VISUEEL PROJECTBEHEER
Projectmanagementgrafieken en andere visualisatietools voor projectmanagers
INVOERING
Taken en schema's visualiseren om projectplannen beter te communiceren
Een essentieel aspect van effectief projectmanagement is heldere communicatie met teams en belanghebbenden over het grote geheel en de specifieke kenmerken van uw project. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen begrijpen hoe elke taak en de tijdige voltooiing ervan bijdragen aan het succes van het algehele initiatief. Een van de beste manieren om met belangrijke deelnemers te communiceren, is door middel van visueel projectmanagement.
Visueel projectmanagement vertegenwoordigt de methode voor het organiseren en beheren van processen via traditionele projecten door het gebruik van visuele hulpmiddelen zoals tijdlijnen, Gantt-diagrammen, wegenkaarten en zwembaandiagrammen. Met dit soort afbeeldingen voor projectbeheer kunt u informatie op zo'n manier leveren dat deze kan worden geconsumeerd op een tijd, plaats en manier die voor iedereen geschikt is.
In de snelle en gestroomlijnde bedrijfscultuur van vandaag is het van essentieel belang om complexe gegevens in een gemakkelijk te begrijpen formaat weer te geven en processen te vereenvoudigen. Op elk willekeurig moment moeten projectmanagers talloze verschillende projectgegevens vastleggen, verwerken en communiceren, zoals takenlijsten, operationele uitgaven, kalenders, prestatiestatistieken en nog veel meer.
Naarmate de snelheid van zakendoen blijft toenemen, neemt ook het aantal datapunten toe dat nodig is om de projectuitvoering onder controle te houden. Op basis van deze omstandigheden hebben leidinggevenden innovatieve visuele projectmanagementtools nodig om alle complexe informatie om te zetten in een begrijpelijke output waarmee ze efficiënte langetermijnbeslissingen kunnen nemen. Dit is de reden waarom projectmanagement snel is overgestapt van zwaar gedocumenteerde, lange projectstatusrapporten en andere gerelateerde artefacten naar datavisualisatie en meer agile projectmanagementpraktijken.
Tegen deze achtergrond is visueel projectmanagement naar voren gekomen als een van de beste manieren om projecten te managen en te leiden, waarbij omvangrijke details beschikbaar worden gesteld in de vorm van eenvoudige, effectieve communicatiemiddelen. Dit levert op zijn beurt projectmanagers, teamleden en belangrijke belanghebbenden de volgende belangrijke voordelen op:
Verhoogde snelheid en tijdsefficiëntie – door gebruik te maken van duidelijke, gemakkelijk te volgen beelden, worden kritische projectplanning, uitvoering en trackingactiviteiten overgebracht in één overzichtelijk, overzichtelijk beeld;
Verbeterde duidelijkheid, transparantie en begrip van de reikwijdte van het project en het algemene operationele plan;
Verbeterde zichtbaarheid en toewijzing van middelen binnen het project;
Realtime, nauwkeurige inzichten in de reikwijdte, het plan, de prioriteiten en het resourcebeheer van het project;
Geoptimaliseerde communicatie en samenwerking door duidelijke weergave van processen en workflows.
VISUELE PROJECTBEHEERGRAFIEKEN
Binnen de drukke discipline die projectmanagement is, wordt datavisualisatie door middel van projectmanagementgrafieken van vitaal belang voor het effectief structureren van onderliggende activiteiten zoals taakbeheer, projectplanning, teamsamenwerking, toewijzing van middelen en het volgen van voortgang.
Door projectgerelateerde informatie in een duidelijke grafische lay-out weer te geven, helpen projectmanagementgrafieken zakelijke professionals om een initiatief beter uit te leggen, te voorspellen, erover te rapporteren en te organiseren. Door informatie gemakkelijker te interpreteren en toe te passen, zorgen deze visuele hulpmiddelen voor een solide ondersteuning voor:
Een overzicht op hoog niveau bieden van de status van een project;
Projectvoortgang in realtime volgen;
Nauwkeurig signaleren van problemen, knelpunten en risico's;
Betere besluitvorming op basis van datagedreven inzichten.
Projectmanagementgrafieken zijn er in verschillende soorten en maten, elk met zijn eigen voordelen en kenmerken die het geschikt maken voor een bepaalde situatie.
Dit zijn de meest bekende soorten diagrammen die worden gebruikt in projectbeheer:
Lees meer over de indeling en het doel van elk van deze projectvisuals op onze speciale pagina met projectmanagementgrafieken.
