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Une gestion de projet efficace ne consiste pas uniquement à terminer les tâches dès le lancement de l'initiative, mais également à élaborer soigneusement votre stratégie pour économiser du temps et des ressources. Étant donné que votre projet sera en constante évolution, un modèle de gestion de projet vous aidera à suivre les changements qui se produisent et à augmenter les chances de réussite de la livraison du projet.
Un modèle de gestion de projet est un plan de projet réutilisable et prédéfini avec des espaces réservés qui aide les chefs de projet à documenter et à configurer diverses activités de projet sans avoir à recommencer à zéro à chaque fois, réduisant ainsi les retouches. Il fournit une structure de projet pré-formatée en remplissant automatiquement des détails tels que :
Tâches;
Délais;
Dépendances ;
Cessionnaires ;
Flux de travail.
Gérer des projets de toutes formes et de toutes tailles n'est pas une tâche facile. En fait, c'est si difficile que près des deux tiers des projets aboutissent à un échec, principalement en raison d'une communication inefficace, d'une mauvaise planification du projet et d'un manque d'objectifs clairs. De plus, commencer à travailler sur un projet à partir de zéro peut être très difficile, donc s'appuyer sur des modèles de gestion de projet est évidemment bénéfique pour tout chef de projet.
L'utilisation d'un modèle de gestion de projet aidera les professionnels :
Gagner du temps en lançant de nouveaux projets et travaux ;
Couvrir toutes les étapes importantes du projet ;
Gérer les tâches en douceur du début à la fin;
Aligner les objectifs et les priorités entre les équipes ;
Automatiser les processus répétitifs ;
Atteindre et maintenir une qualité constante ;
Optimiser les processus et la productivité dans le temps ;
Suivre l'avancement et l'état du projet ;
Délimiter précisément les initiatives et allouez les ressources.
Pour résumer, l'utilisation de modèles de gestion de projet vous préparera, vous et votre équipe, à un succès reproductible, tout en rendant les processus plus efficaces. Compte tenu des nombreux avantages que ces outils visuels apportent à la table, nous avons rassemblé une collection de modèles PowerPoint et Excel gratuits et personnalisables que vous pouvez utiliser pour créer des plans de projet professionnels et des révisions visuellement saisissantes.
Office Timeline vous aide à transformer rapidement des données de projet complexes en graphiques PowerPoint claires, faciles à suivre, mais difficiles à oublier.
Le bon modèle est un mélange de divers ingrédients et de nombreux aspects doivent être pris en compte : votre secteur d'activité, la taille de votre entreprise ou la complexité du projet. Pour vous aider à démarrer rapidement, nous avons dressé une liste des meilleurs modèles PowerPoint pour la gestion de projet – des plans de projet simples aux diagrammes de Gantt complexes et aux feuilles de route stratégiques des produits.
Vous pouvez accéder à ces modèles sous forme de fichiers Excel et PowerPoint et les personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre projet. Ils sont gratuits et vous pouvez les télécharger directement, sans obligation de renseigner vos coordonnées.
Pour les modèles PowerPoint, vous pouvez les modifier manuellement en déplaçant les formes ou utiliser le complément Office Timeline pour les modifier et les mettre à jour automatiquement. Il se connecte nativement à PowerPoint afin que vous puissiez créer les visuels de votre projet en quelques clics et les enregistrer en tant que vos propres modèles personnalisés pour les utiliser encore et encore.
Les projets doivent être gérés selon un échéancier. Les jalons sont des événements ou des réalisations importants qui marquent des points spécifiques ou l'achèvement de phases ou de livrables majeurs dans un projet. Les chefs de projet peuvent utiliser un outil de suivi des jalons pour répertorier leurs jalons critiques et surveiller les performances de l'équipe de projet par rapport à ce calendrier.
Le suivi des progrès vers des événements importants ou des points spécifiques sur une échelle de temps est une bonne technique pour suivre l'avancement d'un projet. Il permet également aux chefs de projet de voir si l'équipe de projet est sur la bonne voie pour livrer le produit ou service final à temps et de déterminer si des ajustements sont nécessaires pour respecter le calendrier.
Les chefs de projet qui souhaitent informer les membres de l'équipe, les cadres et les clients de l'état d'avancement d'un projet peuvent illustrer et suivre la progression de toutes les activités critiques impliquées à l'aide d'un rapport sur l'état du projet.
Les rapports sur l'état du projet répertorient les livrables clés, les développements et les risques associés à un projet et aident à mesurer les progrès vers la réalisation de chaque objectif.
