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Gestion des tâches

Lignes directrices, ressources et outils de référence pour la gestion et le suivi des tâches du projet

Gestion des Taches

Présentation

La gestion des tâches constitue le fondement de la discipline de gestion de projet collaborative. Bien fait, il fournit aux organisations un processus de flux de travail efficace qui devient le principal véhicule pour la livraison de tous leurs projets collaboratifs. La gestion des tâches n'est pas facile, mais, avec un système approprié en place et les bonnes applications de partage de tâches et les bons outils de suivi, les professionnels peuvent garantir le bon déroulement de leurs projets du début à la fin.

Sur cette page, nous vous présenterons les bases de la gestion collaborative des tâches, de la définition, de l'importance et des méthodologies, aux applications et outils de gestion des tâches collaboratifs gratuits pour organiser et suivre les tâches du projet. Lisez le guide complet ou utilisez les liens ci-dessous pour accéder directement au chapitre qui vous intéresse.

Introduction à la gestion des tâches: définitions

Qu'est-ce qu'une tâche

Les tâches sont tous les éléments de travail et les tâches qui doivent être accomplis dans un laps de temps défini pour qu'un projet collaboratif soit terminé. Les équipes de gestion de projet sont agréées pour gérer efficacement ces tâches tout au long du projet. Cela nécessite souvent une coordination avec d'autres équipes et personnes, ainsi qu'une orchestration de toutes les tâches précédentes et à venir déployées via des outils de gestion de charge de travail efficaces.

Éléments d'une tâche

Les chefs de projet créent des diagrammes de Gantt pour aider à gérer et partager les tâches du projet. Chaque tâche a un titre ou une description, une date de début et une date de fin, et elle peut également inclure des détails tels que le propriétaire de la tâche ou le pourcentage achevé. Habituellement, les tâches sont placées dans l'ordre sur le diagramme de Gantt, en fonction de l'activité qui doit être terminée avant que d'autres puissent commencer.

Task Management Gantt Chart

  • 1 Date de début
  • 2 Date de fin
  • 3 Description de la tâche
  • 4 % Achevée
  • 5 Durée des tâches
  • 6 Propriétaire de la tâche

Qu'est-ce que la gestion des tâches

La gestion des tâches consiste à gérer une série de tâches jusqu'à leur achèvement, comme défini par un calendrier de projet. C'est le processus de progression de chaque tâche tout au long de son cycle de vie, de la phase de création jusqu'à l'achèvement et les rapports.

Les chefs de projet suivent des processus de gestion des tâches systématiques pour gérer tous les aspects des tâches. Ces processus comprennent le partage et l'attribution des tâches, les délais et les listes de tâches partageables, la hiérarchisation, la budgétisation et les communications d'état, entre autres.

Pourquoi la gestion des tâches est-elle importante?

Lorsque vous travaillez avec des équipes, une bonne gestion des tâches est la clé de la productivité et de l'harmonie au travail. Il offre une structure et une clarté, donnant à chacun une liste de tâches partagée et une vue détaillée de toutes les parties mobiles d'un projet collaboratif et de la façon dont elles s'imbriquent, en particulier pour ceux qui ont besoin de coopérer au-delà des frontières géographiques.

Avec le développement prolifique d'aujourd'hui de divers outils de collaboration en gestion de projet, travailler ensemble est devenu plus facile qu'auparavant. Cela a donné une nouvelle dimension à la façon dont les projets distribués et complexes sont exécutés, rendant la gestion des tâches plus dépendante de la collaboration de flux de travail et des listes de tâches collaboratives.

Chronologie de la Gestion des Taches

Étant donné que la collaboration modifie le fonctionnement des entreprises, de bonnes pratiques de gestion des tâches et des outils de collaboration de projet aident à définir une liste de tâches commune à partager qui permet aux membres de l'équipe de:

  • connaisser leurs priorités en tout temps
  • rester synchronisés
  • maintenir une charge de travail équilibrée
  • respecter leurs délais avec succès

Surtout, savoir exactement ce qui doit être fait, quand et dans quel ordre réduira également les niveaux d'anxiété et de stress sur le lieu de travail.

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Logiciel de Gestion de Projet Collaboratif

En quoi la gestion des tâches et la gestion de projet diffèrent-elles?