VISUELE PROJECTMANAGEMENTTOOLS
Gecreëerd als een alternatief voor op tekst gebaseerde projectbeheeroplossingen, zijn visuele projectbeheertools ontworpen om gebruikers processen en workflows te laten visualiseren, en zo bij te dragen aan verbeterde planning, communicatie en samenwerking.
Door duidelijke visuele weergaven van middelen en taken naarmate het project vordert, helpen visuele projectbeheertools bij het oplossen van:
Storingen in de communicatie;
Knelpunten en verstoringen in de uitvoering van het project;
Gebrek aan samenwerking.
Door gebruik te maken van visuele projectmanagementtools kunt u niet alleen georganiseerd blijven en beter geïnformeerde beslissingen nemen tijdens elke fase van het project, maar kunt u ook:
Beter communiceren en samenwerken – projectdeelnemers op de hoogte houden is essentieel voor de succesvolle afronding van elk initiatief. Met de juiste visuele projectmanagementtool wordt zowel communicatie als samenwerking effectiever doordat je eenvoudig informatie deelt met de relevante partijen en iedereen weet wie wat wanneer moet doen.
Efficiënt plannen en deadlines halen terwijl u binnen het budget blijft – door gebruik te maken van speciale systemen om projectgegevens op te slaan en automatisch te verwerken, bespaart u tijd en vermindert u ook aanzienlijk het risico op menselijke fouten. Gebaseerd op hun output op hoog niveau, geven visuele tools voor projectbeheer meer inzicht in uw workflows en maken ze het gemakkelijker voor u om het kritieke pad en de taakafhankelijkheden van uw project te identificeren, de voortgang te meten en de status van uw activiteiten te bepalen (welke ervan zijn uitgevoerd aan en welke niet). Uitgerust met deze kennis kun je prioriteiten stellen en de planning zo nodig bijstellen.
Verminder werkgerelateerde stress – of u nu verantwoordelijk bent voor het leiden van een team bij een specifiek initiatief of verantwoordelijk bent voor organisatorische processen, projectmanagement kan overweldigend worden. Kwalitatieve software voor visueel projectbeheer stroomlijnt de manier waarop informatie wordt aangeleverd, waardoor u taken gemakkelijker kunt controleren en knelpunten kunt aanpakken, met minder mentale rompslomp.
Optimaliseer processen en workflows – met de beste visuele projectmanagementtools kunt u taken netjes organiseren, toewijzen en bewaken op basis van prioriteit, wat helpt bij het creëren van een stabiele omgeving waarin uw takenlijst niet overbelast raakt. Met een overzichtelijke werklast is iedereen productiever en kan hij zijn doelen efficiënter bereiken.
De beste visuele projectmanagementtools moeten gemakkelijk onder de knie te krijgen zijn, maar krachtig genoeg om te voldoen aan de eisen van een professionele projectmanager. Hier zijn enkele van de onmisbare functies waarnaar u moet zoeken in uw visuele projectbeheeroplossing:
Vertrouwde interface – functies voor slepen en neerzetten, kant-en-klare sjablonen en intuïtieve bedieningselementen helpen nieuwe gebruikers sneller aan de slag te gaan.
Taakbeheer – hoogwaardige visuele PM-software moet u in staat stellen projectactiviteiten te creëren, toe te wijzen en te volgen, vervaldatums en afhankelijkheden in te stellen, kritieke padanalyse-opties op te nemen en mijlpalen toe te voegen die belangrijke stadia in de loop van uw project.
Opties voor het delen van bestanden, opmerkingen en @vermeldingen ter ondersteuning van communicatie en samenwerking.
Integratie met andere in gebruik zijnde projectmanagementsystemen zodat gegevens zo flexibel en effectief mogelijk worden verwerkt.
Bekijk ons overzicht van de 8 beste visuele projectmanagementtools op de markt voor meer informatie over het kiezen van de softwareoptie die het meest geschikt is voor uw behoeften.
AGILE PROJECTMANAGEMENT
Gezien de diverse en dynamische aard van modern projectmanagement, is Agile naar voren gekomen als de iteratieve, flexibele en klantgerichte benadering voor het plannen en uitvoeren van projecten. Agile projectmanagement, gericht op continue verbetering, is ontworpen om teams te helpen beter te reageren op feedback en externe veranderingen, zodat ze gedurende de hele duur van het project de hoogste waarde kunnen bieden.
Agile projectmanagement is gebaseerd op een systeem waarbij het project wordt opgesplitst in verschillende kortetermijnwerkcycli die sprints worden genoemd. Aan het einde van elke sprint wordt het opgeleverde werk beoordeeld en wordt er feedback gegeven. Teams zullen deze feedback vervolgens implementeren in de volgende sprint, en zo continu voortbouwen op en verbeteren van hun eerdere inspanningen.
