Taakbeheer

Referentierichtlijnen, bronnen en hulpmiddelen
voor het beheren en volgen van projecttaken

ONTDEK PRO
Taak Beheer

Overzicht

Taakbeheer vormt de basis van de samenwerkingsdiscipline voor projectbeheer. Als het goed wordt gedaan, biedt het organisaties een efficiënt workflowproces dat het kernvoertuig wordt voor het leveren van al hun samenwerkingsprojecten. Taken beheren is niet eenvoudig, maar met een goed systeem en de juiste taakuitwisselingsapps en trackingtools kunnen professionals ervoor zorgen dat hun projecten van begin tot eind soepel verlopen.

Op deze pagina leiden we u door de basisprincipes van collaboratief taakbeheer, van definitie, belang en methodologieën, tot gratis apps en hulpmiddelen voor samenwerkingstaakbeheer voor het organiseren en volgen van projecttaken. Lees de volledige gids of gebruik de onderstaande links om direct naar het hoofdstuk te gaan waarin u geïnteresseerd bent.

Inleiding tot taakbeheer: definities

Wat is een taak

Taken zijn alle werkitems en toewijzingen die binnen een bepaalde tijd moeten worden uitgevoerd om een samenwerkingsproject te voltooien. Projectmanagementteams zijn gecharterd met het effectief beheren van deze taken tijdens de duur van een project. Dit vereist vaak coördinatie met andere teams en mensen, evenals orkestratie van alle voorgaande en komende taken die worden geïmplementeerd via effectieve tools voor het beheren van workloads.

Taakelementen

Projectmanagers maken Gantt-diagrammen om projecttaken te helpen beheren en delen. Elke taak heeft een titel of beschrijving, een startdatum en een einddatum, en het kan ook details bevatten zoals taakeigenaar of voltooid percentage. Gewoonlijk worden de taken op volgorde in het Gantt-diagram geplaatst, op basis van welke activiteit moet worden voltooid voordat anderen kunnen beginnen.

Diagramme de Gantt de Gestion des Taches

  • 1 Startdatum
  • 2 Einddatum
  • 3 Taakduur
  • 4 % compleet
  • 5 Taakbeschrijving
  • 6 Taakeigenaar

Wat is taakbeheer

Taakbeheer is de praktijk van het beheren van een reeks taken tot voltooiing, zoals gedefinieerd door een projectplanning. Het is het proces van het doorlopen van elke taak gedurende de volledige levenscyclus, van de creatie tot aan de voltooiing en rapportage.

Projectmanagers volgen systematische taakbeheerprocessen om alle aspecten van taken te beheren. Deze processen omvatten onder meer taakverdeling en toewijzing, tijdlijnen en deelbare takenlijsten, prioritering, budgettering en statuscommunicatie.

Waarom is taakbeheer belangrijk?

Bij het werken met teams is goed taakbeheer de sleutel tot productiviteit en harmonie op de werkplek. Het biedt structuur en duidelijkheid, waardoor iedereen een gedeelde takenlijst en gedetailleerd overzicht krijgt van alle bewegende delen van een samenwerkingsproject en hoe deze in elkaar passen, vooral voor diegenen die over geografische grenzen moeten samenwerken.

Met de huidige productieve ontwikkeling van verschillende samenwerkingstools voor projectmanagement is samenwerking nu eenvoudiger dan ooit. Dit heeft een nieuwe dimensie gegeven aan de manier waarop gedistribueerde en complexe projecten worden uitgevoerd, waardoor taakbeheer meer afhankelijk is van workstream-samenwerking en samenwerkende takenlijsten.

Tijdlijn Taakbeheer

Aangezien samenwerking de manier waarop bedrijven werken, hervormt, helpen goede taakbeheerpraktijken en samenwerkingstools voor projecten om een gemeenschappelijke gedeelde takenlijst op te stellen waarmee teamleden:

  • te allen tijde hun prioriteiten kennen
  • synchroon blijven
  • houd een evenwichtige werklast
  • met succes hun deadlines halen

Vooral, precies weten wat er moet gebeuren, wanneer en in welke volgorde zal ook de angst- en stressniveaus op de werkplek verminderen.

Wilt u in realtime plannen, delen en samenwerken?

Bekijk onze gratis online tijdlijnmaker. Met een eenvoudige webgebaseerde app kun je eenvoudig professionele PowerPoint-dia's bouwen die je snel online kunt bijwerken en delen. Nodig collega's uit om uw plan te bewerken en van teamsamenwerking een moeiteloos en veilig proces te maken met Office Timeline Online.

Collaboratief Projectmanagement Software

Waarin verschillen taakbeheer en projectbeheer?

