Gebruik deze gratis PowerPoint- en Excel-sjablonen om unieke, professionele projectvisuals te maken voor uw volgende vergadering met belanghebbenden.
Effectief projectbeheer gaat niet alleen over het voltooien van taken zodra het initiatief van start gaat, maar ook over het zorgvuldig in kaart brengen van uw strategie om tijd en middelen te besparen. Aangezien uw project voortdurend zal veranderen, helpt een projectbeheersjabloon u om de veranderingen die zich voordoen bij te houden en de kansen op een succesvolle projectoplevering te vergroten.
Een sjabloon voor projectbeheer is een herbruikbare en kant-en-klare projectoverzicht met tijdelijke aanduidingen die projectmanagers helpt bij het documenteren en opzetten van verschillende projectactiviteiten zonder elke keer opnieuw te hoeven beginnen, waardoor herwerk wordt verminderd. Het biedt een voorgeformatteerde projectstructuur door details automatisch in te vullen, zoals:
Taken;
Tijdlijnen;
Afhankelijkheden;
Toegewezenen;
Werkstromen.
Het beheren van projecten in alle soorten en maten is geen gemakkelijke taak. Het is zelfs zo moeilijk dat bijna tweederde van de projecten mislukt, voornamelijk door ineffectieve communicatie, slechte projectplanning en het ontbreken van duidelijke doelen. Bovendien kan het een hele uitdaging zijn om helemaal opnieuw aan een project te werken, dus vertrouwen op projectmanagementsjablonen is duidelijk gunstig voor elke projectmanager.
Door een sjabloon voor projectbeheer te gebruiken, kunnen professionals:
Bespaar tijd bij het starten van nieuwe projecten en werk;
Behandel alle belangrijke projectstappen;
Beheer taken soepel van begin tot eind;
Stem doelen en prioriteiten af tussen teams;
Repeterende processen automatiseren;
Bereiken en behouden van een constante kwaliteit;
Processen en productiviteit in de loop van de tijd optimaliseren;
Volg de voortgang en status van het project;
Breng initiatieven nauwkeurig in kaart en wijs middelen toe.
Kortom, het gebruik van sjablonen voor projectbeheer zal u en uw team klaarstomen voor herhaalbaar succes, terwijl de processen ook efficiënter worden. Rekening houdend met de vele voordelen die deze visuele hulpmiddelen met zich meebrengen, hebben we een verzameling gratis, aanpasbare PowerPoint- en Excel-sjablonen samengesteld die u kunt gebruiken om professionele projectplannen en beoordelingen te maken die ook visueel opvallend zijn.
Met Office Timeline kunt u snel complexe projectgegevens omzetten in duidelijke PowerPoint-afbeeldingen die gemakkelijk te volgen zijn, maar moeilijk te vergeten.
De juiste sjabloon is een mix van verschillende ingrediënten en er zijn veel aspecten waarmee u rekening moet houden: uw branche, bedrijfsgrootte of projectcomplexiteit. Om u te helpen snel aan de slag te gaan, hebben we een lijst samengesteld met de beste PowerPoint-sjablonen voor projectbeheer, van eenvoudige projectplannen tot complexe Gantt-diagrammen en strategische productroadmaps.
U kunt deze sjablonen openen als Excel- en PowerPoint-bestanden en ze aanpassen aan de specifieke behoeften van uw project. Ze zijn gratis en u kunt ze direct downloaden, zonder de verplichting om contactgegevens in te vullen.
Voor de PowerPoint-sjablonen kunt u ze handmatig bewerken door de vormen te verplaatsen of de Office Timeline-invoegtoepassing gebruiken om ze automatisch te bewerken en bij te werken. Het wordt standaard in PowerPoint aangesloten, zodat u uw projectvisuals met slechts een paar klikken kunt maken en ze kunt opslaan als uw eigen gepersonaliseerde sjablonen om keer op keer te gebruiken.
