Aufgabenmanagement

Referenzrichtlinien, Ressourcen und Werkzeuge
zum Verwalten und Verfolgen von Projektaufgaben

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Aufgabenmanagement

Übersicht

Das Aufgabenmanagement bildet die Grundlage der kollaborativen Projektmanagementdisziplin. Richtig gemacht, bietet es Unternehmen einen effizienten Workflow-Prozess, der zum zentralen Instrument für die Durchführung aller ihrer Verbundprojekte wird. Das Verwalten von Aufgaben ist nicht einfach, aber mit einem geeigneten System und den richtigen Apps zur Aufgabenteilung und Nachverfolgungstools können Profis sicherstellen, dass ihre Projekte von Anfang bis Ende reibungslos laufen.

Auf dieser Seite werden Sie durch die Grundlagen des kollaborativen Aufgabenmanagements geführt, von der Definition, Wichtigkeit und Methodik bis hin zu kostenlosen kollaborativen Aufgabenmanager-Apps und -Tools zum Organisieren und Verfolgen von Projektaufgaben. Lesen Sie die vollständige Anleitung oder verwenden Sie die folgenden Links, um direkt zu dem Kapitel zu gelangen, an dem Sie interessiert sind.

Einführung in die Aufgabenverwaltung: Definitionen

Was ist eine Aufgabe?

Aufgaben sind alle Arbeitselemente und Aufgaben, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums erledigt werden müssen, damit ein Verbundprojekt abgeschlossen werden kann. Projektmanagementteams sind damit beauftragt, diese Aufgaben während der gesamten Projektdauer effektiv zu verwalten. Dies erfordert häufig die Koordination mit anderen Teams und Mitarbeitern sowie die Koordinierung aller vorherigen und anstehenden Aufgaben, die mithilfe effektiver Tools für das Workload-Management bereitgestellt werden.

Aufgabenelemente

Projektmanager erstellen Gantt-Diagramme zum Verwalten und Freigeben von Projektaufgaben. Jede Aufgabe hat einen Titel oder eine Beschreibung, ein Start- und ein Enddatum und kann auch Details wie den Aufgabeneigentümer oder den Prozentsatz der Fertigstellung enthalten. Normalerweise werden die Aufgaben in der Reihenfolge im Gantt-Diagramm angeordnet, basierend darauf, welche Aktivität abgeschlossen sein muss, bevor andere beginnen können.

Gantt-Diagramm zur Aufgabenverwaltung

  • 1 Startdatum
  • 2 Enddatum
  • 3 Aufgabendauer
  • 4 % Komplett
  • 5 Aufgabenbeschreibung
  • 6 Aufgabenbesitzer

Was ist Aufgabenverwaltung?

Aufgabenverwaltung ist die Praxis des Verwaltens einer Reihe von Aufgaben bis zur Fertigstellung, wie in einem Projektzeitplan definiert. Es ist der Prozess, bei dem jede Aufgabe über ihren gesamten Lebenszyklus von der Erstellungsphase bis zur Fertigstellung und Berichterstellung weiterentwickelt wird.

Projektmanager folgen systematischen Aufgabenverwaltungsprozessen, um alle Aspekte von Aufgaben zu verwalten. Zu diesen Prozessen gehören unter anderem das Teilen und Zuweisen von Aufgaben, Zeitpläne und gemeinsam nutzbare Aufgabenlisten, Priorisierung, Budgetierung und Statuskommunikation.

Warum ist Aufgabenverwaltung wichtig?

Bei der Arbeit mit Teams ist eine ordnungsgemäße Aufgabenverwaltung der Schlüssel zu Produktivität und Harmonie am Arbeitsplatz. Es bietet Struktur und Klarheit und gibt jedem eine gemeinsame Aufgabenliste und eine detaillierte Übersicht über alle beweglichen Teile eines Verbundprojekts und deren Zusammenspiel, insbesondere für diejenigen, die über geografische Grenzen hinweg zusammenarbeiten müssen.

Mit der erfolgreichen Entwicklung verschiedener Tools für die Projektmanagement-Zusammenarbeit von heute ist die Zusammenarbeit jetzt einfacher als je zuvor. Dies hat der Ausführung verteilter und komplexer Projekte eine neue Dimension verliehen, sodass das Task-Management immer mehr von der Zusammenarbeit mit Workstreams und kollaborativen Aufgabenlisten abhängig ist.