Taakbeheer is nauw verbonden met - en maakt deel uit van - projectbeheer. Daarom kunnen de twee concepten gemakkelijk worden verward. Taakbeheer is echter geen vervanging voor projectbeheer en er zijn aanzienlijke verschillen tussen het eerste en het laatste.

Taakbeheer versus Projectbeheer

Taakbeheer kan een kortlopend, langdurig of permanent proces zijn. Het gaat om het gebruik van specifieke technieken, tools en software om organisatorische of projectdoelen op te splitsen in taken, deadlines en teamleden toe te wijzen en de voortgang te bewaken.

Projectbeheer omvat daarentegen geen permanente aspecten van het bedrijfsleven. Het is een tijdelijk proces dat altijd een voltooiingsdatum en zeer nauwkeurige succescriteria heeft - een service, product of functie met een gedefinieerd begin en einde, en geleverd binnen een specifiek budget.

Hoewel taakbeheer alleen taakgerelateerde aspecten overziet, omvat projectbeheer elk detail dat elk contactpunt met een project heeft, inclusief strategische planning, budgettering, resourcebeheer, documentatie en natuurlijk het beheren en volgen van taken.

Methoden voor taakbeheer die werken

Er zijn verschillende belangrijke benaderingen voor het beheren van de taken van een team. Hoewel veel van de populaire methoden zijn ontworpen voor softwareontwikkelingsprojecten, kunnen ze ook met succes op andere gebieden worden toegepast. In feite zijn dit enkele van de meest efficiënte technieken, omdat ze zijn bedacht door professionals die hard nodig hadden om snel te werken, georganiseerd te blijven en op tijd te leveren.

Hieronder worden enkele veelgebruikte taakbeheersystemen uitgelegd.

Taakbeheer Methoden

1. Waterval

Waterval is een van de meer traditionele methoden voor taakbeheer en is een lineaire benadering die een uitgebreide planning vereist. Taken worden vooraf volledig gedefinieerd en vervolgens in volgorde uitgevoerd, waarbij elke fase moet worden voltooid voordat de volgende kan beginnen.

Met zorgvuldig gepland en opgeleverd werk in een enkele cyclus, heeft het watervalsysteem het voordeel dat het voorspelbaar en zeer eenvoudig is, maar het biedt niet veel flexibiliteit. Dit is de reden waarom het het best geschikt is voor grote projecten waarvoor strikte deadlines moeten worden aangehouden of voor repetitieve activiteiten die weinig kansen bieden u onderweg te verrassen.

2. Agile taakbeheer

Hoewel het vaak als zodanig wordt beschreven, is Agile niet bepaald een taakbeheersingstechniek, maar eerder een filosofie of een reeks principes, in eerste instantie bedacht voor softwareontwikkelingsprojecten. De belangrijkste vier waarden beschreven in het Agile Manifesto zijn:

  • Individuen en interacties via tools en processen
  • Reageren op verandering in de uitvoering van een plan
  • Klantensamenwerking boven contractonderhandelingen
  • Werkende software boven gedetailleerde documentatie

Met Agile doorlopen teams doorheen processen van planning, uitvoering en evaluatie. Projecttaken worden bedacht en aangepast aan de situatie, in plaats van alles vanaf het begin in steen te zetten zoals in het Waterfall-systeem. Dit maakt Agile het meest geschikt voor incrementele projecten of doelen die een hoger niveau van onvoorspelbaarheid en complexiteit hebben.

3. Scrum-taakbeheer

Als een vorm van Agile taakbeheer, pleit Scrum voor het machtigen van een klein, zelforganiserend team om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en taken te prioriteren. In Scrum zijn er iteraties met een vaste lengte die sprints worden genoemd die een of twee weken duren, waarna het team specifieke segmenten van het project moet leveren en de volgende iteratie moet plannen.

Deze taakbeheermethode biedt flexibiliteit en stelt het team in staat om een duidelijk inzicht te krijgen in de status van het project, waardoor ze wegblokkades die hen kunnen tegenhouden nauwkeurig kunnen inschatten. Er zijn echter grote faalkansen als niet alle individuen binnen het team voldoende ervaren, meewerkend en toegewijd aan het werk zijn.

4. Kanban-taakbeheer

Kanban lijkt op Scrum en richt zich op zelfsturende teams en vroege releases. Kanban is lichter in processen, is visueel en flexibel, heeft geen voorgeschreven rollen en wil de output verbeteren door de focus van het team op taken die er echt toe doen te vergroten. Het systeem is ideaal voor kleinere teams die werken in contexten waar taakprioriteiten vaak kunnen veranderen - bijvoorbeeld onderhoud of operationele omgevingen.

