Projektplan-Vorlage

Das Erstellen eines Projektplans ist ein kritischer erster Schritt, wenn Sie ein Projekt beginnen. So wichtig es auch ist, es kann schwierig, zeitaufwändig und ziemlich einschüchternd sein, insbesondere wenn Sie mit komplexen Daten und stressigen Fristen umgehen müssen. Ein effektiver Planungsprozess und eine gute Projektplan-Vorlage können Ihnen die Arbeit erleichtern.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir einen kurzen Leitfaden für eine effektive Planung sowie eine kostenlose herunterladbare Projektplan-Vorlage für PowerPoint zusammengestellt, die Sie für einfache Projekte verwenden oder um wichtige Daten an wichtige Interessengruppen weiterzugeben. Lasst uns beginnen!

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist ein Dokument, das den Umfang Ihres Projekts definiert, seine Ziele umreißt und die Aktivitäten und Leistungen behandelt, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich sind. Der Plan kann die Form einer Tabelle oder einer visuellen Zeitleiste haben. Ein Zeitleiste-Layout macht es einfacher, auf einen Blick zu verstehen und den Zeitplan an Teammitglieder, Führungskräfte und Kunden zu kommunizieren.

Warum ist ein Projektplan wichtig?

Vereinfacht gesagt haben Projekte mit einer guten Projektplanvorlage statistisch eine höhere Erfolgsquote. Hier ist der Grund:

• Ein Projektplan bietet eine gemeinsame Vision für das, was das Projekt erreichen wird;
• Es organisiert die Arbeit und kann verwendet werden, um zu verhindern, dass irrelevante Arbeiten legitime Projektaufgaben verzögern;
• Ein gutes Beispiel für einen Projektplan gibt Klarheit über die Verantwortlichkeiten von Teammitgliedern und anderen Stakeholdern, die zu den Projektzielen beitragen;
• Es kann ein sehr leistungsfähiges Kommunikationswerkzeug sein, das verbale Interaktionen ergänzt. Dies ist eine wichtige schriftliche Referenz für das Team und kann auch bei Kunden und anderen Interessengruppen verwendet werden.

Was gehört alles zu einem Projektplan-Vorlage?

Eine effektive Projektplanvorlage umfasst Details, die das "Was", "Warum", "Wann" und "Wie" des Projekts beantworten. Projektplanbeispiele können in Bezug auf Tiefe und Komplexität variieren, beinhalten jedoch in der Regel mindestens:

• Eine Zusammenfassung oder ein Projektstatement
• Schlüsselrollen und Verantwortlichkeiten
• Schlüsselaktivitäten (Aufgaben), die erledigt werden müssen
• Wichtige Leistungen, die während des Projektlebenszyklus erforderlich sind
• Projektzeitplan und wichtige Meilensteine
• Benötigte Ressourcen, um die Projektziele zu erreichen

Wie erstellt man einen Projektplan?

Nachdem Sie nun wissen, was ein typisches Beispiel für einen Projektplan beinhaltet, ist es an der Zeit, Ihren eigenen Plan zu erstellen. Hier die Schritte für eine erfolgreiche Projektplanung:

1. Beteiligte identifizieren. Jedes Projekt hat mehrere Stakeholder und es ist wichtig, diese von Anfang an im Auge zu behalten, auch wenn nicht alle von ihnen an den Details des Projekts beteiligt sind. Zu den Projektbeteiligten gehören in der Regel Ihr Kunde, die Endbenutzer, Ihr Unternehmen und sein Management sowie das für den Abschluss des Projekts verantwortliche Team.
2. Erklären Sie den Beteiligten das Projekt. Verwenden Sie diese Diskussion, um den Wert des Projekts zu bestimmen, Ziele zu setzen und den Projektumfang, das Budget und den Zeitplan festzulegen.
3. Definieren und priorisieren Sie Projektziele. Eine effektive Projektplan-Vorlage beginnt mit klaren, klar definierten und klar priorisierten Zielen. Ohne sie haben die für Ihr Projekt festgelegten Aufgaben, Meilensteine und Fristen keine Verankerung.
4. Rollen und Verantwortlichkeiten klären. Legen Sie genau fest, wer am Projekt teilnimmt und welche Rolle sie spielen wird. Entscheiden Sie, wer für verschiedene Phasen oder Teile des Projekts verantwortlich ist, wer die Arbeit vor der Fertigstellung genehmigt, wer die Entscheidungen auf hoher Ebene trifft und wer über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden muss.
5. Skizzieren Sie das Projekt. Unterteilen Sie das Projekt ausgehend von den Projektzielen in Ergebnisse und Aufgaben, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich sind, und listen Sie auf, wer mit diesen Aufgaben beauftragt wird. Vergessen Sie nicht, Meilensteine hinzuzufügen, um Check-in-Punkte oder wichtige Ereignisse während des gesamten Projekts zu definieren.
6. Erstellen Sie eine Zeitleiste des Projekts. Ein gut abgebildeter Zeitstrahl dient als Leitfaden nicht nur in der Planungsphase, sondern durch den gesamten Projektmanagementprozess. Nachdem Sie Ihre Ziele, Aufgaben, Meilensteine und Rollen bereits skizziert haben, platzieren Sie diese Details in einem visuellen Zeitstrahl, um leicht die geschätzte Zeit anzuzeigen, die jedes Teammitglied für jede Aufgabe aufwenden sollte, sowie die Fälligkeit wichtiger Leistungen. Für Sie und Ihr Team können Sie mit einer Projektplanungssoftware auf einfache Weise einen detaillierten Zeitplan aller anfallenden Aktivitäten erstellen, während Sie für die Kundenkommunikation eine einfache, vertraute Projektplanvorlage für PowerPoint wie das Beispiel oben auf dieser Seite verwenden können.

Warum unsere Projektplan-Vorlage verwenden?

Die kostenlose Projektplanvorlage für PowerPoint wurde für Fachleute entwickelt, die visuelle, leicht verständliche Pläne für Kunden, Manager und andere Projektbeteiligte erstellen müssen. Die Zeitplanvorlage ist eine schnelle und einfache Alternative zu komplexen Projektmanagement-Tools und kann als Ausgangspunkt für jedes Projekt dienen.

Diese als bearbeitbare PowerPoint-Folie erstellte Zeitleistenvorlage zum Herunterladen ist einfach zu teilen und kann von jedem geöffnet und aktualisiert werden, der über das beliebte Präsentationstool verfügt. Dank seines visuellen Layouts ermöglicht das Projektplan-Beispiel Ihrem Publikum, wichtige Daten auf den ersten Blick zu verstehen und eignet sich gut für die Präsentation vor vielbeschäftigten Stakeholdern.

Darüber hinaus kann die Projektplanvorlage für mehr als das Anlegen einer Projektzeitleiste verwendet werden. Da es einfach zu aktualisieren und anzupassen ist, kann es während der gesamten Projektlaufzeit problemlos wiederverwendet werden, um den Fortschritt bei Statusmeetings, Planungsüberprüfungen und auf Projekt-Scorecards zu kommunizieren.

So holen Sie das Beste aus der Projektplan-Vorlage heraus

Die kostenlose Projektplan-Vorlage kann wie jede andere .pptx-Folie bearbeitet oder sofort mit Office Timeline, einem einfachen Projektplanungs-Add-In für PowerPoint, aktualisiert werden.

Mit der Pro+ Edition des Add-Ins können Sie diesen Beispielprojektplan mit nur wenigen Klicks aktualisieren und anpassen oder sogar innerhalb weniger Minuten neue Projektplanvorlagen von Grund auf neu erstellen. Es kann Funktionen wie das automatische Anzeigen der Dauer und des abgeschlossenen Prozentsatzes jeder Aufgabe, das Aktualisieren von Daten und Zeitrahmen per Drag & Drop oder das Anpassen der Zeitskala für eine einfachere Planung aktivieren.

Sie können die kostenlose Version des Add-Ins verwenden, um schnell eine einfache Zeitleiste zu erstellen, oder Sie können unsere 14-tägige Testversion verwenden, um diese Projektplanvorlage sofort zu aktualisieren, da Daten aus Microsoft Project oder Excel direkt darin importiert werden können. Dies macht es einfach, Projektplanfolien schnell zu erstellen, indem vorhandene Daten aus Ihren primären Projektmanagement-Tools verwendet werden.