Modèle d'ordre du jour de réunion

Toute réunion, qu'il s'agisse d'une mise à jour d'équipe, d'un examen des parties prenantes ou d'une conférence, nécessite un peu de planification et un bon ordre du jour de réunion. Combien de fois avez-vous assisté à une réunion qui a duré trop longtemps, qui a été détournée ou qui s'est terminée sans parvenir à une conclusion utile? Combien de fois êtes-vous parti à la fin d'une réunion en pensant «Cela aurait pu être un e-mail»?

Avec un modèle d'ordre du jour de réunion efficace, la probabilité que cela se produise sera beaucoup plus faible.

Comment un calendrier ou un ordre du jour de réunion peut-il vous aider?

Conçu correctement, un calendrier ou un ordre du jour jouera un rôle essentiel dans le succès de la réunion. Voici pourquoi:

• Il clarifie les objectifs. Un exemple d'ordre du jour de réunion efficace, que ce soit pour un enregistrement rapide, une réunion de parties prenantes ou une conférence, fixe des objectifs clairs et permet aux participants d'avoir une bonne compréhension du «quoi» et du «pourquoi» de la session avant son début.
• Il définit des attentes. Un modèle de programme de réunion clair aidera également à définir les attentes et à clarifier les responsabilités à la fois avant le début et après la fin de la session.
• Cela aide tout le monde à rester sur la bonne voie. Un bon modèle d'ordre du jour de réunion définit le rythme de la session, aide les participants à rester concentrés et à éviter les distractions, et peut servir d'outil de gestion du temps, empêchant les réunions improductives. S'il est conçu comme une ligne du temps visuelle, il sera très facile à lire au premier coup d'œil et peut être utilisé avec succès pendant la réunion pour garder tout le monde sur la bonne voie.
• Agit comme point de référence. Des jours ou des semaines après une réunion importante, il peut être difficile de se souvenir exactement de ce qui a été discuté. Avec un calendrier de réunions sur lequel revenir, surtout s'il est mis à jour pour inclure de courtes notes des décisions prises ou des conclusions clés, vous aurez un point de référence clair à utiliser comme un rappel.

Comment créer un ordre de jour de réunion?

Que vous planifiez une courte réunion d'équipe d'une heure ou que vous recherchiez un modèle de programme de conférence pour des événements qui durent plusieurs jours, vous pouvez utiliser ces étapes pour créer votre ordre du jour de réunion:

1. Identifiez les objectifs de la réunion. Lorsque vos objectifs sont clairs, vous pouvez vous assurer que chaque tâche ou sujet de discussion que vous souhaitez couvrir est lié à l'objectif principal de votre réunion.
2. Répertoriez les sujets de votre réunion sous forme de tâches ou de questions. Cela vous aidera à être précis et à éviter les points à l'ordre du jour qui ne mèneront nulle part. Garder tout clair et concis garantira également que votre réunion ou conférence respectera le calendrier.
3. Estimez des temps réalistes pour chaque élément inclus dans votre modèle de calendrier de réunion. Tenez compte du temps qu'il faudra pour introduire un sujet, répondre aux questions, évaluer les solutions possibles, etc. Pour les calendriers de réunions sur plusieurs jours, n'oubliez pas de prendre également en compte les temps de pause.
4. Identifiez les animateurs de discussion. S'il y aura plusieurs orateurs, notez qui dirigera chaque sujet. Cela facilitera le bon déroulement de la réunion ou de la conférence et garantira que chacun connaît ses responsabilités et le moment où il doit parler.
5. Créez une ligne de temps. Une chronologie visuelle similaire à l'exemple d'ordre du jour de réunion en haut de cette page sera beaucoup plus facile à suivre à la fois par vous et par le reste des participants, sans oublier qu'il peut également ajouter une touche d'élégance à votre calendrier.

Utilisez notre modèle d'ordre du jour pour votre prochaine réunion

Notre modèle gratuit d'ordre du jour de réunion a été conçu pour vous aider à planifier et à organiser un calendrier ou un itinéraire de réunion. Le modèle de ligne du temps a été conçu comme une diapositive PowerPoint native, ce qui facilite la communication de votre ordre du jour à vos collègues, membres de l'équipe, invités, présentateurs et autres participants à la réunion.

L'exemple d'ordre du jour de la réunion a été créé comme une frise chronologique pour fournir aux professionnels et à leurs publics un graphique clair et facile à suivre de toutes les activités prévues. La mise en page est bien adaptée pour visualiser les activités de réunion qui peuvent avoir des conflits ou qui peuvent se chevaucher avec d'autres événements programmés. Ce modèle de programme de réunion a été créé pour fournir une vue de haut niveau d'une conférence de plusieurs jours, mais peut être utilisé pour planifier des réunions qui durent moins d'une journée ou même moins d'une heure.

Gagnez du temps avec le modèle d'ordre du jour de réunion

La création d'une ligne de temps de réunion visuelle pour les évaluations des clients, les séminaires, les sessions de formation, les conférences, les ateliers ou d'autres événements peut prendre beaucoup de temps. Notre modèle d'ordre du jour de conférence gratuit est un outil pour accélérer le travail de création d'un tableau de réunion clair et précis en quelques clics. Vous pouvez télécharger le modèle gratuitement et le modifier manuellement directement dans PowerPoint, ou vous pouvez le personnaliser et le mettre à jour sans effort avec Office Timeline. Office Timeline est un complément PowerPoint qui permet aux professionnels de créer instantanément de magnifiques chronologies et autres visuels de planification. Vous pouvez utiliser la version gratuite pour démarrer rapidement ou l'édition Pro+ plus avancée pour créer des visuels puissants qui permettent à vos réunions de se démarquer.

Le modèle d'ordre du jour de la réunion est facilement personnalisable à l'aide des fonctions de glisser-déposer du complément PowerPoint, de sorte que la mise à jour de la frise chronologique pour s'adapter à tout changement qui se produit au cours de la planification d'une réunion - ou même pendant la réunion - peut être effectuée étonnamment rapidement. Office Timeline vous permet de modifier immédiatement l'exemple de programme de réunion au fur et à mesure que les plans évoluent ou que l'ordre du jour change. Il s'intègre également à Microsoft Excel, de sorte que tous les programmes de conférence ou de réunion créés dans Excel peuvent être importés dans PowerPoint et rapidement mis à jour d'un simple clic lorsque les données Excel changent.

Utilisez ce modèle d'ordre du jour pour créer une vue d'ensemble de haut niveau de votre réunion. Il peut être imprimé ou envoyé par courrier électronique aux participants et aux orateurs de votre réunion afin de définir clairement l'emploi du temps quotidien. Une fois personnalisé et stylisé pour correspondre à vos préférences, le modèle peut être réutilisé pour toutes les futures réunions où vous souhaiterez peut-être utiliser une ligne du temps visuelle.