Kanban Taakbeheer

Het model gebruikt een Kanban-bord om de verschillende ontwikkelingsstadia weer te geven en Kanban-kaarten om taken in het werkproces weer te geven. In zijn eenvoudigste vorm (hierboven afgebeeld) heeft de structuur van het bord drie kolommen:

  • Te doen
  • Bezig
  • Gedaan

Kaarten worden door deze kolommen verplaatst naarmate het werk aan taken vordert, waardoor een duidelijk beeld wordt geschetst van het workflowproces en iedereen kan zien wat er volgt. Dit maakt het gemakkelijk om opnieuw prioriteit te geven, werk in uitvoering te beperken, vastlopen te voorkomen en problemen vroegtijdig aan het licht te brengen.

5. GTD-taakbeheer

GTD (Getting Things Done), gecreëerd door productiviteitsconsultant David Allen rond dezelfde tijd als Agile verscheen, veroverde de wereld toen het voor het eerst werd gepubliceerd. Het is een systeem voor het vastleggen van ideeën en het beheren van taken, gebaseerd op het principe dat "het hoofd is om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden." De methode is bedoeld om de geest te ontmoedigen en de productiviteit te verbeteren door ideeën om te zetten in fysieke acties. Dit is hoe het werkt:

  1. Verzamel absoluut alle taken die op enig moment moeten worden uitgevoerd en voeg meer taken toe aan de lijst zodra ze binnenkomen.
  2. Verduidelijk en organiseer de taken. Wat niet uitvoerbaar is, wordt verplaatst naar een "Prullenbak" -lijst, terwijl wat binnen twee minuten kan worden gedaan, meteen moet worden gedaan. Welke taken langer duren, krijgen prioriteit en worden gepland en taken waarvoor meerdere acties nodig zijn, worden opgesplitst in kleinere, gemakkelijker te beheren stukken.
  3. Review vaak. De tijd nemen om de takenlijsten ten minste eenmaal per week te herzien en bij te werken, is cruciaal voor de effectiviteit van het systeem.
  4. Bezighouden. Kies uw volgende taak en ga aan de slag. Het systeem moet dit gemakkelijk maken, omdat de taken zijn gecategoriseerd, geprioriteerd en opgedeeld in kleine stukjes die gemakkelijk te starten zijn.

Hoewel oorspronkelijk bedoeld voor individueel taakbeheer, kan GTD ook succesvol werken in teamomgevingen. Het biedt een gemeenschappelijke 'taal' en een reeks principes voor het hele team, terwijl leden deze principes kunnen implementeren op een manier die voor hen het beste werkt.

Welk taakbeheersysteem moet u kiezen?

De keuze voor een taakbeheermethode is afhankelijk van verschillende factoren, van de complexiteit van het werk, de flexibiliteit van de tijdlijn en de betrokkenheid van de belanghebbenden tot de grootte, cultuur en zelfs afkeer van verandering van het team. Meestal nemen managers niet de beslissing om de juiste pasvorm te vinden - ze werken samen met de teamleden om de aanpak te kiezen die voor iedereen de meeste voordelen oplevert.

Een ding om te onthouden is dat de hierboven gepresenteerde taakbeheersystemen elkaar niet uitsluiten - ze kunnen met succes worden gemengd om aan de bijzonderheden en voorkeuren van elk team te voldoen. Hier is een voorbeeld van een dergelijke mix:

  • De Agile-principes kunnen worden gebruikt als een algemene manier van denken om snel vooruitgang te boeken.
  • GTD kan worden toegepast voor het definiëren, organiseren en prioriteren van taken.
  • Kanban kan worden gebruikt als een manier om de taken te visualiseren en te volgen.

Taakbeheersystemen Combineren

Wilt u in realtime plannen, delen en samenwerken?

Bekijk onze gratis online tijdlijnmaker. Met een eenvoudige webgebaseerde app kun je eenvoudig professionele PowerPoint-dia's bouwen die je snel online kunt bijwerken en delen. Nodig collega's uit om uw plan te bewerken en van teamsamenwerking een moeiteloos en veilig proces te maken met Office Timeline Online.

Collaboratief Projectmanagement Software

Taakbeheerhulpmiddelen: gratis sjablonen en software

Van eenvoudige spreadsheetsjablonen tot complexe taakbeheersoftware, er zijn verschillende bronnen beschikbaar waarmee professionals taken gemakkelijker kunnen beheren. Hieronder zullen we ze snel bekijken en een paar gratis tools voor het volgen van taken aanbieden die professionals misschien nuttig vinden.