Les revues de projet sont généralement menées à la fin d'un projet ou d'une phase de projet pour évaluer l'état actuel, identifier les leçons apprises et faire des recommandations pour les projets futurs. Pour documenter et partager les résultats de leurs révisions, les chefs de projet peuvent utiliser des rapports de révision.
Ces modèles de projet affichent un aperçu clair des livrables achevés, en attente et prévus, tout en incluant également des détails sur la gestion des risques et des informations financières. Cela leur permettra de mesurer plus facilement les progrès et de communiquer clairement les données clés que les clients et les dirigeants souhaitent connaître. Les rapports d'examen de projet comprennent généralement un aperçu du projet, une analyse des performances, des recommandations et des conclusions.
La réalisation d'un projet nécessite une planification détaillée. Les plans de projet doivent décrire la portée, le calendrier et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Ils doivent également aider à suivre les progrès et à identifier les problèmes afin que les chefs de projet puissent ajuster les plans à temps pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie.
Pour suivre facilement l'avancement du projet, les plans de projet peuvent également inclure une comparaison entre les dates estimées des tâches et les dates réelles.
Une gestion de projet efficace nécessite une vision claire de tout le travail associé à la livraison d'un projet dans les délais. Un calendrier de projet permet aux professionnels de gérer efficacement leur projet à l'heure et de voir exactement combien de temps il reste pour terminer une tâche ou s'il y a du travail en retard.
Le calendrier du projet comprend généralement une liste de toutes les tâches à accomplir, leurs dépendances, les ressources nécessaires pour les accomplir et les délais d'exécution.
La gestion de projet exige que tous les travaux ou tâches planifiés soient suivis. Un suivi de projet est un outil visuel qui peut être utilisé pour suivre et comparer l'état prévu par rapport à l'état réel de divers paramètres clés du projet, par exemple la progression de chaque tâche par rapport au plan initial.
Le suivi doit inclure toutes les tâches, les jalons, les délais, le statut des tâches, le propriétaire de la tâche, le pourcentage d'achèvement et la durée prévue par rapport à la durée réelle.
Le chemin critique d'un projet est la plus longue séquence de tâches qui doit être accomplie du début à la fin d'un projet. Les tâches sur le chemin critique sont appelées activités critiques car si elles sont retardées, elles auront un effet en cascade sur l'achèvement du projet - l'achèvement du projet sera retardé.
Les chefs de projet doivent identifier les tâches qui dépendent des tâches précédentes. Pour ce faire, ils peuvent utiliser un outil de suivi du chemin critique qui répertorie toutes les tâches d'un projet, la durée prévue pour chaque tâche et si la tâche est dépendante d'une autre. Cela permet également d'identifier les tâches et les dépendances les plus critiques et de comprendre comment les modifications apportées à une tâche peuvent avoir un impact sur le calendrier global du projet. De cette façon, les chefs de projet peuvent planifier le chemin le plus rapide pour terminer leur projet et prendre des mesures correctives pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Les projets agiles nécessitent une planification et une gestion approfondies des sprints. Un sprint est une courte période limitée dans le temps, généralement de deux à quatre semaines, au cours de laquelle une équipe travaille pour terminer un ensemble de tâches ou de livrables. Un outil de suivi de projet de sprint est nécessaire pour suivre la progression des tâches pendant un sprint, pour surveiller et gérer le backlog de sprint, pour attribuer des tâches aux membres de l'équipe, pour identifier les problèmes ou les bloqueurs potentiels et pour communiquer la progression du sprint aux parties prenantes.
Les suivis de projet de sprint doivent clairement indiquer quelles tâches sont planifiées au cours de chaque sprint et doivent inclure la date de début, la date de fin et la durée de chaque tâche, ainsi que le pourcentage d'achèvement. Les codes de couleur peuvent afficher instantanément l'état des tâches.
Un planificateur-suivi de budget de projet est un outil utilisé dans la gestion de projet pour planifier et gérer le budget d'un projet et pour suivre les dépenses et les performances financières du projet. Cela peut inclure le suivi des dépenses réelles, leur comparaison avec le montant budgété et l'ajustement du budget si nécessaire. Cela peut également inclure la prévision des dépenses et des revenus futurs et l'identification des problèmes ou des opportunités budgétaires potentiels.
Les chefs de projet et les parties prenantes peuvent utiliser un outil de suivi du budget du projet pour obtenir une vue claire de la situation financière du projet et prendre des décisions éclairées concernant l'allocation et la gestion du budget.
Découvrez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquentes sur les modèles de gestion de projet.
En tant que programme de base dans la boîte à outils de nombreux chefs de projet, Microsoft Excel propose une série de modèles que vous pouvez utiliser pour décrire vos plans de projet. Pour accéder à ces exemples prédéfinis, ouvrez simplement la plate-forme de tableur, accédez à Nouveau et parcourez la galerie des modèles disponibles.
