui peut simplifier le processus et pourrait être plus efficace que d'utiliser Excel, bien que vous ayez besoin d'un abonnement payant.
Comment créer un modèle de projet dans Excel ?
Un modèle de projet dans Excel est une feuille de calcul réutilisable et prédéfinie qui vous aide à configurer rapidement un nouveau projet sans repartir de zéro. Cela vous aide également à vous assurer que vous incluez autant que possible les informations nécessaires dans un projet et que vous ne négligez pas les éléments importants.
Voici quelques étapes pour créer un modèle de projet dans Excel :
Rassemblez les informations. Avant de commencer à créer votre modèle, répertoriez les informations que vous devez inclure pour vos projets - des choses comme le nom du projet, le chef de projet, les dates de début et de fin, les listes de tâches, l'allocation des ressources, la budgétisation, les rapports de gestion des risques, etc.
Créez une feuille de calcul distincte pour chaque type d'informations. Par exemple, sur une feuille de calcul, vous pouvez inclure une liste de tâches dans un diagramme de Gantt, sur d'autres feuilles de calcul distinctes, des rapports budgétaires, des planificateurs de projet, des rapports d'état de projet, des suivis d'étapes, des suivis de projet et ainsi de suite jusqu'à ce que vous incluiez tous les outils de planification et de suivi dont vous estimez avoir besoin pour vos projets.
Créez une mise en page cohérente pour toutes les feuilles de calcul. Pensez à inclure le même type de titres, sous-titres, etc. Un aspect cohérent rendra les choses plus claires et les informations plus faciles à identifier.
Incluez une feuille de calcul principale à utiliser comme tableau de bord. Cette feuille de calcul doit être une vue d'ensemble du projet et doit rassembler sur la même page toutes les principales informations. Incluez des graphiques et des tableaux pour la rendre visuellement suggestive et reliez chaque élément à la feuille dans le classeur. Ainsi, chaque fois que vous mettez à jour les rapports et les trackers, le tableau de bord sera automatiquement mis à jour.
N'oubliez pas qu'un modèle n'est qu'un point de départ et qu'il devra être personnalisé et mis à jour afin de répondre aux besoins spécifiques de votre projet.
Vous pouvez rechercher des modèles de gestion de projet existants directement dans Excel en accédant à Fichier, puis Nouveau et en tapant dans la case Rechercher des modèles en ligne. Ou trouvez plus de modèles gratuits prêts pour la présentation dans notre galerie de modèles de gestion de projet.