Taakbeheersjablonen

Gemakkelijk te documenteren en consistent, taakbeheersjablonen kunnen helpen tijd te besparen en werk snel te repliceren voor regelmatige beoordelingen en rapporten. Meestal gemaakt voor populaire kantoorhulpprogramma's zoals Excel of PowerPoint, ze zijn bekend voor iedereen en vereisen geen nieuwe software om ze te onderhouden.

Het nadeel van sjablonen is dat ze in het geval van grote en complexe projecten een uitdaging kunnen worden om bij te werken. In dergelijke gevallen zou een optie zijn om ze te importeren in eenvoudige taakvolger-apps of taakbeheertools die dergelijke integraties ondersteunen en daar te updaten.

Professionals die aan kleine tot middelgrote projecten werken, kunnen nuttige Excel- en PowerPoint-sjablonen vinden in onze gratis galerij voor taakbeheer-sjablonen. De Excel-spreadsheets bevatten formules en eenvoudige grafieken om taakplanning en tracking te automatiseren, terwijl de PowerPoint-dia's visueel en eenvoudig te volgen zijn, geschikt voor communicatie met een hoog publiek.

Taakbeheersjablonen van Excel naar PowerPoint

Taakbeheersoftware

Een goed gekozen tool voor projecttaakbeheer biedt meer veelzijdigheid en automatisering dan sjablonen en kan de productiviteit verbeteren en teamleden en belanghebbenden helpen om op dezelfde pagina te blijven. De verscheidenheid aan taaktrackers die tegenwoordig op de markt beschikbaar zijn, varieert van eenvoudige gedeelde takenlijst-apps tot robuuste software voor projectsamenwerking voor het verwerken van grote projecten die worden geleverd door verspreide teams. Het omvat online taakbeheertools, op meldingen gebaseerde en collaboratieve projectbeheersoftware, evenals eenvoudiger gratis taakbeheer en gedeelde checklist-apps.

Bij het evalueren van hulpmiddelen voor taakbeheer moeten gebruikers eerst de omvang en complexiteit van hun project beoordelen. Eenvoudigere projecten met kleine teams kunnen enterprise project management software te complex vinden, terwijl teams die aan massale projecten werken hoogstwaarschijnlijk eenvoudige deelbare apps niet kunnen gebruiken.

Wie op zoek is naar het midden, kan de lichtgewicht taakmanager van Office Timeline voor PowerPoint proberen. Het is een gratis invoegtoepassing die onbewerkte taakgegevens automatisch omzet in eenvoudig te begrijpen Gantt-diagrammen en tijdlijnen, waarmee gebruikers hun taken eenvoudig kunnen organiseren, volgen en bijwerken. Bovendien kan de taakvolger planningen importeren uit bestaande Excel-bestanden en heeft het ook een webversie voor degenen die hun taken liever online beheren.

Download hier onze gratis taakmanager

Award
Gratis, bekroonde PowerPoint-invoegtoepassing voor projectmanagers

Terminologie voor taakbeheer

  • Taakverdeling

    Een individu of een team mensen opdragen een taak binnen een specifieke periode uit te voeren en te voltooien.

  • Taakbord

    Een tool voor taakvisualisatie waarmee projectmanagers en teams de voortgang van hun taken naar voltooiing kunnen volgen.

  • Taak creëren

    Een resultaat van het Work Breakdown Process (WBS) waarbij de activiteiten zijn gedefinieerd die nodig zijn om een project op te leveren.

  • Taakafhankelijkheid

    Een relatie tussen taken waarbij een taak afhankelijk is van de voltooiing van een voorgaande taak voordat deze kan beginnen.

  • Taakschatting

    De schatting van een projectplanner van de tijd en het budget die nodig zijn om een taak te voltooien.

  • Taakmeldingen

    Berichten van taakbeheer-apps die projectdeelnemers informeren over wijzigingen in de taakstatus en deadlines.

  • Taakprioritering

    Rangschikken welke taken eerst moeten worden uitgevoerd op basis van beperkingen, zoals tijd, middelen en andere afhankelijkheden.

  • Taakrapportage

    De terugkerende communicatie van de status van een taak naar een projectmanager.

  • Taakplanning

    De chronologische lijst van alle taken op startdatum, die visueel wordt weergegeven op een tijdlijn of Gantt-diagram.

  • Takenreeksen

    Taken die afhankelijk zijn van het voltooien van een voorgaande taak, worden gepland met een verbinding met die voorgaande taak.

  • Taakvisualisatie

    De grafische presentatie van de taken van een project, meestal opgesteld met behulp van taakbeheersoftware.

Begin nu met het beheren van taken

Office Timeline is een bekroonde taakbeheertool voor PowerPoint

Download Gratis Taakbeheer Download icon