Projektmanagement-Diagramme verständlich gemacht

Warum Projektmanagement-Diagramme nutzen?

Jede erfahrene Projektmanagerin und jeder erfahrene Projektmanager weiß: Klare Datenvisualisierung ist entscheidend für den Projekterfolg. Genau hier kommen Projektmanagement-Diagramme ins Spiel. Diese Visualisierungen helfen Ihnen dabei:

• Aufgaben zu planen, zu terminieren und nachzuverfolgen.
• Projektdaten selbst besser zu verstehen, bevor Sie sie an andere weitergeben.
• Informationen so zu teilen, dass Produktivität gesteigert und die Umsetzung reibungsloser wird.

Über die reine Ausführung hinaus zeigen Diagramme auch den Wert der Projektmanagement-Arbeit, gerade bei komplexen Initiativen. Indem sie Aufwand und Fortschritt sichtbar machen, verdeutlichen sie Ergebnisse so, dass sie für alle verständlich sind.

Kurz gesagt: Projektmanagement-Diagramme helfen Ihnen dabei:

• Projektdaten systematisch zu organisieren.
• Relevante Informationen an einem Ort zu bündeln und Suchaufwand zu reduzieren.
• Jederzeit über den Projektfortschritt informiert zu bleiben.
• Teams abzustimmen und Zusammenarbeit zu fördern.
• Status und Leistung effektiv zu verfolgen.
• Abweichungen vom ursprünglichen Plan frühzeitig zu erkennen und schnell anzupassen.
• Engpässe aufzudecken und bessere Entscheidungen zu treffen.

Was sind Projektmanagement-Diagramme?

Projektmanagement-Diagramme sind jede visuelle Darstellung von Projektaufgaben, Prozessen oder Daten. Sie helfen, ein Vorhaben zu erklären, zu prognostizieren, zu berichten oder zu organisieren.

Je nach Einsatzzweck können Diagramme:

• die Planungsphase unterstützen,
• Fortschritt und Meilensteine nachverfolgen,
• Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge darstellen,
• bestimmte Datensätze visualisieren,
• den gesamten Projektlebenszyklus – oder nur einzelne Phasen – abbilden.

Fazit: Diagramme sind nur im richtigen Kontext hilfreich. Welches Diagramm am besten geeignet ist, hängt davon ab, was Sie zeigen möchten und wem.

Um es Ihnen leichter zu machen, haben wir 7 der beliebtesten Projektmanagement-Diagramme zusammengestellt, mit denen Sie Projektdaten wirkungsvoll visualisieren und kommunizieren können.

Möchten Sie sich zunächst einen umfassenderen Überblick verschaffen? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Projektmanagement-Guide.

7 Diagrammtypen, die im Projektmanagement häufig verwendet werden

Projektmanagement-Diagramme gibt es in vielen Formen und Ausführungen. Im Folgenden finden Sie sieben der am weitesten verbreiteten Typen, die Teams dabei helfen, Projekte effektiv zu planen, zu verfolgen und erfolgreich umzusetzen:

Kanban-Board

Ein zentraler Bestandteil des agilen Projektmanagements: Ein Kanban-Board visualisiert Arbeitsabläufe über einfache Statusspalten (z. B. To Do, In Progress, Review, Complete). Aufgaben werden als Karten dargestellt, die mit dem Arbeitsfortschritt von Spalte zu Spalte wandern.

Die meisten modernen Kanban-Boards sind cloudbasiert und interaktiv. Sie ermöglichen Teams:

• Aufgaben einzelnen Personen zuzuweisen,
• Fortschritt in vordefinierten Workflows zu verfolgen,
• in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Besonders geeignet für:

• Agile, flexible Teams mit kurzen, schnell beweglichen Lieferzyklen.
• Pull-basierte Workflows, bei denen Aufgaben aus einem gemeinsamen Backlog übernommen werden.
• Projekte, die von der Kombination eines Kanban-Boards mit chronologischen Diagrammen wie Gantt-Diagrammen, Zeitachsen oder Roadmaps profitieren.

Gantt Diagramm

Eines der bekanntesten Projektmanagement-Diagramme ist das Gantt-Diagramm. Es nutzt ein Balkendiagramm-Format, um darzustellen, wie sich ein Projekt im Laufe der Zeit entwickelt.

• Die X-Achse zeigt den Zeitverlauf (Wochen, Monate oder Quartale).
• Die Y-Achse listet Projektelemente wie Aufgaben, Meilensteine und Phasen auf.

Diese einfache Struktur macht es leicht zu erkennen, was erledigt werden muss, wann und von wem.

Was Sie mit einem [Gantt-Diagramm] tun können:

• Aufgaben planen und Abhängigkeiten definieren.
• Meilensteine mit wichtigen Aufgaben verknüpfen.
• Den kritischen Pfad des Projekts identifizieren.
• Fortschritte gegenüber dem Plan nachverfolgen.

Dank ihrer Vielseitigkeit eignen sich Gantt-Diagramme besonders für Projekte mit überlappenden Aufgaben oder komplexen Abhängigkeiten. Außerdem sind sie ein wirkungsvolles Werkzeug, um Teams und Stakeholder auf eine gemeinsame Zeitachse und Vision einzuschwören.