Het belangrijkste voordeel van Agile PM is dat het organisaties helpt projecten op een aanpasbare manier te plannen en uit te voeren, zodat de te leveren producten nog steeds relevant zijn voor de steeds verder opkomende technologieën en veranderende klantvoorkeuren.
Agile projectmanagement, oorspronkelijk ontwikkeld voor softwareontwikkeling, heeft zijn invloed ook op andere gebieden uitgebreid en is een populair alternatief gebleken voor mijlpaalgericht werken in het algemeen. Door de jaren heen hebben sectoren als financiële dienstverlening, IT, human resources en marketing dit raamwerk omarmd om hun doelen te bereiken.
PROJECTBEHEER IN EXCEL
Hoewel Microsoft Excel niet op de markt wordt gebracht als projectplanner, wordt het vaak gebruikt bij het volgen van projecten. Het spreadsheetplatform voldoet misschien niet aan alle behoeften op het gebied van projectbeheer, maar het biedt in dit opzicht wel een paar krachtige tools. Om u te helpen beslissen of het voor u kan werken, vatten we hieronder de belangrijkste dingen samen die u moet weten over projectbeheer in Excel.
Aangezien modern projectmanagement de voorkeur geeft aan gegevensvisualisatie, lijkt Microsoft Excel misschien een ongeschikte optie voor gerelateerde activiteiten. Hoewel het spreadsheetplatform misschien de geavanceerde functies mist die het mogelijk maken om dagelijkse taken goed uit te voeren, kan het nuttig zijn voor het beheren van eenvoudige projectplannen. Soms is minder meer.
Hier zijn een paar gevallen waarin Excel een beter alternatief kan zijn voor dure, speciale hulpmiddelen voor visueel projectbeheer:
Je werkt alleen of in een klein team – als je, laten we zeggen, een ondernemer bent of deel uitmaakt van een klein aannemersbedrijf, heb je geen platforms nodig die vol zitten met functies of gericht zijn op zakelijk gebruik.
U streeft naar een eenvoudige uitvoer – zelfs met de eenvoudigst te gebruiken software zult u nog steeds een leercurve tegenkomen, terwijl Excel eenvoudig is in termen van het formaat waarin gegevens worden georganiseerd. Voer gewoon gegevenspunten in en markeer ze, zoals takenlijsten, vervaldatums, manuren of andere projectgebaseerde details die u in de spreadsheet wilt opnemen.
U wilt geld besparen – hoogwaardige visuele PM-tools kunnen op de lange termijn behoorlijk duur blijken te zijn, vooral als u op uw projectbudget en -uitgaven moet letten. Dus als Excel voldoet aan uw behoeften voor het volgen van projecten, bespaart u door het spreadsheetplatform te kiezen in plaats van betaalde gespecialiseerde software veel geld.
Zoals eerder gezegd, is Excel misschien niet uitgerust met de modernste visualisatietools, maar het biedt efficiënte functies en sjablonen die u helpen bij het uitvoeren van taken met betrekking tot het in kaart brengen van de projectomvang, budgettering en het volgen van dagelijkse activiteiten.
Hier zijn een paar gevallen waarin Excel-sjablonen kunnen helpen:
Tijdlijnen – Met Excel kunt u een visuele tijdlijngrafiek maken om een eenvoudig projectschema en de fasen ervan te schetsen.
Projectbegrotingsplannen – excelleert als het gaat om het kraken van cijfers, Excel is geschikt voor het maken van projectbegrotingen die een eenvoudige lijst van uitgaven volgen tegen een van inkomsten voor kleine tot middelgrote bedrijven.
Takenlijsten – het spreadsheetformaat leent zich goed voor het maken van takenlijsten met de beschrijving van elke uit te voeren taak, de benodigde middelen, de toegewezen werknemer/teamlid, enzovoort.
Lees meer over hoe Excel aan uw behoeften op het gebied van projectplanning kan voldoen en ontdek een gevarieerd aanbod van Excel-sjablonen die u eenvoudig kunt aanpassen door naar onze pagina over projectbeheer in Excel te gaan.
VISUELE PROJECTBEHEER SJABLONEN
Beheerst door de noodzaak van tijdefficiëntie, zal het plannen en beheren van elk zakelijk initiatief altijd profiteren van het gebruik van visuele projectbeheersjablonen. Projectbeheersjablonen bieden een herbruikbaar, vooraf opgemaakt projectoverzicht dat u kunt vullen met uw eigen gegevens en dienen als een goed startpunt voor nieuw werk, waardoor u tijd en moeite bespaart bij het opzetten:
taken,
afhankelijkheden,
tijdlijnen,
taakeigenaren,
werkstromen.
