Zwembaandiagram – Definities, toepassingen, voorbeelden

Wat is een zwembaandiagram?

Een zwembaanschema is een soort stroomschema dat schetst wie wat doet in een bepaald proces. Gebaseerd op de analogie van banen in een zwembad, plaatst een zwembaanschema processtappen binnen de horizontale of verticale “zwembanen” van een bepaalde afdeling, werkgroep of werknemer, waardoor duidelijkheid en verantwoording wordt gegarandeerd. Door verbindingen en communicatie tussen deze rijstroken te benadrukken, kan het dienen als een indicator van verspilling, overtolligheid en inefficiëntie in een proces.

Geschiedenis en nut van een zwembaandiagram

Dit soort stroomdiagrammen staat ook bekend als een crossfunctioneel diagram (waarbij zwembanen "functionele banden" worden genoemd) of een Rummler-Brache-diagram, naar de auteurs die het eerste model ontwikkelden. In 1990 documenteerden Geary Rummler en Alan Brache het concept van zwembaandiagrammen in hun werk "Verbeterde processen". De twee bouwden voort op de reeds bestaande procesdiagrammen met meerdere kolommen (een variatie op de vroege stroomprocesdiagrammen die in de jaren veertig verschenen) om processen te beschrijven waarbij meer dan één eenheid of afdeling betrokken is.

Zwembanen vertegenwoordigen een waardevol element in processtroomdiagrammen (PFD's), evenals in wat wordt genoemd het Business Process Model and Notation (BPMN) en zijn tegenhanger voor softwareontwerp - Unified Modeling Language (UML). Ze introduceren parallelle (verticale of horizontale) lijnen om processtappen te groeperen per actor (dit kan een afdeling, werkgroep, medewerker of zelfs een informatiesysteem zijn). Een zwembaanschema beschrijft niet alleen de processen die aan een specifieke actor zijn toegewezen, het laat ook zien hoe verschillende actoren samenwerken om een ​​proces efficiënt te laten draaien.

Kenmerken van zwembaandiagrammen

Een typisch zwembaandiagram is meestal gebaseerd op een reeks standaardvormen en symbolen. Dit zijn:

• Start-/eindpunten – die respectievelijk het begin en het einde van een processtroom aangeven. Deze items worden weergegeven door een rechthoek met afgeronde hoeken.

• Beslisvorm – visueel weergegeven door een diamant, markeert het een vraag of beslissing die moet worden genomen.

• Activiteitsvorm – een rechthoek die een actie of taak uitbeeldt.

• Input of Output – verwijzend naar alle informatie die wordt ingevoerd of geproduceerd uit de processtroom, deze items worden weergegeven via parallellogrammen.

• Document – het vertegenwoordigt elk document dat nodig is in de processtroom en heeft de vorm van een rechthoek met een golvende lijn aan de onderkant.

• Connector – geeft aan of het diagram is verbonden met een ander stroomschema, het heeft de vorm van een kleine cirkel.

Wat is het doel van een zwembaandiagram?

Een zwembaanschema biedt een gemakkelijk leesbare weergave van verantwoordelijkheden binnen een proces en kan de volgende doelen dienen:

• Om een bepaald proces van begin tot eind te schetsen door het op te delen in specifieke secties.

• Om communiceren en markeren welke processtappen of subprocessen zijn toegewezen aan een bepaalde actor binnen een organisatie, zodat alle betrokkenen weten wie wat doet.

• Om knelpunten en andere inefficiënties te identificeren, wat op zijn beurt helpt bij het opsporen van redundanties tussen verschillende rijstroken, dubbele stappen, procesvertragingen of capaciteitsbeperkingen die later kunnen worden aangepakt en opgelost. Dit alles leidt tot betere prestaties en kwaliteit.

• Om een bepaald proces beter te structureren en rekening te houden met veranderende omstandigheden, zoals personeels- of technologische veranderingen.

• Om een formeel model te bieden voor het integreren van processen tussen teams en afdelingen, wat resulteert in duidelijkere, meer georganiseerde workflows op een doorlopende basis.