La gestion des tâches est étroitement liée à la gestion de projet et en fait partie intégrante. C'est pourquoi les deux concepts peuvent être facilement confondus. Cependant, la gestion des tâches ne se substitue pas à la gestion de projet et il existe des différences importantes entre la première et la seconde.

Gestion des Taches vs Gestion de Projet

La gestion des tâches peut être un processus à court terme, à long terme ou permanent. Cela implique l'utilisation de techniques, d'outils et de logiciels spécifiques pour décomposer les objectifs de l'organisation ou du projet en tâches, attribuer les délais et les membres de l'équipe et suivre les progrès.

La gestion de projet, d'autre part, n'implique pas des aspects permanents de l'entreprise. Il s'agit d'un processus temporaire qui a toujours une date d'achèvement et des critères de réussite très précis - un service, un produit ou une fonctionnalité avec un début et une fin définis et livrés dans un budget spécifique.

Alors que la gestion des tâches ne supervise que les aspects liés aux tâches, la gestion de projet englobe tous les détails qui ont un point de contact avec un projet, y compris la planification stratégique, la budgétisation, la gestion des ressources, la documentation et, bien sûr, la gestion et le suivi des tâches.

Méthodologies de gestion des tâches qui fonctionnent

Il existe plusieurs approches principales pour gérer les tâches d'une équipe. Bien que de nombreuses méthodes populaires aient été conçues pour des projets de développement logiciel, elles peuvent également être appliquées avec succès dans d'autres domaines. En fait, elles peuvent être parmi les techniques les plus efficaces, car elles ont été conçues par des professionnels qui avaient désespérément besoin de travailler rapidement, de rester organisés et de livrer à temps.

Voici quelques systèmes de gestion des tâches couramment utilisés expliqués.

Methodologies de Gestion des Taches

1. En Cascade

L'une des méthodologies de gestion des tâches les plus traditionnelles, la cascade est une approche linéaire qui nécessite une planification approfondie. Les tâches sont définies en amont et exécutées en séquence, chaque phase devant être terminée avant que la suivante puisse commencer.

Avec un travail soigneusement planifié et livré en un seul cycle, le système de cascade a l'avantage d'être prévisible et très simple, mais il n'offre pas beaucoup de flexibilité. C'est pourquoi il est idéal pour les grands projets qui nécessitent de respecter des délais stricts ou pour des activités répétitives qui ont peu de chances de vous surprendre en cours de route.

2. Gestion agile des tâches

Bien que souvent décrit comme tel, Agile n'est pas exactement une technique de gestion des tâches, mais plutôt une philosophie ou un ensemble de principes, initialement conçus pour des projets de développement logiciel. Les quatre principales valeurs décrites dans le Manifeste Agile sont:

  • Individus et interactions sur les outils et les processus
  • Répondre au changement par rapport à la mise en œuvre d'un plan
  • Collaboration client sur négociation de contrat
  • Logiciel de travail sur une documentation détaillée

Avec Agile, les équipes parcourent les processus de planification, d'exécution et d'évaluation au fur et à mesure. Les tâches du projet sont conçues et ajustées en fonction de la situation, plutôt que d'avoir tout gravé dans le marbre dès le départ comme dans le système Waterfall. Cela rend Agile le mieux adapté aux projets ou objectifs incrémentiels qui ont un niveau plus élevé d'imprévisibilité et de complexité.

3. Gestion des tâches Scrum

Une forme de gestion des tâches Agile, Scrum préconise d'autoriser une petite équipe auto-organisée à définir les rôles et les responsabilités et à hiérarchiser les tâches. Dans Scrum, il existe des itérations de durée fixe appelées sprints qui durent une ou deux semaines, à la fin desquelles l'équipe doit livrer des segments spécifiques du projet et planifier la prochaine itération.

Cette méthode de gestion des tâches offre de la flexibilité et permet à l'équipe d'avoir un aperçu clair de l'état du projet, ce qui lui permet de juger avec précision les obstacles qui peuvent les freiner. Cependant, il y a de fortes chances d'échec si toutes les personnes au sein de l'équipe ne sont pas suffisamment expérimentées, coopératives et engagées dans le travail.