Projecten moeten op een tijdlijn worden beheerd. Mijlpalen zijn belangrijke gebeurtenissen of prestaties die specifieke punten markeren of de voltooiing van belangrijke fasen of deliverables in een project. Projectmanagers kunnen een mijlpaaltracker gebruiken om hun kritieke mijlpalen op te sommen en om de prestaties van het projectteam tegen die tijdlijn te volgen.
Het volgen van de voortgang van belangrijke gebeurtenissen of specifieke punten op een tijdschaal is een goede techniek om de voortgang van een project te volgen. Het stelt projectmanagers ook in staat om te zien of het projectteam op schema ligt om het eindproduct of de uiteindelijke dienst op tijd te leveren en om te bepalen of er aanpassingen nodig zijn om op schema te blijven.
Projectmanagers die teamleden, leidinggevenden en klanten willen informeren over waar een project staat, kunnen de voortgang van alle kritieke activiteiten illustreren en volgen met behulp van een projectstatusrapport.
Projectstatusrapporten geven een overzicht van de belangrijkste deliverables, ontwikkelingen en risico's die aan een project zijn verbonden en helpen de voortgang naar de voltooiing van elke doelstelling te meten.
Projectbeoordelingen worden meestal uitgevoerd aan het einde van een project of een projectfase om de huidige status te evalueren, eventuele geleerde lessen te identificeren en aanbevelingen te doen voor toekomstige projecten. Projectmanagers kunnen beoordelingsrapporten gebruiken om de resultaten van hun beoordelingen te documenteren en te delen.
Deze projectsjablonen tonen een duidelijk overzicht van voltooide, uitstaande en geplande deliverables, inclusief risicobeheerdetails en financiële informatie. Dit maakt het voor hen gemakkelijker om de voortgang te meten en de belangrijkste gegevens die klanten en leidinggevenden willen weten duidelijk te communiceren. Projectbeoordelingsrapporten bevatten doorgaans een projectoverzicht, prestatieanalyse, aanbevelingen en conclusies.
Het opleveren van een project vereist een gedetailleerde planning. Projectplannen moeten de reikwijdte, planning en middelen beschrijven die nodig zijn om het project te voltooien. Ze moeten ook helpen bij het bewaken van de voortgang en het identificeren van problemen, zodat projectmanagers plannen tijdig kunnen bijstellen om ervoor te zorgen dat het project op schema blijft.
Om gemakkelijk bij te houden hoe het project vordert, kunnen projectplannen ook een vergelijking bevatten tussen de geschatte taakdatums en de werkelijke.
Effectief projectmanagement vereist een duidelijk beeld van al het werk dat gepaard gaat met het op tijd opleveren van een project. Een projectplanning stelt professionals in staat om hun project efficiënt per uur te beheren en precies te zien hoeveel tijd er nog over is om een taak te voltooien of dat er werk achterstallig is.
Het projectschema bevat meestal een lijst met alle taken die moeten worden voltooid, hun afhankelijkheden, de middelen die nodig zijn om ze te voltooien en de deadlines voor voltooiing.
Projectmanagement vereist dat alle geplande werkzaamheden of taken worden bijgehouden. Een projecttracker is een visuele tool die kan worden gebruikt om de geplande status te volgen en te vergelijken met de werkelijke status van verschillende belangrijke projectparameters, bijvoorbeeld de voortgang van elke taak ten opzichte van het oorspronkelijke plan.
De tracker moet alle taken, mijlpalen, deadlines, de status van taken, de eigenaar van de taak, het voltooide percentage en de geplande duur versus de werkelijke duur bevatten.
Het kritieke pad van een project is de langste reeks taken die moet worden voltooid van het begin tot het einde van een project. De taken op het kritieke pad worden kritieke activiteiten genoemd, omdat als ze worden uitgesteld, ze een cascade-effect hebben op de projectvoltooiing - de projectvoltooiing zal worden vertraagd.