Si aucun des exemples d'aperçu ne correspond à vos besoins particuliers, essayez d'affiner votre recherche en tapant "plan de projet" ou "organigramme de projet" dans la barre de recherche en haut de la section Nouveau, puis en appuyant sur Entrée. Cela filtrera davantage la collection de mises en page prédéfinies d'Excel à partir de laquelle vous pourrez choisir celle que vous préférez pour votre plan de projet. Double-cliquez pour sélectionner le modèle de plan de projet que vous souhaitez utiliser et commencez à le personnaliser avec vos propres données.
Bien que fournissant une structure prédéfinie pour commencer, les modèles de plan de projet natifs d'Excel sont assez basiques et principalement adaptés à l'illustration d'une entrée plutôt simple. En plus de leur champ d'utilisation limité, ceux-ci nécessitent également une quantité importante de formatage manuel pour obtenir des visuels de gestion de projet assez raisonnables qui peuvent être inclus dans des présentations professionnelles.
Pour vous épargner ces désagréments chronophages, nous avons rassemblé une gamme variée de modèles de gestion de projet Excel gratuits et prêts à l'emploi que vous pouvez facilement personnaliser pour visualiser efficacement même les plans de projet complexes de manière attrayante et professionnelle.
La réponse courte à cette question est oui - oui, c'est le cas. Cependant, le plus précis est que Google propose en fait des modèles de gestion de projet via sa plate-forme de tableur, Google Sheets. Actuellement, vous ne pouvez trouver que 4 exemples pré-formatés intégrés dans la catégorie Gestion de projet de la galerie de modèles de ce dernier. Pour y accéder, suivez les étapes ci-dessous :
Ouvrez Google Sheets.
Cliquez sur l'icône de flèche haut-bas à côté de la galerie de modèles en haut à droite de l'écran d'accueil.
Dans la galerie nouvellement agrandie, faites défiler jusqu'à la catégorie Gestion de projet.
Double-cliquez pour ouvrir l'un des modèles de gestion de projet disponibles dans cette section.
Si vous recherchez des "modèles de gestion de projet Google" en ligne, votre recherche vous mènera à d'autres exemples personnalisés qui ont néanmoins été créés avec le même outil, c'est-à-dire Google Sheets. L'essentiel est que tous ces modèles présentent un format de feuille de calcul standardisé, ce qui peut s'avérer plutôt limité et inadapté lors de la représentation de projets riches en données, car la sortie peut être terne, encombrée et difficile à suivre.
Cependant, les fidèles fans de la mise en page en tableau qui souhaitent également gagner du temps et des efforts lors de la planification d'un projet peuvent trouver de nombreux autres modèles prêts à l'emploi et diversifiés sur notre page dédiée à la gestion de projet dans Excel. Pour découvrir des moyens plus visuels, dynamiques et flexibles de transmettre les données de votre projet à un public de cadres, consultez notre page de diagrammes de gestion de projet visuels.
Principalement utilisé à des fins de traitement de texte, Microsoft Word ne contient aucun modèle de projet visuel intégré en soi. Ses seuls exemples liés au projet se présentent sous la forme de documents texte et tableau pré-formatés et sont accessibles en accédant à Nouveau depuis l'écran d'accueil, en tapant "modèle de projet" dans la zone de recherche en haut et en appuyant sur la touche Entrée.
Cependant, ceux qui souhaitent obtenir un résultat plus visuel peuvent créer manuellement différents types de diagrammes de gestion de projet de base dans Word via ses outils SmartArt et Shapes. Selon le type de visuel de projet que vous souhaitez créer, vous pouvez utiliser la gamme de graphiques de Word à partir des sections Formes et SmartArt de l'onglet Insertion.
En résumé, Microsoft Word vous permet de produire des visuels de base pour des projets personnels à petite échelle en utilisant ses outils graphiques et avec un travail de formatage manuel fastidieux. Mais la vérité est que la plate-forme d'édition de texte n'est pas une solution appropriée pour les exigences professionnelles de gestion de projet visuelle. Pour découvrir des alternatives plus adaptées, spécialisées et efficaces à cette fin, veuillez consulter notre page d'outils de gestion de projet.
Pour mener à bien un projet, il faut souvent trouver un équilibre entre la définition d'objectifs stratégiques, la planification de projet Agile et une communication efficace des étapes nécessaires à la réalisation de vos livrables. Cela explique la grande variété de modèles de gestion de projet disponibles, avec des mises en page et des structures qui dépendent d'aspects tels que l'industrie dans laquelle on opère, la taille de l'entreprise et la complexité du projet. Pour choisir ceux qui servent le mieux votre objectif, vous devrez donc rechercher des modèles qui vous permettent de manière claire et efficace :
Fixer des objectifs.
