Le journaliste et écrivain de comédie H. Allen Smith a un jour pensé que la passion pour la création de listes de tâches est ce qui sépare les humains des primates inférieurs. Bien que nous ne contestions pas les nombreuses autres qualités de notre espèce, la capacité à exécuter des scénarios mentaux et à planifier nos tâches à l'avance nous a probablement donné un avantage évolutif majeur au cours des millénaires.
À mesure que la complexité de notre société et de nos interactions augmentait, le besoin d'un système garantissant que nous pouvons assumer nos responsabilités de manière efficace et dans les délais impartis augmentait. Une de ces solutions est la frise chronologique de la liste des tâches, qui est également la réponse à la question «qu'obtenez-vous si vous croisez une liste de tâches avec un calendrier?».
Si vous deviez demander au Dr David Cohen, la popularité des liste choses à faire est profondément enracinée dans notre psychologie. Par conséquent, la liste des tâches est l'outil parfait pour :
Et ce n'est pas tout, car d'autres études montrent que les gens gèrent les tâches plus efficacement s'ils sont autorisés à noter une liste avec les activités à l'avance. Rares sont ceux qui pensent encore que le suivi du temps de travail à l'aide d'un modèle de liste de tâches étouffe la créativité. En réalité, le manque de structure est le véritable ennemi de la productivité, car les tâches inachevées s'accumulent avec la vitesse d'une boule de neige qui roule en descente, et l'anxiété croissante est le véritable coup de grâce.
Lorsque vous décidez de vous simplifier la vie en créant une liste de tâches à faire il est important de commencer du bon pied, car cela garantit que votre liste ne sera pas seulement un catalogue sans fin d’activités pour lesquelles vous vous sentez coupable. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider:
L'utilisation de listes de tâches projet pour suivre l'avancement n'est pas entièrement différente de l'utilisation de ces outils pour optimiser votre propre calendrier. Si votre modèle de liste de tâches est au format du frise chronologique, il vous suffit de vous assurer que vous définissez des dates d'échéance réalisables pour les activités en cours. La principale différence dans le cas de la liste de tâches de projet de groupe est que chaque activité doit être affectée à un membre ou à une équipe spécifique.
Vous pouvez également créer une liste de tâches des employés pour simplifier le travail d'allocation des tâches de chacun à la main à chaque fois. En même temps, assurez-vous que les informations pertinentes pour chaque tâche sont disponibles pour l’équipe ; les annotations cryptiques peuvent fonctionner pour la liste des choses à faire avant de mourir, mais vous serez constamment invité à apporter des clarifications si les instructions prêtent à confusion.
Lorsqu'il s'agit de choisir les solutions optimales de suivi du temps de gestion de projet, nous pensons que rien ne vaut les frises chronologiques et les diagrammes de Gantt. Dans la version de swimlane diagramme, ces solutions de visualisation de données permettent de déterminer immédiatement quelle équipe gère quel côté du travail, si elles sont sur la bonne voie ou si un rééchelonnement est nécessaire, l'impact des changements sur les autres étapes du projet, etc.
La communication entre le PM, les collaborateurs, les parties prenantes et les cadres est également facilitée par ces outils de liste de tâches de projet, grâce à leur nature intuitive, et l'utilisation d'un modèle de frise chronologique conçu par des professionnels peut vraiment accélérer les choses.
Le modèle de liste de tâches peut être téléchargé gratuitement et vous pouvez mettre à jour les éléments par défaut avec les spécificités de votre projet dans PowerPoint, mais il est beaucoup plus facile et rapide de le faire avec le complément Office Timeline. Évitez de prendre du retard sur vos projets de travail, restez au courant des progrès des équipes que vous dirigez ou apportez simplement plus de structure dans votre vie avec l'aide de notre chronologie des tâches!
Utilisez le complément PowerPoint Office Timeline pour mettre à jour rapidement ces modèles de ligne du temps ou créer vos propres graphiques de projet. Modifiez facilement les textes, les dates, les couleurs, les formes et les styles de votre frise chronologique, directement depuis PowerPoint.