Er zijn verschillende sjablonen voor visueel projectbeheer beschikbaar, waarvan sommige rechtstreeks in bekende productiviteitstools zoals Microsoft Project of Excel zitten. De beste projectbeheersjablonen die u kunt gebruiken, zijn echter de aanpasbare. In tegenstelling tot de meeste standaard kant-en-klare voorbeelden, waarbij u de generieke structuur moet wijzigen om uw bedrijfsinformatie en andere specifieke details op te nemen wanneer u een nieuw projectplan maakt, kunt u met een aanpasbare sjabloon eenvoudig de lay-out en plaatsaanduidingsgegevens aanpassen aan uw specifieke behoeften en bewaar het voor toekomstig gebruik.
Nu is het essentieel om een aanpasbare sjabloon voor visueel projectbeheer te kiezen die flexibel genoeg is om verschillende vereisten en werkstijlen te ondersteunen. Dit stelt gebruikers niet alleen in staat om individuele weergaven te produceren die de informatie benadrukken die elk van hen relevant vindt, maar zorgt er ook voor dat iedereen begint met een gemeenschappelijke basis voor het structureren van kritieke gegevens.
Om u te helpen uw project te starten, doelen en prioriteiten effectief af te stemmen met teamleden en belanghebbenden, en met succes een formeel model op te zetten om terugkerend werk consistent te houden, hebben we hieronder een verzameling professioneel ontworpen visuele projectbeheersjablonen die u gemakkelijk kunt gebruiken aanpassen.
Bezoek onze pagina met projectbeheer sjablonen om toegang te krijgen tot meer gratis, aanpasbare sjablonen waarmee u uw projectplannen effectief kunt visualiseren en organiseren. U kunt de meest voorkomende Projectmanagement-sjablonen verkennen en downloaden als Excel- en PowerPoint-bestanden, zoals:
FAQ
In deze sectie geven we de antwoorden op de meest gestelde vragen over visueel projectmanagement.
Visueel projectmanagement is het gebruik van illustraties en diagrammen om complexe gegevens weer te geven of processen te vereenvoudigen, zodat het voor bedrijven en hun werknemers gemakkelijker wordt om projecten te plannen, uit te voeren en te controleren.
Het gebruik van visuals in projectmanagement is belangrijk omdat het helpt om complexe gegevens in een gemakkelijk te begrijpen indeling over te brengen en de projectinformatiestroom tussen de betrokken partijen stroomlijnt. Dit zorgt op zijn beurt voor:
zichtbaarheid, duidelijkheid en transparantie rond de reikwijdte van het project en de onderliggende processen;
tijdbesparing bij het toegankelijk maken van essentiële projectdetails voor iedereen;
beter inzicht in wat er moet gebeuren, projectvoortgang, mogelijke obstakels en risico's;
verhoogde teamproductiviteit en verbeterde samenwerking.
Hier zijn drie van de meest populaire manieren waarop u uw project visueel kunt organiseren:
Tijdlijnen of Gantt-diagrammen.
Kanbanborden.
Projectdashboards.
Elk van deze typen projectmanagementdiagrammen heeft zijn eigen voor- en nadelen, en welke het beste voor u werkt, hangt af van de aard van uw project. Ongeacht uw keuze, u kunt hun waarde maximaliseren door visuele projectbeheersoftware te gebruiken, zodat u ze volledig aanpasbaar en geautomatiseerd kunt maken.
Een visuele weergave van een project is elke illustratie van het werk dat nog gedaan moet worden, de te leveren producten en de doelstellingen van het betreffende initiatief. Deze grafische weergaven worden projectmanagementgrafieken genoemd en hun indeling kan variëren van tijdlijnen en Gantt-grafieken tot Kanban-borden, routekaarten, zwembaangrafieken en vele andere.
In projectmanagement is datavisualisatie de techniek om complexe projectinformatie om te zetten in een visuele of grafische weergave die het gemakkelijker maakt om te begrijpen, verwerken, analyseren en communiceren.
Als u verschillende visualisatie-indelingen voor uw projectgegevens wilt uitproberen, raadpleegt u onze verzameling sjablonen voor visueel projectbeheer die u eenvoudig kunt downloaden en aanpassen.
Visualiseer eenvoudig taken en mijlpalen, volg de voortgang en communiceer planningen tussen teams en belanghebbenden met Office Timeline.