Projectmanagers moeten identificeren welke taken afhankelijk zijn van voorgaande taken. Om dit te doen kunnen ze een critical path tracker gebruiken die alle taken in een project opsomt, de geplande duur voor elke taak en of de taak afhankelijk is van een andere. Het helpt ook bij het identificeren van de meest kritieke taken en afhankelijkheden en het begrijpen hoe wijzigingen in één taak van invloed kunnen zijn op de algehele projectplanning. Op deze manier kunnen projectmanagers het snelste pad plannen om hun project te voltooien en corrigerende maatregelen nemen om het project op schema te houden.
Agile-projecten vereisen een grondige sprintplanning en -beheer. Een sprint is een korte, tijdgebonden periode, meestal twee tot vier weken, waarin een team werkt om een reeks taken of deliverables te voltooien. Een sprintprojecttracker is nodig om de voortgang van taken tijdens een sprint bij te houden, de sprintachterstand te monitoren en te beheren, taken toe te wijzen aan teamleden, potentiële problemen of blokkades te identificeren en de voortgang van de sprint te communiceren naar belanghebbenden.
Sprint-projecttrackers moeten duidelijk laten zien welke taken gepland zijn tijdens elke sprint, en moeten de startdatum, einddatum en duur van elke taak en het percentage van voltooiing bevatten. Kleurcodes kunnen direct de status van de taken weergeven.
Een projectbudgetplanner-tracker is een tool die wordt gebruikt in projectmanagement om het budget voor een project te plannen en te beheren en om de kosten en financiële prestaties van het project bij te houden. Dit kan het bijhouden van de werkelijke uitgaven omvatten, deze vergelijken met het gebudgetteerde bedrag en het budget indien nodig aanpassen. Het kan ook het voorspellen van toekomstige uitgaven en inkomsten omvatten en het identificeren van potentiële budgettaire problemen of kansen.
Projectmanagers en belanghebbenden kunnen een projectbudgettracker gebruiken om een duidelijk beeld te krijgen van de financiële status van het project en om weloverwogen beslissingen te nemen over budgettoewijzing en -beheer.
Hieronder vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen over sjablonen voor projectbeheer.
Als een nietje in de toolkit van veel projectmanagers, biedt Microsoft Excel een reeks sjablonen die u kunt gebruiken om uw projectplannen te schetsen. Om toegang te krijgen tot deze vooraf gebouwde voorbeelden, opent u eenvoudig het spreadsheetplatform, gaat u naar Nieuw en bladert u door de galerij met beschikbare modellen.
Als geen van de voorbeeldvoorbeelden aan uw specifieke behoeften voldoet, probeer dan uw zoekopdracht te verfijnen door "projectplan" of "projectdiagram" in de zoekbalk boven aan het gedeelte Nieuw te typen en vervolgens op Enter te drukken. Dit zal de verzameling vooraf ontworpen lay-outs van Excel verder filteren waaruit u een voorkeur kunt kiezen voor uw projectplan. Dubbelklik om de sjabloon voor het projectplan te selecteren die u wilt gebruiken en begin deze aan te passen met uw eigen gegevens.
Hoewel ze een vooraf gemaakte structuur bieden om mee te beginnen, zijn de oorspronkelijke projectplansjablonen van Excel vrij eenvoudig en vooral geschikt voor de illustratie van een vrij eenvoudige invoer. Naast hun beperkte gebruiksbereik, vereisen deze ook een aanzienlijke hoeveelheid handmatige opmaak om redelijk redelijke projectbeheervisuals te krijgen die kunnen worden opgenomen in zakelijke presentaties.
Om u deze tijdrovende ongemakken te besparen, hebben we een gevarieerd aanbod van gratis, gebruiksklare Excel-projectbeheersjablonen samengesteld die u eenvoudig kunt aanpassen om zelfs complexe projectplannen op een aantrekkelijke en professionele manier effectief te visualiseren.
Het korte antwoord op deze vraag is ja - ja, dat doet het. De meest nauwkeurige is echter dat Google enkele projectbeheersjablonen aanbiedt via zijn spreadsheetplatform, Google Spreadsheets. Momenteel kunt u slechts 4 ingebouwde, vooraf opgemaakte voorbeelden vinden in de categorie Projectbeheer van de sjabloongalerij van laatstgenoemde. Volg de onderstaande stappen om toegang te krijgen tot deze:
Open Google Spreadsheets.
