Diagramme à couloirs - Définitions, utilisations, exemples

Qu'est-ce qu'un diagramme à couloirs ?

Un diagramme à couloirs est un type d'organigramme qui décrit qui fait quoi dans un processus donné. Basé sur l'analogie des couloirs dans une piscine, un diagramme à couloirs place les étapes du processus dans les «couloirs» horizontaux ou verticaux d'un service, d'un groupe de travail ou d'un employé en particulier, assurant ainsi clarté et responsabilité. Soulignant les connexions et les communications entre ces voies, il peut servir d'indicateur de gaspillage, de redondance et d'inefficacité dans un processus.

Historique et utilité des diagrammes à couloirs

Ce type d'organigramme est également connu sous le nom de diagramme transversal (les couloirs étant appelés «bandes fonctionnelles») ou de diagramme Rummler-Brache, d'après les auteurs qui ont développé le premier modèle. En 1990, Geary Rummler et Alan Brache ont documenté le concept des diagrammes de couloirs dans leur travail «Processus améliorés». Les deux se sont appuyés sur les diagrammes de processus à plusieurs colonnes déjà existants (une variante des premiers organigrammes de processus apparus dans les années 1940) pour préciser les processus qui impliquent plus d'une unité ou d'un service.

Les couloirs (également appelés «couloirs de nage») représentent un élément précieux dans les diagrammes de flux de processus (DFP), ainsi que dans ce que l’on appelle le Business Process Model and Notation (BPMN) et son homologue de conception de logiciels - Unified Modeling Language (UML). Ils introduisent des lignes parallèles (verticales ou horizontales) pour regrouper les étapes du processus par acteur (qui peut être un service, un groupe de travail, un employé ou même un système d'information). Un diagramme à couloirs décrit non seulement les processus désignés pour un acteur spécifique, mais il montre également comment différents acteurs interagissent pour maintenir un processus en marche efficacement.

Caractéristiques des diagrammes à couloirs

Un diagramme à couloirs typique repose généralement sur une série de formes et de symboles standard. Ceux-ci sont:

• Points de début/fin – signalant respectivement le début et la fin d'un flux de processus, ces éléments sont caractérisés par un rectangle aux coins arrondis.

• Forme de décision – représentée visuellement par un losange, elle marque une question ou une décision qui doit être prise.

• Forme d'activité – un rectangle représentant une action ou une tâche.

• Entrée ou sortie – se référant à toute information entrée ou produite à partir du flux de processus, ces éléments sont rendus à travers des parallélogrammes.

• Document – il représente tout document nécessaire dans le flux de processus et a la forme d'un rectangle avec une ligne ondulée en bas.

• Connecteur - indiquant si le diagramme est connecté à un autre organigramme, il se présente sous la forme d'un petit cercle.

Quel est le but d'un diagramme à couloirs ?

Fournissant une représentation facile à lire des responsabilités au sein d'un processus, un diagramme à couloirs peut servir les objectifs suivants:

• Pour décrire un certain processus du début à la fin en le divisant en sections spécifiques.

• Communiquer et mettre en évidence quelles étapes de processus ou sous-processus sont assignés à un acteur particulier au sein d'une organisation, aidant ainsi toutes les personnes impliquées à savoir qui fait quoi.

• Identifier les goulots d'étranglement et autres inefficacités, ce qui permet à son tour de détecter les redondances entre les différentes voies, les étapes duplicatives, les retards de processus ou les contraintes de capacité qui peuvent être ultérieurement traités et résolus. Tout cela conduit à des performances et une qualité accrues.

• Mieux structurer un processus donné et tenir compte de l'évolution des circonstances, comme la dotation en personnel ou les changements technologiques.

• Fournir un modèle formel d'intégration des processus entre les équipes et les départements, ce qui se traduit par des flux de travail plus clairs et mieux organisés sur une base continue.