Zeitleiste für die Aufgabenverwaltung

Angesichts der Umgestaltung der Zusammenarbeit in Unternehmen helfen gute Vorgehensweisen bei der Aufgabenverwaltung und Tools für die Projektzusammenarbeit dabei, eine gemeinsame Aufgabenliste zu erstellen, Dies ermöglicht den Teammitgliedern:

  • kennen ihre Prioritäten jederzeit
  • synchron bleiben
  • Sorgen Sie für eine ausgeglichene Arbeitsbelastung
  • ihre Fristen erfolgreich einhalten

Vor allem das genaue Wissen darüber, was wann und in welcher Reihenfolge getan werden muss, verringert auch die Angst und den Stress am Arbeitsplatz.

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Software für kollaboratives Projektmanagement

Wie unterscheiden sich Aufgabenverwaltung und Projektverwaltung?

Das Aufgabenmanagement ist eng mit dem Projektmanagement verbunden und Teil davon. Aus diesem Grund können die beiden Konzepte leicht miteinander verwechselt werden. Das Aufgabenmanagement ist jedoch kein Ersatz für das Projektmanagement, und es gibt erhebliche Unterschiede zwischen dem ersteren und dem letzteren.

Aufgabenmanagement vs. Projektmanagement

Aufgabenverwaltung kann ein kurzfristiger, langfristiger oder permanenter Prozess sein. Dabei werden bestimmte Techniken, Tools und Software verwendet, um Organisations- oder Projektziele in Aufgaben aufzuteilen, Termine und Teammitglieder zuzuweisen und den Fortschritt zu überwachen.

Das Projektmanagement hingegen beinhaltet keine permanenten Aspekte des Geschäfts. Es ist ein vorübergehender Prozess, der immer ein Abschlussdatum und sehr genaue Erfolgskriterien aufweist - eine Dienstleistung, ein Produkt oder eine Funktion mit einem definierten Anfang und Ende und innerhalb eines bestimmten Budgets.

Während das Aufgabenmanagement nur aufgabenbezogene Aspekte überwacht, umfasst das Projektmanagement jedes einzelne Detail, das mit einem Projekt in Zusammenhang steht, einschließlich strategischer Planung, Budgetierung, Ressourcenmanagement, Dokumentation und natürlich Verwaltung und Verfolgung von Aufgaben.

Funktionsfähige Methoden zur Aufgabenverwaltung

Es gibt mehrere wichtige Ansätze zum Verwalten der Aufgaben eines Teams. Während viele der gängigen Methoden für Softwareentwicklungsprojekte entwickelt wurden, können sie auch in anderen Bereichen erfolgreich angewendet werden. Tatsächlich gehören sie möglicherweise zu den effizientesten Techniken, da sie von Fachleuten entwickelt wurden, die dringend schnell arbeiten, organisiert bleiben und pünktlich liefern mussten.

Im Folgenden werden einige häufig verwendete Aufgabenverwaltungssysteme erläutert.

Task-Management-Methoden

1. Wasserfall

Eine der traditionelleren Methoden für das Aufgabenmanagement, der Wasserfall, ist ein linearer Ansatz, der eine umfassende Planung erfordert. Aufgaben werden im Vorfeld vollständig definiert und anschließend nacheinander ausgeführt, wobei jede Phase abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann.

Durch die sorgfältige Planung und Lieferung der Arbeiten in einem einzigen Zyklus hat das Wasserfall-System den Vorteil, vorhersehbar und sehr einfach zu sein, bietet jedoch nicht viel Flexibilität. Aus diesem Grund eignet es sich am besten für große Projekte, bei denen strenge Fristen eingehalten werden müssen, oder für sich wiederholende Aktivitäten, bei denen die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass Sie dabei überrascht werden.