Voorbeelden van zwembaandiagrammen

Omgaan met elk soort proces waarbij meerdere partijen betrokken zijn, is een geweldige kans om het te documenteren met behulp van zwembaandiagrammen. Organisaties uit verschillende industrieën en sectoren kunnen ze gebruiken om hun interne processen voor het afhandelen van een specifiek initiatief duidelijk weer te geven en om een standaard workflowmodel te implementeren. Gezien de verschillende doelen die ze kunnen dienen, zijn zwembaandiagrammen geëvolueerd met verschillende specifieke subtypen, zoals:

OPEN DE GALERIJ

• 
• 

Activiteitendiagrammen van de zwembaan

Beschrijven hoe activiteiten worden gecoördineerd om een workflow te creëren.

Zwembaanproceskaarten

Documenteren van een bepaald proces op basis van scenario-testen en wat-als-beoordeling.

Cross-functionele stroomdiagrammen

Die laten zien hoe microprocessen opeenvolgend met elkaar zijn verbonden in een operatie, ze beschrijven de kenmerken van meer complexe processen; Er zijn verschillende soorten cross-functionele stroomdiagrammen: de matrix-, implementatie- en opportunitystroomdiagrammen.

Een zwembaandiagram maken

Een zwembaan- of functieoverschrijdend diagram maakt gebruik van zwembanen en andere standaardsymbolen om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van een proces. Door specifieke taken toe te wijzen aan belangrijke deelnemers en te illustreren hoe deze verschillende agenten samenwerken om het proces te voltooien, bieden zwembaandiagrammen een gemakkelijk leesbare kaart van verantwoordelijkheden in dat bepaalde kader.

Om te beginnen met het schetsen van een zwembaandiagram, moet u rekening houden met de volgende aspecten:

• Wat is het overkoepelende doel dat u wilt bereiken?

• Wat is de tijdspanne waarbinnen u het gewenste resultaat wilt bereiken?

• Welke initiatieven moeten worden genomen om uw gestelde doel te bereiken?

  Nadat u deze hoofdcomponenten hebt bepaald, verdeelt u het totale werk in bruikbare stappen (subprocessen) en definieert u duidelijk de grenzen daartussen. Onderzoek voor een bestaand proces de stappen ervan en toon de onderlinge verbindingen, communicatie en overdrachten daartussen. Voor een nieuw te modelleren proces, schets de specifieke acties die de kwaliteit en efficiëntie zouden verbeteren.

• Wie zijn de belangrijkste deelnemers die bij het proces worden betrokken?

Nadat de bovenstaande elementen zijn vastgesteld, volgt u deze zeven stappen om uw zwembaandiagram te maken:

1. Zet een tijdlijn (in maanden, weken of kwartalen) bovenaan uw document om de totale periode weer te geven waarin u uw proces gaat implementeren.

2. Breng de start van het proces in kaart – markeer de eerste stap of taak die alles in beweging zet door middel van een afgeronde rechthoek.

3. Definieer en vermeld op de verticale as van uw document de belangrijkste entiteiten van uw proces - deze kunnen verwijzen naar afdelingen of functies die de stappen of taken in het proces zullen uitvoeren.

4. Creëer horizontale zwembaancategorieën voor elk van de items beschreven in stap 3 – trek horizontale lijnen over het document om de geïdentificeerde entiteiten te scheiden en label ze dienovereenkomstig aan de linkerkant van de pagina.

5. Voeg de substappen van uw proces toe aan hun overeenkomstige categorie – teken de acties/activiteiten die elke afdeling moet uitvoeren van links naar rechts, in sequentiële volgorde, met behulp van de tijdlijn bovenaan als referentiepunt voor hun positionering.

6. Verbind uw diagram – gebruik lijnen en pijlen om verbindingen tussen rijstroken en trappen toe te voegen.

7. Bevestig je opzet met deelnemers en pas deze dienovereenkomstig aan.

Zodra een definitieve versie van het plan klaar is, kunt u beginnen met het bouwen van de daadwerkelijke visuele weergave met behulp van zwembaandiagramsjablonen of een speciale zwembaandiagramgenerator. De resulterende afbeelding kan worden gepresenteerd aan het hogere management of andere belanghebbenden en worden gebruikt om de voortgang van het plan te volgen bij elke projectbeoordelingsvergadering.

Als je wilt leren hoe je een zwembaandiagram kunt maken met verschillende kantoortools, blader dan door onze verzameling stapsgewijze zelfstudies.

Sjablonen voor zwembaandiagrammen

Waarom een sjabloon voor een zwembaandiagram gebruiken?