Klik op het pictogram met de pijl omhoog en omlaag naast de Sjabloongalerij in de rechterbovenhoek van het startscherm.
Blader in de nieuw uitgevouwen galerij omlaag naar de categorie Projectbeheer.
Dubbelklik om een van de projectbeheersjablonen te openen die beschikbaar zijn in deze sectie.
Als u online naar "Google-projectbeheersjablonen" zoekt, leidt uw zoekopdracht u naar andere aangepaste voorbeelden die toch zijn gemaakt met dezelfde tool, namelijk Google Spreadsheets. Het komt erop neer dat al deze sjablonen een gestandaardiseerd spreadsheetformaat hebben, wat nogal beperkend en ongeschikt kan zijn bij het weergeven van rich-data-projecten, omdat de uitvoer saai, rommelig en moeilijk te volgen kan zijn.
Trouwe fans van de tabellay-out die ook tijd en moeite willen besparen bij het plannen van een project, kunnen echter vele andere kant-en-klare en gevarieerde sjablonen vinden op onze speciale pagina over projectbeheer in Excel. Bekijk onze pagina met visuele projectbeheerdiagrammen voor meer visuele, dynamische en flexibele manieren om uw projectgegevens over te brengen aan uitvoerende doelgroepen.
Microsoft Word, dat voornamelijk wordt gebruikt voor tekstverwerkingsdoeleinden, heeft op zich geen ingebouwde visuele projectsjablonen. De enige projectgerelateerde voorbeelden hebben de vorm van vooraf opgemaakte tekst- en tabeldocumenten en zijn toegankelijk door vanuit het startscherm naar Nieuw te gaan, "projectsjabloon" in het zoekvak bovenaan te typen en op Enter te drukken.
Degenen die echter een meer visueel resultaat willen, kunnen handmatig verschillende soorten basisdiagrammen voor projectbeheer maken in Word via de SmartArt- en Shapes-tools. Afhankelijk van het soort projectvisual dat u wilt maken, kunt u het grafische aanbod van Word uit de secties Vormen en SmartArt van het tabblad Invoegen gebruiken.
Kortom, met Microsoft Word kunt u basisbeelden maken voor kleinschalige, persoonlijke projecten met behulp van de grafische hulpmiddelen en met wat vervelend handmatig opmaakwerk. Maar de waarheid is dat het tekstbewerkingsplatform geen goede oplossing is voor professionele vereisten voor visueel projectbeheer. Bezoek onze pagina met projectbeheertools voor meer geschikte, gespecialiseerde en effectieve alternatieven voor dit doel.
Het succesvol opleveren van een project is vaak afhankelijk van het uitvoeren van een evenwichtsoefening tussen het stellen van strategische doelen, agile projectplanning en effectieve communicatie van de stappen die nodig zijn om uw deliverables te bereiken. Dit verklaart de grote verscheidenheid aan sjablonen voor projectbeheer die er zijn, met lay-outs en structuren die afhankelijk zijn van aspecten zoals de branche waarin men opereert, bedrijfsgrootte en projectcomplexiteit. Om degene te kiezen die het beste bij uw doel passen, moet u dus op zoek naar sjablonen waarmee u duidelijk en efficiënt:
Gestelde doelen.
Werkschema's maken.
Taken toewijzen.
Beheer kosten.
Volg de projectstatus.
Om het u gemakkelijker te maken, hebben we een hele verzameling gratis PowerPoint- en Excel-projectbeheersjablonen samengesteld die u kunt gebruiken om plannen te maken, taken te organiseren en de algehele voortgang visueel bij te houden.
Er zijn geen vaste regels voor een eenvoudig projectsjabloon, maar we raden u aan rekening te houden met de volgende aspecten wanneer u er een maakt:
De projectdoelstellingen en -doelen;
De uiteindelijke deliverables;
Overzicht van uit te voeren taken;
Kritieke mijlpalen in de levenscyclus van uw project;
Een overzicht van de projecttijdlijn (vervaldata van uw mijlpalen en taken).