Exemples de diagrammes à couloirs

Traiter tout type de processus impliquant plusieurs parties est une excellente occasion de le documenter à l'aide de diagrammes à couloirs. Les organisations de divers secteurs et industries peuvent les utiliser pour montrer clairement leurs processus internes de gestion d'une initiative spécifique et pour mettre en œuvre un modèle de flux de travail standard. Compte tenu des divers objectifs qu'ils peuvent servir, les diagrammes à couloirs ont évolué pour inclure plusieurs sous-types spécifiques, tels que :

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Diagrammes d'activités à couloirs

Décrivant comment les activités sont coordonnées pour créer un flux de travail.

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Cartes de processus à couloirs

Documentant un processus particulier basé sur des tests de scénarios et des évaluations hypothétiques.

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Diagrammes de flux transversaux

Montrant comment les micro-processus sont séquentiellement liés ensemble dans une opération, ils décrivent les attributs de processus plus complexes; il y a plusieurs types d'organigrammes transversaux: les organigrammes matriciels, de déploiement et d'opportunité.

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Comment créer un diagramme à couloirs

Un diagramme à couloirs ou interfonctionnel utilise des couloirs et d'autres symboles standard pour identifier qui est responsable de quelles parties d'un processus. En attribuant des tâches spécifiques aux principaux participants et en illustrant comment ces différents agents interagissent pour mener à bien le processus, les diagrammes à couloirs fournissent une carte facile à lire des responsabilités dans ce cadre donné.

Pour commencer à décrire un diagramme à couloirs, vous devez tenir compte des aspects suivants :

• Quel est l'objectif primordial que vous souhaitez atteindre ?

• Quelle est la durée pendant laquelle vous visez à atteindre le résultat souhaité ?

• Quelles initiatives devraient être utilisées pour atteindre l'objectif que vous vous êtes fixé ?

  Après avoir déterminé ces composants principaux, décomposez le travail global en étapes exploitables (sous-processus) et définissez clairement les limites entre eux. Pour un processus existant, recherchez ses étapes et montrez les interconnexions, les communications et les transferts entre elles. Pour un nouveau processus à modéliser, délimitez les actions spécifiques qui amélioreraient la qualité et l'efficacité.

• Qui sont les principaux participants qui seront impliqués dans le processus ?

Une fois les éléments ci-dessus établis, suivez ces sept étapes pour créer votre diagramme à couloirs :

1. Définissez une chronologie (en mois, semaines ou trimestres) en haut de votre document pour représenter la période globale pendant laquelle vous mettrez en œuvre votre processus.

2. Cartographiez le début du processus - marquez la première étape ou tâche qui le met en mouvement à travers un rectangle arrondi.

3. Sur l'axe vertical de votre document, définissez et répertoriez les principales entités de votre processus - celles-ci peuvent faire référence à des départements ou des fonctions qui exécuteront les étapes ou les tâches du processus.

4. Créez des catégories de couloirs horizontaux pour chacun des éléments décrits à l'étape 3 - tracez des lignes horizontales sur le document pour séparer les entités identifiées et étiquetez-les en conséquence sur le côté gauche de la page.

5. Ajoutez les sous-étapes de votre processus dans leur catégorie correspondante - dessinez les actions/activités que chaque département doit faire de gauche à droite, dans un ordre séquentiel, en utilisant la chronologie en haut comme point de référence pour leur positionnement.

6. Connectez votre diagramme - utilisez des lignes et des flèches pour ajouter des connexions entre les voies et les marches.

7. Confirmez votre plan avec les participants et ajustez-le en conséquence.

Une fois qu'une version finale du plan est prête, vous pouvez commencer à créer sa représentation visuelle réelle à l'aide de modèles de diagramme à couloirs ou d'un générateur de diagramme à couloirs dédié. Le graphique résultant peut être présenté à la haute direction ou à d'autres parties prenantes et utilisé pour suivre l'avancement du plan à chaque réunion d'examen du projet.

Si vous souhaitez apprendre à créer un diagramme à couloirs à l'aide de divers outils bureautiques, parcourez notre collection de didacticiels pas à pas.

Modèles de diagramme à couloirs

Pourquoi utiliser un modèle de diagramme à couloirs ?