Wanneer u een uitvoerbaar processtroomdiagram moet maken, zijn zwembaandiagramsjablonen een van de gemakkelijkste manieren om aan de slag te gaan. Ze bieden een vooraf gebouwd formaat dat u kunt aanpassen met uw eigen gegevens om aan uw behoeften te voldoen, ze vereenvoudigen het creatieproces en helpen u een professioneel ontworpen uitvoer te genereren.

Bespaar tijd en moeite terwijl u informatieve en visueel aantrekkelijke stroomdiagrammen maakt met onze gratis downloadbare zwembaansjablonen. Deze kant-en-klare voorbeelden zijn ontworpen als PowerPoint-dia's en zijn gemakkelijk te bewerken en stellen u in staat om in een mum van tijd presentatieklare afbeeldingen te maken voor die belangrijke directievergaderingen.

Hulpmiddelen voor zwembaandiagrammen

Wat zijn de beste makers van zwembaandiagrammen?

Digitale zwembaandiagrammen zijn ongetwijfeld superieur aan hun handgeschreven tegenhangers, maar hun creatie hangt af van grondig onderzoek en zorgvuldige selectie van de beste zwembaandiagramsoftware vooraf. Hier zijn enkele criteria die u als referentiepunt kunt gebruiken bij het zoeken naar de juiste oplossing:

• het moet gemakkelijk plaats bieden aan verschillende afbeeldingen van zwembaandiagrammen.

• het moet aanpasbare lay-outs bieden.

• het zou standaard stroomdiagramsymbolen moeten bevatten in hun beeldbibliotheken.

• het moet responsieve ontwerpfunctionaliteiten bevatten die de weergave van processen in meerdere fasen en met meerdere deelnemers mogelijk maken.

Krijg toegang tot meer bronnen over het maken van zwembaandiagrammen op onze speciale pagina met zwembaanhulpmiddelen.

Beste praktijken om het meeste uit zwembaandiagrammen te halen

Aangezien een bepaald proces talloze aspecten heeft, zou het visueel weergeven van deze allemaal op een zwembaandiagram resulteren in een rommelige afbeelding die voor uw publiek moeilijk te volgen is. Een goed gemaakt en effectief stroomschema zou zich dan moeten richten op het overbrengen van slechts drie aspecten van uw proces: wie, wat en wanneer.

Om ervoor te zorgen dat uw diagram de juiste informatie weergeeft, volgen hier enkele tips om te overwegen:

• Vormgrootte – psychologisch gezien interpreteren mensen grotere dingen als relevanter. Gebruik verschillende formaten voor verschillende taken om betekenis en structuur toe te voegen aan uw zwembaandiagram. Als u dit doet, kan uw publiek een hiërarchie in uw afbeelding identificeren, waarbij items worden weergegeven door grotere vakken als belangrijker en kleinere als minder belangrijk.

• X-Y-positie – het efficiënt organiseren van informatie op een zwembaandiagram is afhankelijk van twee assen: respectievelijk de horizontale en de verticale. Zorg ervoor dat u bij het schetsen van uw diagram eerst de stroom definieert en pas later de details toevoegt. Het gebruik van de X-as, die horizontaal loopt, om de tijdlijn van uw proces aan te geven, zal de kijkers van uw diagram helpen de volgorde-afhankelijkheid van uw taken beter te begrijpen en zal de algemene richting van de processtroom van links naar rechts bepalen. Zet vervolgens de verschillende deelnemende actoren op de Y-as, die verticaal loopt, om het proces duidelijk in categorieën in te delen en aan te geven wie verantwoordelijk is voor welk werk.

• Detailniveau – als u gegevens aan de zwembanen van uw diagram toevoegt, moet u er rekening mee houden dat minder meer is. Voor presentaties op hoog niveau moet u zich concentreren op het opnemen van alleen cruciale informatie zonder in te gaan op procedurele details om te voorkomen dat de afbeelding te vol wordt en uw publiek op een dwaalspoor wordt gebracht. Met andere woorden, je moet vasthouden aan de elementen "wie" en "wat", zonder in het "hoe" te duiken.

• Duidelijkheid en consistentie – om uw zwembaandiagram gemakkelijk leesbaar te maken, vermijd het gebruik van te veel soorten symbolen, kleuren of connectoren. U moet uw taal ook eenvoudig houden en korte, duidelijke beschrijvingen van uw taken gebruiken.

Met deze aanbevelingen in gedachten bent u helemaal klaar voor het maken van nauwkeurigere zwembaandiagrammen.