2. Agile Aufgabenverwaltung

Obwohl Agile oft als solches beschrieben wird, handelt es sich nicht um eine Task-Management-Technik, sondern um eine Philosophie oder eine Reihe von Prinzipien, die ursprünglich für Softwareentwicklungsprojekte entwickelt wurden. Die vier wichtigsten im Agile Manifest beschriebenen Werte sind:

  • Individuen und Interaktionen über Tools und Prozesse
  • Reagieren Sie auf Änderungen bei der Implementierung eines Plans
  • Zusammenarbeit der Kunden bei Vertragsverhandlungen
  • Arbeitssoftware über ausführliche Dokumentation

Mit Agile durchlaufen Teams die Prozesse der Planung, Ausführung und Bewertung. Die Projektaufgaben werden nach Bedarf konzipiert und angepasst, anstatt wie beim Waterfall-System von Anfang an alles in Stein gemeißelt zu haben. Dies macht Agile am besten für inkrementelle Projekte oder Ziele geeignet, die ein höheres Maß an Unvorhersehbarkeit und Komplexität aufweisen.

3. Scrum-Aufgabenverwaltung

Scrum ist eine Form des agilen Aufgabenmanagements und setzt sich dafür ein, dass ein kleines, sich selbst organisierendes Team Rollen und Verantwortlichkeiten definiert und Aufgaben priorisiert. In Scrum gibt es Iterationen mit fester Länge, die als Sprints bezeichnet werden und ein oder zwei Wochen dauern. Am Ende muss das Team bestimmte Segmente des Projekts bereitstellen und für die nächste Iteration planen.

Diese Aufgabenverwaltungsmethode bietet Flexibilität und ermöglicht es dem Team, einen klaren Einblick in den Status des Projekts zu erhalten, so dass sie Straßensperren, die sie möglicherweise zurückhalten, genau beurteilen können. Es besteht jedoch ein hohes Misserfolgsrisiko, wenn nicht alle Mitarbeiter des Teams über ausreichende Erfahrung, Kooperationsbereitschaft und Einsatzbereitschaft verfügen.

4. Kanban-Aufgabenverwaltung

Ähnlich wie Scrum konzentriert sich Kanban auf sich selbst verwaltende Teams und frühe Releases. Kanban ist visuell und flexibel, hat keine vorgeschriebenen Rollen und zielt darauf ab, die Leistung zu verbessern, indem das Team sich stärker auf wirklich wichtige Aufgaben konzentriert. Das System ist ideal für kleinere Teams, die in Umgebungen arbeiten, in denen sich die Aufgabenprioritäten häufig ändern können - beispielsweise in Wartungs- oder Betriebsumgebungen.

Kanban-Aufgabenverwaltung

Das Modell verwendet eine Kanbantafel, um die verschiedenen Entwicklungsstadien darzustellen, und Kanbankarten, um Aufgaben im Arbeitsprozess darzustellen. In der einfachsten Form (siehe Abbildung oben) hat die Platinenstruktur drei Spalten:

  • Machen
  • In Bearbeitung
  • Erledigt

Während der Arbeit an Aufgaben werden die Karten durch diese Spalten bewegt, um ein klares Bild des Workflow-Prozesses zu zeichnen und jedem zu ermöglichen, zu sehen, was als Nächstes kommt. Dies macht es einfach, Prioritäten neu zu setzen, laufende Arbeiten einzuschränken, ein Abwürgen zu verhindern und Probleme frühzeitig aufzudecken.

5. GTD-Aufgabenverwaltung

GTD (Getting Things Done) wurde vom Produktivitätsberater David Allen ungefähr zur gleichen Zeit wie Agile entwickelt und eroberte die Welt im Sturm, als es erstmals veröffentlicht wurde. Es ist ein Ideenerfassungs- und Aufgabenverwaltungssystem, das auf dem Prinzip basiert, dass "der Kopf dafür da ist, Ideen zu haben, nicht sie zu halten". Die Methode zielt darauf ab, den Geist zu entwirren und die Produktivität zu verbessern, indem Ideen in physische Handlungen umgewandelt werden. So funktioniert das:

  1. Sammeln Sie absolut alle Aufgaben, die zu einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden müssen, und fügen Sie der Liste weitere Aufgaben hinzu, sobald sie eingehen.
  2. Klären und organisieren Sie die Aufgaben. Was nicht umsetzbar ist, wird in eine "Papierkorb" -Liste verschoben, während das, was in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, sofort erledigt werden sollte. Welche Aufgaben länger dauern, wird priorisiert und geplant, und diejenigen, die mehrere Aktionen erfordern, werden in kleinere, leichter zu verwaltende Teile unterteilt.
  3. Überprüfen Sie oft. Die zeitliche Begrenzung der Überprüfung und Aktualisierung der Aufgabenlisten auf mindestens ein Mal pro Woche ist der Schlüssel zur Effektivität des Systems.
  4. Engagieren. Wählen Sie Ihre nächste Aufgabe und machen Sie sich an die Arbeit. Das System sollte dies vereinfachen, da die Aufgaben kategorisiert, priorisiert und in kleine Abschnitte unterteilt werden, die sich leicht starten lassen.

Obwohl GTD ursprünglich für die Verwaltung individueller Aufgaben gedacht war, kann es auch in Teamumgebungen erfolgreich eingesetzt werden. Es wird dem gesamten Team eine gemeinsame "Sprache" und eine Reihe von Grundsätzen zur Verfügung stellen, während es den Mitgliedern ermöglicht wird, diese Grundsätze so umzusetzen, wie es für sie am besten funktioniert.

Welches Aufgabenverwaltungssystem sollten Sie wählen?

Die Auswahl einer Aufgabenverwaltungsmethode hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, von der Komplexität der Arbeit, der Flexibilität des Zeitplans und der Einbeziehung der Stakeholder, von der Teamgröße, der Kultur und sogar von der Abneigung gegen Veränderungen. Um die richtige Lösung zu finden, treffen die Manager die Entscheidung normalerweise nicht alleine - sie arbeiten mit den Teammitgliedern zusammen, um den Ansatz zu wählen, der allen den größten Nutzen bringt.

Hierbei ist zu beachten, dass sich die oben vorgestellten Aufgabenverwaltungssysteme nicht gegenseitig ausschließen. Sie können erfolgreich miteinander kombiniert werden, um den Besonderheiten und Vorlieben jedes Teams zu entsprechen. Hier ist ein Beispiel für eine solche Mischung:

  • Die Agile Prinzipien können als allgemeine Denkweise für einen schnellen Fortschritt verwendet werden.
  • GTD kann zum Definieren, Organisieren und Priorisieren von Aufgaben verwendet werden.
  • Kanban kann verwendet werden, um Aufgaben zu visualisieren und zu verfolgen.

Mischen Aufgabenmanagement Systeme

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Software für kollaboratives Projektmanagement

Tools zur Aufgabenverwaltung: kostenlose Vorlagen und Software

Von einfachen Tabellenkalkulationsvorlagen bis hin zu komplexer Aufgabenverwaltungssoftware stehen eine Vielzahl von Ressourcen zur Verfügung, mit denen Profis Aufgaben einfacher verwalten können. Nachfolgend sehen wir uns die Tools kurz an und stellen einige kostenlose Tools zur Nachverfolgung von Aufgaben zur Verfügung, die für Profis nützlich sein könnten.

Vorlagen für die Aufgabenverwaltung

Einfach zu dokumentierende und konsistente Vorlagen für die Aufgabenverwaltung können Zeit sparen und die Arbeit für regelmäßige Überprüfungen und Berichte schnell replizieren. In der Regel für gängige Office-Tools wie Excel oder PowerPoint erstellt, sind sie jedem vertraut und erfordern keine neuen Software-Kenntnisse, um sie zu warten.

Der Nachteil von Vorlagen besteht darin, dass die Aktualisierung bei großen und komplexen Projekten schwierig werden kann. In solchen Fällen besteht eine Option darin, sie in einfache Task-Tracker-Apps oder Task-Management-Tools zu importieren, die solche Integrationen unterstützen, und sie dort zu aktualisieren.

Profis, die an kleinen bis mittleren Projekten arbeiten, finden nützliche Excel- und PowerPoint-Vorlagen in unserer kostenlosen Vorlagengalerie für die Aufgabenverwaltung. Die Excel-Arbeitsblätter enthalten Formeln und einfache Diagramme zur Automatisierung der Aufgabenplanung und -verfolgung. Die PowerPoint-Folien sind visuell und leicht zu befolgen und eignen sich für die Kommunikation mit hochrangigen Zielgruppen.

