Projektplanung
Eine einfache Anweisung und Schablone, zur schrittweisen Abfassung erfolgreicher Projektpläne.
Zielsetzung eines Projektplans
Die Zielsetzung eines Projektplans ist den Projektmanagern (PM) zur Ausführung und Prüfung der Projekte behilflich zu sein. Ein Projektplan wird:
- ein aufwendiges Projekt kleineren Einzelbestandteilen aufgliedern.
- einen Zeitplan für jeden einzelnen Projektbestandteil bieten.
- eine Reihenfolgenplanung zur Angabe jedes einzelnen Projektbestandteils bieten.
- den Grundmaßstab zur Auswertung der im Zusammenhang hiermit verzeichneten Fortschritte sein.
- zur impliziten Bezugsurkunde für sämtliche hiervon betroffene, interessierte Parteien sein.
Die Entwicklung eines Projektplans
Das Planungsverfahren des Projekts darf nicht auf Vorgehensweisen ausgerichtet und von Schriftstücken überlastet sein. Sollten Sie die Ermächtigung hierzu, um fortzusetzen und das Budget hierzu haben, so besteht der nächste Schritt darin, die Projektabwicklung zu planen. Dies ist eine praktische Auffassung zur Erstellung eines visuellen Projektmanagementplans.
Verstehen der Geschäftsziele
Die Projektmanager müssen die Ziele des auszuführenden Projekts verstehen. Zielsetzungen werden im ursprünglichen Kommunikationsabschnitt vom Vorstand und den betroffenen, interessierten Parteien festgelegt. Sie sind in der Regel als Geschäftserklärungen auf hochrangiger Weisungsebene abgefasst, dabei für PM eine Sichtweise zu dem, was das Projekt zu erzielen versucht, bietet. Zielsetzungen sind unmessbare Geschäftsaussagen, die ebenso auch einen Vorteil definieren, beispielsweise:
Ziel dieses Projekts ist den, für sämtlichen unserer Bestandkunden erzeugten Zufriedenheitsgrad zu steigern.
Ihr Projekt kann einer unter den vielen anderen sein, der auf kollektiver Weise zur Erreichung eines wichtigeren Geschäftsziels beiträgt, dennoch ist es entscheidend diese zu verstehen, weil die Zielsetzung zum Bezugswert für Ihr Projektziel sein wird.
Klären Sie Ihr Projektziel
Zielsetzungen für Projektmanager sind spezifisch. Diese sind messbare und mit einer festgelegten Frist versehene Behauptungen die das, was das Projekt zu erzielen versucht, angeben. Beispielsweise: Ziel unseres Projekts ist die Verbesserung der durchschnittlichen Antwortzeit unseren technischen Kundendienst unterhalb 1 Stunde, für jegliche unserer Bestandkunden, durch Einführung eines neuen Karteisystems bis zum 30. September. Die Zielsetzung beschreibt zwar nicht die Ergebnisse, dennoch hilft es Ihnen diese zu definieren, was der nächste Schritt ist.
Gliedern Sie die Projektergebnisse auf
Erkennen Sie das strategische Hauptergebnis, das durch die Zielsetzung erreicht wird, dies ist in unserem Fall: die Umsetzung eines neuen Karteisystems. Beginnen Sie mit der Aufspaltung dieses Ergebnisses in kleineren und leichter zu verwaltenden Aufgaben und weiterführend in untergeordneten Aufgaben, entsprechend der Komplexität. Am häufigsten erfolgt diese Tatsache anhand einer Liste, doch es kann noch wirksamer sein, sollten Sie etwas noch leichter zu veranschaulichen erstellen, wie beispielsweise das Verfassen der Liste in einer Tabellenansicht oder die Erstellung eines Aufgliederungsdiagramms der Arbeitsabläufe. Die Aufgaben, die Sie erkennen, werden zur Schaffung eines bildlichen Projektplans eingesetzt.