4. Gestion des tâches Kanban

Tout comme Scrum, Kanban se concentre sur les équipes autogérées et les premières versions. Plus léger sur les processus, Kanban est visuel et flexible, n'a pas de rôles prescrits et vise à améliorer les résultats en augmentant la concentration de l'équipe sur les tâches qui comptent vraiment. Le système est idéal pour les petites équipes travaillant dans des contextes où les priorités des tâches peuvent changer souvent - par exemple, les environnements de maintenance ou opérationnels.

Gestion des Taches Kanban

Le modèle utilise un tableau Kanban pour représenter les différentes étapes du développement et des cartes Kanban pour représenter les tâches du processus de travail. Dans sa forme la plus simple (illustrée ci-dessus), la structure du tableau comporte trois colonnes:

  • Faire
  • En cours
  • Terminé

Les fiches sont déplacées à travers ces colonnes au fur et à mesure que le travail sur les tâches progresse, brossant un tableau clair du processus de workflow et permettant à tout le monde de voir ce qui va suivre. Cela facilite la redéfinition des priorités, la limitation des travaux en cours, la prévention du blocage et la détection précoce des problèmes.

5. Gestion des tâches GTD

Créée par le consultant en productivité David Allen à peu près au moment où Agile est apparue, GTD (Getting Things Done) a pris d'assaut le monde lors de sa première publication. Il s'agit d'un système de capture d'idées et de gestion des tâches basé sur le principe que "la tête est d'avoir des idées, pas de les garder". La méthode vise à désencombrer l'esprit et à améliorer la productivité en transformant les idées en actions physiques. Voici comment ça fonctionne:

  1. Collectez toutes les tâches qui doivent être accomplies à tout moment, en ajoutant plus de tâches à la liste au moment où elles entrent.
  2. Clarifiez et organisez les tâches. Ce qui ne peut pas faire l'objet d'une action sera déplacé vers une liste "Corbeille", tandis que ce qui peut être fait en moins de deux minutes devrait être fait immédiatement. Quelles que soient les tâches qui prennent plus de temps, elles seront hiérarchisées et planifiées, et celles qui nécessitent plusieurs actions seront décomposées en morceaux plus petits et plus faciles à gérer.
  3. Revoyez souvent. Réserver du temps pour examiner et mettre à jour les listes de tâches au moins une fois par semaine est essentiel à l'efficacité du système.
  4. Engagez. Choisissez votre prochaine tâche et passez à l'action. Le système devrait faciliter cela, car les tâches sont classées, hiérarchisées et divisées en petits morceaux faciles à démarrer.

Bien qu'à l'origine destiné à la gestion de tâches individuelles, GTD peut également fonctionner avec succès dans des environnements d'équipe. Il fournira un «langage» commun et un ensemble de principes à toute l'équipe, tout en permettant aux membres de mettre en œuvre ces principes de la manière qui leur convient le mieux.

Quel système de gestion des tâches choisir?

Le choix d'une méthode de gestion des tâches dépend de divers facteurs, de la complexité du travail, de la flexibilité du calendrier et de l'implication des parties prenantes à la taille, la culture et même l'aversion au changement de l'équipe. Habituellement, pour trouver le bon ajustement, les gestionnaires ne prennent pas la décision seuls - ils collaborent avec les membres de l'équipe pour sélectionner l'approche qui apportera le plus d'avantages à tout le monde.

Une chose à retenir ici est que les systèmes de gestion des tâches présentés ci-dessus ne s'excluent pas mutuellement - ils peuvent être mélangés avec succès pour s'adapter aux particularités et aux préférences de chaque équipe. Voici un exemple d'un tel mélange:

  • Les principes Agile peuvent être utilisés comme un état d'esprit général pour progresser rapidement.
  • GTD peut être appliqué pour définir, organiser et hiérarchiser les tâches.
  • Kanban peut être utilisé comme moyen de visualiser et de suivre les tâches.

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Outils de gestion des tâches: modèles et logiciels gratuits

Des simples feuilles de calcul aux logiciels de gestion des tâches complexes, diverses ressources sont disponibles pour aider les professionnels à gérer les tâches plus facilement. Ci-dessous, nous les examinerons rapidement et fournirons quelques outils gratuits de suivi des tâches que les professionnels pourraient trouver utiles.