Aufgabenverwaltungsvorlagen von Excel bis PowerPoint

Aufgabenverwaltungssoftware

Ein gut ausgewähltes Projektaufgaben-Management-Tool bietet mehr Vielseitigkeit und Automatisierung als Vorlagen und kann die Produktivität verbessern und Teammitglieder und Stakeholder dabei unterstützen, auf derselben Seite zu bleiben. Die Vielfalt der heute auf dem Markt verfügbaren Aufgaben-Tracker reicht von einfachen Apps für gemeinsame Aufgaben bis hin zu robuster Software für die Projektzusammenarbeit, mit der große Projekte von verteilten Teams bearbeitet werden können. Es umfasst Online-Tools für das Aufgabenmanagement, Software für das benachrichtigungsbasierte und kollaborative Projektmanagement sowie einfachere kostenlose Aufgabenmanager- und freigegebene Checklisten-Apps.

Bei der Bewertung von Aufgabenverwaltungstools sollten Benutzer zunächst die Größe und Komplexität ihres Projekts bewerten. Bei einfacheren Projekten mit kleinen Teams ist die Projektverwaltungssoftware für Unternehmen möglicherweise zu komplex, während Teams, die an umfangreichen Projekten arbeiten, einfache gemeinsam nutzbare To-Do-Listen-Apps höchstwahrscheinlich für unbrauchbar halten.

Diejenigen, die den Mittelweg suchen, können den kompakten Aufgaben-Manager von Office Timeline für PowerPoint ausprobieren. Es ist ein kostenloses Add-In, das unformatierte Aufgabendaten automatisch in leicht verständliche Gantt-Diagramme und -Zeitpläne umwandelt, sodass Benutzer ihre Aufgaben einfach organisieren, verfolgen und aktualisieren können. Darüber hinaus kann der Task-Tracker Zeitpläne aus vorhandenen Excel-Dateien importieren und bietet eine webbasierte Version für diejenigen, die ihre Aufgaben lieber online verwalten möchten.

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Kostenloses, preisgekröntes PowerPoint-Add-In für Projektmanager

Aufgabenverwaltung-Terminologie

  • Aufgabenzuweisung

    Anweisen einer Person oder eines Teams von Personen, eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitraums auszuführen und abzuschließen.

  • Aufgabentafel

    Ein Tool zur Aufgabenvisualisierung, mit dem Projektmanager und Teams den Fortschritt ihrer Aufgaben bis zur Fertigstellung verfolgen können.

  • Aufgabenerstellung

    Ergebnis des Projektstrukturplans (PSP), in dem die für die Projektabwicklung erforderlichen Aktivitäten definiert werden.

  • Aufgabenabhängigkeit

    Eine Beziehung zwischen Aufgaben, bei der eine Aufgabe vom Abschluss einer vorhergehenden Aufgabe abhängt, bevor sie beginnen kann.

  • Aufgabenschätzung

    Die Schätzung eines Projektplaners zu Zeit und Budget, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind.

  • Aufgabenbenachrichtigungen

    Nachrichten von Task-Manager-Apps, die die Projektteilnehmer über Änderungen des Task-Status und Termine informieren.

  • Aufgabenpriorisierung

    Rangfolge der Aufgaben, die zuerst ausgeführt werden sollen, basierend auf Einschränkungen wie Zeit, Ressourcen und anderen Abhängigkeiten.

  • Aufgabenberichte

    Die wiederkehrende Übermittlung des Status einer Aufgabe an einen Projektmanager.

  • Aufgabenplanung

    Die chronologische Auflistung aller Aufgaben nach Startdatum, die auf einer Zeitachse oder einem Gantt-Diagramm visuell dargestellt wird.

  • Tasksequenzierung

    Aufgaben, die vom Abschluss einer vorhergehenden Aufgabe abhängen, werden mit einer Verbindung zu dieser vorhergehenden Aufgabe geplant.

  • Aufgabenvisualisierung

    Die grafische Darstellung der Aufgaben eines Projekts, die am häufigsten mithilfe von Aufgabenverwaltungssoftware erstellt werden.

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