Aufgliederungstabelle der Arbeitsabläufe
Aufgliederungsdiagramm der Arbeitsabläufe
Erstellen Sie einen bildlichen Projektplan
Beginnend mit dem Anlaufdatum, fangen Sie damit an, Daten zu jeder Aufgabe, entsprechend der abgeschätzten Tätigkeitsdauer, einzufügen. Nachdem Sie die Aufgabendaten ausgefüllt haben, beginnen Sie damit, Daten zur Unteraufgabe hinzuzufügen. Sie haben die Möglichkeit Office Timeline als Planungsinstrument einzusetzen, um dies zu tun. Das Diagramm, das Sie erstellen werden, wird nicht der endgültige Projektplan sein, sondern viel eher der ursprüngliche Plan sein, um die Auswertung gemeinsam mit den hiervon betroffenen, interessierten Parteien und dem Arbeitsteam zu beginnen.
Durch dieses Auswertungsverfahren werden Sie die Daten und die Abhängigkeiten Ihres Plans aufgrund von Ressourcen, Verbindlichkeiten und anderen Variablen aktualisieren. Das Endergebnis wird ein bildlicher Projektplan sein, das angemessen übermittelt wurde. Nachstehend ist ein Beispiel unseres Projektplans zur Umsetzung eines neuen Karteisystems bis zum 30. September aufgeführt.
Zu prüfende Abhängigkeiten
Es wird wichtig sein, den Ablauf Ihrer Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erzielen. Im vorstehenden Beispiel können wir eine Planungsaufgabe des Arbeitsflusses gleichzeitig mit der Installationsaufgabe erfüllen, allerdings können wird die Setupaufgabe nicht einleiten, bevor die Installation nicht fertiggestellt wurde. Die einfachste Weise dies zu tun und die Abhängigkeiten zu veranschaulichen, besteht darin, sie durch Erstellung eines einfachen Programms im Excel oder PowerPoint, wie im vorstehenden Beispiel angegeben, einzusehen.
Kommunizieren Sie mehrmalig und aktualisieren Sie regelmäßig
Sobald Sie den Projektplan in bildlich einzusehender Form verfügbar haben, so wird dieser dem Arbeitsteam regelmäßig übermittelt und Anpassungen vorgenommen. Mit Hilfe des bildlichen Projektplans, schaffen Sie regelmäßiges Kommunikationsverfahren, um Kunden und Führungskräften Abwicklungsberichten zu bieten.
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Unterstützung der Projektpläne
Abhängig von der Größe und der Komplexität, könnten Projektmanager den Bedarf haben, Hilfspläne zur Unterstützung von Großprojekten zu schaffen.
Diese unterstützenden Pläne können umfassen:
Kommunikationsplan - Großprojekte können einen Kommunikationsplan erfordern, sodass die entsprechenden Informationen den betreffenden Parteien zum richtigen Zeitpunkt zugesandt werden. Der Plan erkennt alle Parteien, die übers Projekt unterrichtet werden müssen und was genau jede Partei zu wissen bedarf/will. Der Plan muss ebenso, die bestmögliche Weise und das bestmögliche Format, um mit jeder einzelnen Partei zu kommunizieren, festlegen.
Geltungsbereich des Managementplans - Aufwendige Projekte können einen Verwaltungsplan des Geltungsbereichs erfordern, der Anhaltspunkte zur Erkennungsweise von dem, was zur Fertigstellung des Projekts pflichtig ist und welche Arbeitsweise nicht als Projektbestandteil einbezogen werden muss, bietet. Der Plan wird die Art und Weise, in welcher der Geltungsbereich des Projekts durch die Projektmanager erkannt, zugelassen, dokumentiert und umgesetzt wird, definieren müssen. Der Plan wird ebenso auch die Verwaltungsweise der Revidierungen (Änderungsprüfung) die am Geltungsbereich des Projekts vorgenommen werden, definieren müssen.
Managementplan des Programms - die Projektteams, die Änderungen des Programms vorhersehen, werden einen Verwaltungsplan des Programms, der die Weise, auf welche diese behandelt werden, definiert. Der Verwaltungsplan des Programms wird das Prüfverfahren des Projekts, einschließlich auch der Änderungen, die mittels der Änderungsmanagementverfahren oder befristeter Zeitgrenzen eingeführt werden, definieren müssen.
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