Modèles de gestion des tâches

Facile à documenter et cohérent, les modèles de gestion des tâches peuvent vous aider à gagner du temps et à répliquer le travail rapidement pour des examens et des rapports réguliers. Généralement créés pour les outils bureautiques populaires tels qu'Excel ou PowerPoint, ils sont familiers à tous et ne nécessitent pas d'apprendre de nouveaux logiciels pour les maintenir.

L'inconvénient des modèles est que, dans le cas de projets volumineux et complexes, leur mise à jour peut devenir difficile. Dans de tels cas, une option serait de les importer dans de simples applications de suivi des tâches ou des outils de gestion des tâches qui prennent en charge de telles intégrations et de les mettre à jour là-bas.

Les professionnels travaillant sur des projets de petite à moyenne taille peuvent trouver des modèles Excel et PowerPoint utiles dans notre galerie de modèles de gestion des tâches gratuite . Les feuilles de calcul Excel incluent des formules et des graphiques simples pour automatiser la planification et le suivi des tâches, tandis que les diapositives PowerPoint sont conçues pour être visuelles et faciles à suivre, adaptées aux communications avec des publics de haut niveau.

Modeles de Gestion des Taches d'Excel vers PowerPoint

Logiciel de gestion des tâches

Offrant plus de polyvalence et d'automatisation que les modèles, un outil de gestion des tâches de projet bien choisi peut améliorer la productivité et aider les membres de l'équipe et les parties prenantes à rester sur la même longueur d'onde. La variété des trackers de tâches disponibles sur le marché aujourd'hui va de simples applications partagées à faire à la liste à un logiciel de collaboration de projet robuste pour gérer de grands projets livrés par des équipes dispersées. Il comprend des outils de gestion des tâches en ligne, un logiciel de gestion de projet basé sur les notifications et collaboratif, ainsi qu'un gestionnaire de tâches gratuit plus simple et des applications de liste de contrôle partagées.

Lors de l'évaluation des outils de gestion des tâches , les utilisateurs doivent d'abord évaluer la taille et la complexité de leur projet. Les projets plus simples avec de petites équipes peuvent trouver un logiciel de gestion de projet d'entreprise trop complexe, tandis que les équipes travaillant sur des projets massifs trouveront très probablement de simples applications partageables à faire inutilisables.

Ceux qui recherchent le juste milieu peuvent essayer le gestionnaire de tâches léger d'Office Timeline pour PowerPoint . Il s'agit d'un complément gratuit qui transforme automatiquement les données brutes des tâches en diagrammes et chronologies Gantt simples à comprendre, permettant aux utilisateurs d'organiser, de suivre et de mettre à jour facilement leurs tâches. En outre, le suivi des tâches peut importer des planifications à partir de fichiers Excel existants et il a également une version Web pour ceux qui préfèrent gérer leurs tâches en ligne.

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Terminologie de gestion des tâches

  • Attribution de tâche

    Diriger un individu ou une équipe de personnes pour exécuter et terminer une tâche dans une période de temps spécifique.

  • Tableau des tâches

    Un outil de visualisation des tâches qui aide les chefs de projet et les équipes à suivre la progression de leurs tâches vers la fin.

  • Création de tâches

    Résultat du Work Break Down Process (WBS) où les activités requises pour livrer un projet sont définies.

  • Dépendance des tâches

    Relation entre les tâches où une tâche dépend de l'achèvement d'une tâche précédente avant de pouvoir commencer.

  • Estimation des tâches

    Estimation par un planificateur de projet du temps et du budget requis pour effectuer une tâche.

  • Notifications de tâches

    Messages des applications du gestionnaire de tâches qui informent les participants au projet des modifications de l'état des tâches et des délais.

  • Priorisation des tâches

    Classement des tâches à effectuer en premier en fonction de contraintes telles que le temps, les ressources et autres dépendances.

  • Rapports de tâches

    Communication récurrente de l'état d'une tâche à un chef de projet.

  • Planification des tâches

    La liste chronologique de toutes les tâches par date de début, qui est représentée visuellement sur une chronologie ou un diagramme de Gantt.

  • Séquençage des tâches

    Les tâches qui dépendent de l'achèvement d'une tâche précédente sont planifiées avec une connexion à cette tâche précédente.

  • Visualisation des tâches

    La présentation graphique des tâches d'un projet, le plus souvent préparée à l'aide d'un logiciel de gestion des tâches.

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