Créer des horaires de travail.
Attribuer des tâches.
Gérer les coûts.
Suivre l'état du projet.
Pour vous faciliter la tâche, nous avons compilé toute une collection de modèles de gestion de projet PowerPoint et Excel gratuits que vous pouvez utiliser pour créer des plans, organiser des tâches et suivre visuellement la progression globale.
Il n'y a pas de règles strictes pour un modèle de projet simple, cependant, nous vous recommandons de prendre en compte les aspects suivants lors de la création d'un :
Les objectifs et buts du projet ;
Les livrables finaux ;
Résumé des tâches à entreprendre ;
Jalons critiques tout au long du cycle de vie de votre projet ;
Un aperçu du calendrier du projet (dates d'échéance de vos jalons et tâches).
Une fois ces éléments définis, vous pouvez ensuite procéder au choix de la meilleure façon de les illustrer. Découvrez les différents types de diagrammes de gestion de projet qui peuvent être utilisés pour représenter visuellement vos données ou choisissez l'un de nos modèles de projet gratuits prêts à l'emploi pour démarrer plus rapidement.
Un modèle de gestion de projet ou modèle de PM est une feuille, un document ou un graphique pré-formaté avec des espaces réservés que vous pouvez remplacer par vos propres données afin de documenter diverses activités de projet telles que :
Fixer des objectifs;
Structurer la répartition globale du travail ;
Attribuer des tâches ;
Gérer les coûts ;
Allouer des ressources ;
Suivi des progrès et de l'état.
Bien qu'il soit fréquemment utilisé dans le traitement des données de projet et la création de rapports, Microsoft Excel n'est pas l'outil le plus efficace pour lequel un chef de projet peut opter dans l'environnement de gestion de projet de plus en plus visuel d'aujourd'hui. Non seulement parce qu'il offre un format plutôt rigide dans lequel structurer les informations de votre projet, mais aussi en raison de ses modèles de gestion de projet limités que vous pouvez utiliser pour gagner du temps dans l'organisation et la planification de vos initiatives. Pour trouver et accéder à l'un de ces exemples prédéfinis, ouvrez simplement la plate-forme de feuille de calcul, cliquez sur l'onglet Nouveau et tapez "projet" dans la barre de recherche en haut. Voici les quelques résultats qui seront renvoyés :
Modèle de suivi de projet ;
Modèle de diagramme de Gantt ;
Modèle de liste de tâches ;
Modèle de rapport d'état ;
Modèle de budget ;
Modèle de plan de projet.
Comme vous le découvrirez probablement par vous-même, ceux-ci peuvent donner un résultat plutôt basique et s'avérer utiles uniquement pour les plans de projets simples. Cependant, si vous souhaitez apprendre à maximiser la productivité d'Excel à cet égard, consultez notre page dédiée à la gestion de projet dans Excel. Ceux qui souhaitent explorer des solutions plus spécialisées pour la planification de projet peuvent le faire sur notre page d'outils visuels de gestion de projet.
Les modèles sont l'un des meilleurs outils à utiliser dans la gestion de projet car ils :
Permettent aux chefs de projet de configurer des tâches, des rapports et d'autres détails importants sans avoir à recommencer à zéro à chaque fois, ce qui réduit les reprises.
Autorisent les utilisateurs à produire des vues et des rapports individuels qui reflètent des informations spécifiques en cas de besoin, si le modèle est personnalisable.
Assurent que chaque participant au projet concerné commence avec la structure et le format corrects.
Réduisent le risque de manquer des informations essentielles.
Aident à créer un processus standardisé pour assurer la cohérence des tâches récurrentes.
Avec de tels résultats positifs à bénéficier, qu'est-ce qu'il n'y a pas à aimer dans les modèles ? Inspirez-vous de notre collection de modèles de gestion de projet gratuits et personnalisables et utilisez l'un d'entre eux pour lancer un nouveau projet avec succès.
Pour explorer encore plus de modèles qui répondent à un large éventail de besoins de gestion de projet, vous pouvez essayer le complément léger du planificateur de projet PowerPoint appelé Office Timeline. Livré avec une riche galerie d'exemples de plans de projet prédéfinis que vous pouvez facilement personnaliser en tant que diapositives PowerPoint prêtes pour la présentation, l'outil vous aide également à créer et à enregistrer vos propres exemples que vous pourrez utiliser pour des travaux futurs.
Office Timeline est un outil de gestion de projet primé pour PowerPoint avec des dizaines de modèles qui peuvent être facilement personnalisés en visuels de projet professionnels uniques.
