Projectplanning
Een gids en eenvoudige sjabloon, stap-voor-stap voor het creëren van succesvolle projectplannen.
Het doel van het project plan
Het doel van een projectplan is projectmanagers (PM) te helpen in de uitvoering en controle van projecten. Een projectplan zal:
- opsplitsen een gecompliceerd project in kleinere componenten.
- een termijnkalender vaststellen voor elke deel van het project.
- een sequentie verstrekken voor de levering van elke projectdeel.
- dienen als baseline om te vooruitgangen te meten ten opzicht van deze.
- het referentiedocument worden voor alle belanghebbende.
Ontwikkelen van een projectplan
Projectplanning methode mag niet worden gecentreerd op processen en geladen met documenten. Als u mag ook met het budget voortgaan, de volgende stap is het projectverloop te plannen. Hier is een praktische aanpak voor het creëren van een projectmanagement visueel plan.
Inzicht in zakelijke doelen
Projectmanagers moeten begrijpen de projectdoelstellingen die uitgevoerd moeten worden. Doelstellingen worden bepaald in de beginfase door het management en belanghebbenden. Deze zijn meestal als zaken verklaringen on hoog niveau, die inzicht geven aan PM over wat the project probeert te bereiken. Doelstellingen zijn niet-meetbare zakelijke verklaringen dat ook een voordeel definiëren, bijvoorbeeld: Het doel van dit project is om de mate van tevredenheid te verhogen voor alle onze bestaande klanten.
Uw project kan een van vele anderen zijn dat gezamenlijk bijdragen tot het bereiken van een groter zakendoel, hoewel, is belangrijk dat deze duidelijk zijn gezien dat het objectieve zal een referentie zijn voor uw project doelstelling.
Het doel van uw project verduidelijken
Doelstellingen zijn specifiek voor projectmanagers. Deze verklaringen zijn meetbaar en met een vastgestelde termijn dat weergeven wat het project probeert te realiseren. Bijvoorbeeld: Het doel van dit project is om onze gemiddelde antwoordtijd voor Tech-support minder dan 1 uur te verbeteren, voor alle bestaande klanten door het implementeren van een nieuw ticketing-systeem tot en met 30 september. Deze doelstelling beschrijft de resultaten niet maar helpt u deze te bepalen, wat is de volgende stap.
Verdeling van projectresultaten(uitkomsten)
Identificeer de belangrijke strategische uitkomst dat het doel realiseert, in ons geval is: span style="font-style: italic; font-weight: 500">de tenuitvoerlegging van een nieuw ticketing-systeem. Start ontbinding van dit resultaat in kleinere taken, gemakkelijker te beheren en verder in ondergeschikte taken, afhankelijk van de complexiteit. Meestal gebeurt dit on een lijst, maar kan effectiever zijn als u iets gemakkelijker te visualiseren opmaakt, zoals de invoering van de lijst in een tabel of een werk afbraak diagram. Taken die je geïdentificeerd zal worden gebruikt om een visueel project plan te maken.
Werkverdeling tabel
Werk verdeling diagram
Maak een visueel projectplan
Vanaf lancering datum kunt u data toevoegen voor elke taak afhankelijk van de lengte van de verwachte activiteit. Zodra u uw tak hebt voltooid, begin met het toevoegen van gegevens voor de sub-taken. U kunt Office Timeline gebruiken als een planning instrument om dit te doen. Het opgemaakte diagram zal niet de project definitieve plan maar eerder het oorspronkelijke plan om de analyse met belanghebbende en met het team te starten.
Door dit analyseproces zult u de gegevens en afhankelijkheden van uw plan actualiseren, op basis van middelen, verplichtingen en andere variabelen. Het eindresultaat zal een visueel projectplan zijn die goed communiceert was. Hieronder is een voorbeeld van ons projectplan voor de tenuitvoerlegging van een nieuw ticketing-systeem tot 30 september.
Afhankelijkheidscontrole
Het zal belangrijk zijn de sequentie van uw taken in de juiste volgorde te krijgen. In het bovenstaand voorbeeld kunnen wij de werkflow planning taak gelijktijdig met de installatie taak realiseren maar wij kunnen de Set-up taak niet starten tot de installatie was voltooid. De eenvoudigste manier om dit te doen en om afhankelijkheden te zien is ze te bekijken door realisatie van een eenvoudig programma in Excel of PowerPoint zoals in het bovenstaand voorbeeld.
Communiceer vak en regelmatig actualiseren
Zodra u de visuele vorm van het projectplan hebt, deze wordt regelmatig communiceert aan het team en is ook aangepast. Met behulp van het visueel projectplan bouwt u een regelmatig communicatieproces om verloopverslagen aan klanten en directeurs aan te bieden.
U kunt hier onze projectplanning systeem gratis downloaden
Gratis award-winnende system voor de opmaking van Gantt-diagrammen.
Ondersteuning van de projectplannen
Afhankelijk van de grootte en complexiteit, projectmanagers kunnen sub-plannen creëren om grote projecten te ondersteunen.
Deze ondersteuningsplannen kunnen bevatten:
Communicatieplan - Grote projecten kunnen een communicatieplan behoeften, zodat de juisten informatie op het juiste moment wordt doorgestuurd naar de juiste partijen. Het plan identificeert alle partijen dat moeten weten over het project en wat elke partij moet/wil weten. Het plan moet ook vaststellen de beste manier en het beste formaat om te communiceren met ieder partij.
Toepassingsgebied van de Management Plan - Complexe projecten kunnen een toepassingsgebied beheerplan behoeften, dat aanwijzingen biedt over hoe te bepalen wat nodig is om het project te voltooien en wat werk mag niet worden opgenomen als deel van het project. Het plan moet bepalen hoe het project toepassingsgebied zal worden geïdentificeerd, valideert, gedocumenteerd en uitgevoerd door projectmanagers. Het plan zal oom moeten bepalen de manier van wijzigingenbeheer (wijzigingen controle) gebracht aan het project toepassingsgebied.
Program managementplan - projectteams dat anticipeert programwijzigingen zullen moeten een beheerprogramma creëren dat definieert de wijze waarin deze zullen worden behandeld. Het beheerprogramma zal moeten het project controleproces definiëren, inclusief de wijzigingen die worden ingevoerd door middel van wijzigingen managementprocessen of door tijdslimieten.
Begin projectplanning
Office Timeline is een award-winnend projectmanagement instrument voor PowerPoint.