Projektzeitleiste

Eine Projektzeitleiste ist eine visuelle Abfolge von Ereignissen, Aufgaben und Meilensteinen, die in chronologischer Reihenfolge über die gesamte Projektdauer angeordnet sind. Sie verschafft Projektmanager:innen einen klaren Überblick über den gesamten Plan auf einen Blick.

Die meisten Projektzeitleisten erscheinen als horizontale Balkendiagramme, wobei jeder Balken eine Aufgabe mit Start- und Enddatum darstellt. Dieses Format erleichtert es, sowohl Details als auch das große Ganze im Blick zu behalten – vom Projektstart bis zum Abschluss.

Mit einer Projektzeitleiste können Sie:

• Aufgaben organisieren und priorisieren.
• Erkennen, wann Aufgaben beginnen und enden.
• Deadlines verfolgen.
• Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten sichtbar machen.
• Die Gesamtarbeit in handhabbare Phasen unterteilen.

Roadmap

Eine Roadmap ist eine hochrangige visuelle Darstellung eines strategischen Plans. Sie zeigt die wichtigsten Projektziele und die entscheidenden Schritte, die innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens notwendig sind, um diese zu erreichen.

Roadmaps helfen Projektmanager:innen, von der Vision zur Umsetzung zu gelangen, indem sie verdeutlichen, wie sich Ziele in konkrete Maßnahmen übersetzen lassen – abgestimmt auf verfügbare Ressourcen und Kapazitäten.

Im Kern verbinden Roadmaps:

• Das Warum – strategische Ziele und Vorgaben.
• Das Was – die dafür erforderlichen Aufgaben und Ergebnisse.
• Das Wann – den Zeitplan bis zum Abschluss.

Projektportfolio

Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten und Programmen – manchmal einschließlich projektbezogener Aufgaben und Aktivitäten – die gemeinsam verwaltet werden, um eine bessere Gesamtübersicht zu gewährleisten.

Ziel ist es, einen zentralisierten Ansatz für die Steuerung mehrerer Initiativen zu schaffen und dadurch Konsistenz sowie einheitliche Vorgehensweisen in der gesamten Organisation sicherzustellen.

Durch den Aufbau und die Verwaltung eines Portfolios können Unternehmen:

• die richtigen Projekte auswählen und priorisieren,
• die Ausrichtung an Unternehmenswerten, Strategien und Zielen sicherstellen,
• eine konsistente Governance und Ressourcenzuweisung anwenden.

Dashboard

Ein Dashboard ist ein Projektdiagramm, das einen 360-Grad-Blick auf den Status, die Kennzahlen und den Fortschritt eines Projekts bietet. Indem es Daten aus verschiedenen Quellen in einer einheitlichen Ansicht zusammenführt, liefert ein Dashboard Teams und Stakeholdern eine zentrale Datenquelle.

Im Projektmanagement werden Dashboards typischerweise genutzt, um:

• KPIs wie Aufgabenstatus, Projektfortschritt, Auslastung, Risiken, Budget oder Umsatz zu verfolgen,
• Fortschrittsberichte darzustellen,
• Problemfelder hervorzuheben,
• Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse zu übersetzen.

Warum Dashboards wichtig sind:

• Teams erkennen, was funktioniert, was nicht – und wo Anpassungen nötig sind.
• Erfolg von Kampagnen, Prozessen und Projekten überwachen.
• Ergebnisse messen und mehrere bewegliche Teile gleichzeitig steuern – in Echtzeit.

Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan ist ein hierarchisches, ergebnisorientiertes Diagramm, das ein Projekt in kleinere, besser handhabbare Einheiten zerlegt.

Optisch ähnelt er einem Organigramm:

• Ganz oben steht das gesamte Projekt.
• Darunter folgen übergeordnete Phasen, Ergebnisse oder Fachbereiche.
• Diese verzweigen sich weiter in Kategorien, Initiativen und schließlich detaillierte Aufgaben.

Warum ein Projektstrukturplan nützlich ist:

• Liefert einen klaren Überblick über alle erforderlichen Arbeiten.
• Unterstützt die Organisation von Verantwortlichkeiten über Abteilungen hinweg.
• Macht große, komplexe Projekte durch eine präzise Abgrenzung des Umfangs überschaubarer.

Zu beachten: Ein Projektstrukturplan zeigt hervorragend, welche Arbeit erledigt werden muss – jedoch nicht, wer sie ausführt oder wann. Dafür empfiehlt sich die Kombination mit einer Projektzeitleiste oder einem Gantt-Diagramm, um Abfolge und Zuständigkeiten sichtbar zu machen.

Für weitere Beispiele von Diagrammen, mit denen Sie Projektarbeit effektiv steuern können, werfen Sie einen Blick auf unsere Sammlung kostenloser, herunterladbarer Projektmanagement-Vorlagen.

Häufig gestellte Fragen zu Projektmanagement-Diagrammen

Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Projektmanagement-Diagramme.