Lorsque vous devez produire un organigramme de processus exploitable, les modèles de diagramme à couloirs sont l'un des moyens les plus simples de démarrer. Offrant un format prédéfini que vous pouvez personnaliser avec vos propres données en fonction de vos besoins, ils simplifient le processus de création et vous aident à générer une sortie conçue par des professionnels.

Économisez du temps et des efforts tout en créant des organigrammes informatifs et visuellement attrayants avec nos modèles de diagramme à couloirs  téléchargeables gratuitement. Conçus sous forme de diapositives PowerPoint, ces exemples prédéfinis sont facilement modifiables et vous permettent de créer des graphiques prêts à être présentés pour ces réunions de direction importantes en un rien de temps.

Outils de diagramme à couloirs

Quels sont les meilleurs créateurs de diagrammes à couloirs ?

Les diagrammes à couloirs numériques sont sans aucun doute supérieurs à leurs homologues manuscrits, mais leur création dépend à l'avance d'une recherche approfondie et d'une sélection minutieuse du meilleur logiciel de diagramme à couloirs. Voici quelques critères à utiliser comme points de référence lors de la recherche de la bonne solution :

• il devrait facilement s'adapter aux représentations de diagrammes à couloirs.

• il devrait fournir des mises en page modifiables.

• il devrait comporter des symboles d'organigramme standard dans leurs bibliothèques d'images.

• il devrait inclure des fonctionnalités de conception réactive qui permettent la représentation de processus multi-étapes et multi-participants.

Accédez à plus de ressources sur les créateurs de diagrammes à couloirs  sur notre page dédiée aux outils de diagrammes à couloirs.

Meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti des diagrammes à couloirs

Étant donné qu'un processus donné a d'innombrables aspects, les représenter visuellement tous sur un diagramme à couloirs entraînerait un graphique encombré qui serait difficile à suivre pour votre public. Un organigramme bien conçu et efficace devrait alors se concentrer sur la transmission de seulement trois aspects de votre processus : qui, quoi et quand.

Pour vous assurer que votre diagramme communique les bonnes informations, voici quelques conseils à prendre en compte :

• Taille de la forme - psychologiquement, les gens interprètent les choses plus grandes comme plus pertinentes. Utilisez différentes tailles pour diverses tâches afin d'ajouter du sens et de la structure à votre diagramme à couloirs. Cela aidera votre public à identifier une hiérarchie dans votre graphique, avec des éléments représentés par des boîtes plus grandes comme plus importantes et des plus petites comme moins importantes.

• Position X-Y - l'organisation efficace des informations sur un diagramme à couloirs repose sur deux axes - l'horizontal et le vertical, respectivement. Lors de la présentation de votre diagramme, assurez-vous de définir d'abord le flux, puis d'ajouter les détails ultérieurement. L'utilisation de l'axe X, qui s'étend horizontalement, pour indiquer la chronologie de votre processus aidera les visualiseurs de votre diagramme à mieux comprendre la dépendance de séquence de vos tâches, en établissant la direction générale du flux de processus de gauche à droite. Ensuite, dressez la liste des différents acteurs participants sur l'axe Y, qui s'étend verticalement, pour diviser distinctement le processus en catégories distinctes et indiquer qui est responsable de quel travail.

• Niveau de détail - lorsque vous ajoutez des données aux couloirs de votre diagramme, gardez à l'esprit que moins c'est plus. Pour les présentations de haut niveau, concentrez-vous uniquement sur les informations cruciales sans entrer dans les détails de la procédure pour éviter d'encombrer le graphique et d'égarer votre public. En d'autres termes, vous devez vous en tenir aux éléments "qui" et "quoi", sans plonger dans le "comment".

• Clarté et cohérence - pour faciliter la lecture de votre diagramme à couloirs, évitez d'utiliser trop de types de symboles, de couleurs ou de connecteurs. Vous devez également garder un langage simple, en utilisant des descriptions courtes et claires pour vos tâches.

Avec ces recommandations à l'esprit, vous êtes prêt à créer des diagrammes à couloirs plus précis.