Zodra deze elementen zijn gedefinieerd, kunt u doorgaan met het kiezen van de beste manier om ze te illustreren. Lees meer over de verschillende soorten diagrammen voor projectbeheer die kunnen worden gebruikt om uw gegevens visueel weer te geven of kies een van onze kant-en-klare gratis projectsjablonen om sneller aan de slag te gaan.
Een projectmanagementsjabloon of PM-sjabloon is een vooraf opgemaakt blad, document of afbeelding met tijdelijke aanduidingen die u kunt vervangen door uw eigen gegevens om verschillende projectactiviteiten te documenteren, zoals:
Doelen stellen;
Structureren van de algehele werkverdeling;
Taken toewijzen;
Beheer van kosten;
Middelen toewijzen;
Voortgang en status volgen.
Ondanks dat het vaak wordt gebruikt bij de verwerking en rapportage van projectgegevens, is Microsoft Excel niet het meest effectieve hulpmiddel waar een projectmanager voor kan kiezen in de steeds visuelere projectbeheeromgeving van vandaag. Niet alleen omdat het een nogal inflexibel formaat biedt om uw projectinformatie te structureren, maar ook vanwege de beperkte sjablonen voor projectbeheer die u zou kunnen gebruiken om tijd te besparen bij het organiseren en plannen van uw initiatieven. Om deze vooraf gebouwde voorbeelden te vinden en te openen, opent u eenvoudig het spreadsheetplatform, klikt u op het tabblad Nieuw en typt u "project" in de zoekbalk bovenaan. Dit zijn de weinige resultaten die worden geretourneerd:
Tracker-sjabloon;
Gantt-diagramsjabloon;
Takenlijstsjabloon;
Statusrapportsjabloon;
Budgetsjabloon;
Sjabloon projectplan.
Zoals u waarschijnlijk zelf zult ontdekken, kunnen deze een vrij basale output opleveren en alleen nuttig zijn voor eenvoudige projectplannen. Als u echter wilt leren hoe u de productiviteit van Excel in dit opzicht kunt maximaliseren, bekijk dan onze speciale pagina over projectbeheer in Excel. Degenen die meer gespecialiseerde oplossingen voor projectplanning willen ontdekken, kunnen dat doen op onze pagina met visuele projectbeheertools.
Sjablonen zijn een van de beste tools om te gebruiken in projectbeheer omdat ze:
Stel projectmanagers in staat om taken, rapporten en andere belangrijke details in te stellen zonder elke keer opnieuw te hoeven beginnen, waardoor herwerk wordt verminderd.
Sta gebruikers toe om individuele weergaven en rapporten te produceren die specifieke informatie weergeven wanneer dat nodig is, als de sjabloon aanpasbaar is.
Zorg ervoor dat elke relevante projectdeelnemer met de juiste structuur en format begint.
Verklein het risico dat essentiële informatie wordt gemist.
Help een gestandaardiseerd proces te creëren om terugkerend werk consistent te houden.
Met zulke positieve resultaten om van te profiteren, wat is er niet leuk aan sjablonen? Haal inspiratie uit onze verzameling gratis, aanpasbare sjablonen voor projectbeheer en gebruik ze allemaal om een nieuw project succesvol te starten.
Om nog meer sjablonen te ontdekken die passen bij een breed scala aan projectbeheerbehoeften, kunt u de lichtgewicht PowerPoint-projectplanner-invoegtoepassing Office Timeline uitproberen. De tool wordt geleverd met een rijke galerij met vooraf gebouwde voorbeelden van projectplannen die u eenvoudig kunt aanpassen als presentatieklare PowerPoint-dia's, en helpt u ook bij het maken en opslaan van uw eigen voorbeelden die u voor toekomstig werk kunt gebruiken.
Office Timeline is een bekroonde tool voor projectbeheer voor PowerPoint met tientallen sjablonen die eenvoudig kunnen worden aangepast tot unieke, professionele projectvisuals.
