Modèle de liste de tâches

Le journaliste et écrivain de comédie H. Allen Smith a un jour pensé que la passion pour la création de listes de tâches est ce qui sépare les humains des primates inférieurs. Bien que nous ne contestions pas les nombreuses autres qualités de notre espèce, la capacité à exécuter des scénarios mentaux et à planifier nos tâches à l'avance nous a probablement donné un avantage évolutif majeur au cours des millénaires.

À mesure que la complexité de notre société et de nos interactions augmentait, le besoin d'un système garantissant que nous pouvons assumer nos responsabilités de manière efficace et dans les délais impartis augmentait. Une de ces solutions est la frise chronologique de la liste des tâches, qui est également la réponse à la question «qu'obtenez-vous si vous croisez une liste de tâches avec un calendrier?».

Pourquoi aimons-nous tant faire des listes de tâches quotidiennes?

Si vous deviez demander au Dr David Cohen, la popularité des liste choses à faire est profondément enracinée dans notre psychologie. Par conséquent, la liste des tâches est l'outil parfait pour :

• Réduire l'anxiété causée par l'incertitude de la vie quotidienne ;
• Nous conférons un sens de la structure ;
• Prouvez que nous avons accompli quelque chose.

Et ce n'est pas tout, car d'autres études montrent que les gens gèrent les tâches plus efficacement s'ils sont autorisés à noter une liste avec les activités à l'avance. Rares sont ceux qui pensent encore que le suivi du temps de travail à l'aide d'un modèle de liste de tâches étouffe la créativité. En réalité, le manque de structure est le véritable ennemi de la productivité, car les tâches inachevées s'accumulent avec la vitesse d'une boule de neige qui roule en descente, et l'anxiété croissante est le véritable coup de grâce.

Comment démarrer une liste de tâches?

Lorsque vous décidez de vous simplifier la vie en créant une liste de tâches à faire il est important de commencer du bon pied, car cela garantit que votre liste ne sera pas seulement un catalogue sans fin d’activités pour lesquelles vous vous sentez coupable. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider:

• Essayez une ou deux applications de gestion de tâches avant de trouver celle qui correspond à vos besoins. Même la meilleure application d’une liste de tâches peut être trop complexe ou trop basique pour vos besoins, et il est important que vous vous sentiez à l'aise avec elle, sinon vous cesserez probablement de l'utiliser complètement. Par ailleurs, les application gestion des tâches quotidiennes en ligne sont supérieures à leurs homologues sur papier grâce à des fonctionnalités telles que les rappels, la personnalisation facile, la collaboration et le stockage dans le cloud.
• Lorsque vous avez besoin de créer plus d'une liste - et vous le ferez - recherchez des applications qui vous permettent de créer un modèle de liste de tâches réutilisable. Les modèles de liste de choses à faire vous permettent de passer moins de temps à manipuler la conception et les éléments, et plus de temps à rayer ledit élément.
• Utilisez des applications gestion des tâches qui vous permettent de définir des dates d'échéance pour les tâches plutôt qu'une simple liste de contrôle chaque fois que vous le pouvez, même si tous les éléments ne nécessitent pas vraiment une date d'achèvement précise et rapide. Cela vous permet de comprendre comment hiérarchiser les activités et faire des ajustements en cas de conflits d'horaire.
• N'utilisez pas les application organisation tâches pour des objectifs globaux ou des résultats souhaitables difficiles à estimer et à quantifier. Au lieu de cela, concentrez-vous sur des listes des tâches gestion de projet qui peuvent être accomplies et rayées.
• Vérifiez fréquemment votre liste de chose à faire application. Même un calendrier parfaitement compilé ne vous aidera pas à améliorer la productivité si vous ne vous en tenez pas au plan et commencez à travailler sur des choses aléatoires.

Suivi de la gestion de projet avec listes de tâches

L'utilisation de listes de tâches projet pour suivre l'avancement n'est pas entièrement différente de l'utilisation de ces outils pour optimiser votre propre calendrier. Si votre modèle de liste de tâches est au format du frise chronologique, il vous suffit de vous assurer que vous définissez des dates d'échéance réalisables pour les activités en cours. La principale différence dans le cas de la liste de tâches de projet de groupe est que chaque activité doit être affectée à un membre ou à une équipe spécifique.

Vous pouvez également créer une liste de tâches des employés pour simplifier le travail d'allocation des tâches de chacun à la main à chaque fois. En même temps, assurez-vous que les informations pertinentes pour chaque tâche sont disponibles pour l’équipe ; les annotations cryptiques peuvent fonctionner pour la liste des choses à faire avant de mourir, mais vous serez constamment invité à apporter des clarifications si les instructions prêtent à confusion.

Avantages du suivi des équipes sur un modèle de ligne du temps des tâches

Lorsqu'il s'agit de choisir les solutions optimales de suivi du temps de gestion de projet, nous pensons que rien ne vaut les frises chronologiques  et les diagrammes de Gantt. Dans la version de swimlane diagramme, ces solutions de visualisation de données permettent de déterminer immédiatement quelle équipe gère quel côté du travail, si elles sont sur la bonne voie ou si un rééchelonnement est nécessaire, l'impact des changements sur les autres étapes du projet, etc.

La communication entre le PM, les collaborateurs, les parties prenantes et les cadres est également facilitée par ces outils de liste de tâches de projet, grâce à leur nature intuitive, et l'utilisation d'un modèle de frise chronologique conçu par des professionnels peut vraiment accélérer les choses.

Le modèle de liste de tâches peut être téléchargé gratuitement et vous pouvez mettre à jour les éléments par défaut avec les spécificités de votre projet dans PowerPoint, mais il est beaucoup plus facile et rapide de le faire avec le complément Office Timeline. Évitez de prendre du retard sur vos projets de travail, restez au courant des progrès des équipes que vous dirigez ou apportez simplement plus de structure dans votre vie avec l'aide de notre chronologie des tâches!