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Outils de diagramme à couloirs: utilisation, avantages, critères de sélection

Outils de diagramme à  couloirs

Logiciel de diagramme à couloirs dédié pour l'optimisation des processus

Un diagramme à couloirs peut être une excellente ressource pour la documentation et la gestion des processus - den décrivant visuellement les tâches et les responsabilités partagées pour les sous-opérations au sein d'un processus métier impliquant plusieurs départements. Lorsqu'il est correctement conçu, un diagramme à couloirs peut servir à mettre en œuvre avec succès de nouvelles étapes de processus, à organiser votre flux de travail et de communication ou à cartographier un processus du début au résultat. C'est pourquoi chaque gestionnaire de processus devrait disposer d'un outil de création de diagrammes à couloirs de qualité dans son arsenal.

Ci-dessous, nous parlerons des fonctionnalités d'un créateur de diagramme à couloirs robuste et de ce qu'il peut faire pour vous. Utilisez les directives suivantes pour prendre une décision éclairée:

  1. Qu'est-ce qu'un logiciel de diagramme à couloirs ?
  2. Avantages d'utiliser un outil dédié
  3. Comment choisir le meilleur logiciel
  4. FAQ sur le logiciel de diagramme à couloirs

1. Qu'est-ce qu'un logiciel de diagramme à couloirs?

Le logiciel de diagramme Swimlane (diagramme à couloirs) fait référence à tout programme ou application pouvant générer des organigrammes de processus regroupant les sous-processus par agent et montrant comment leurs efforts s'interconnectent pour terminer ce processus. En plaçant les opérations clés dans des lignes verticales ou horizontales affectées à certains employés, équipes ou départements, les visuels produits servent de norme formalisée d'intégration des processus dans une organisation.

Parmi les outils de diagramme à couloirs disponibles, les modèles peuvent être un excellent point de départ pour créer des éléments visuels simples qui décrivent un processus ou un flux de travail. Cependant, l'utilisation d'un créateur de diagrammes à couloirs dédié peut garantir de meilleurs résultats car il automatisera de nombreuses actions impliquées dans la création d'organigrammes interfonctionnels, à savoir:

  • Décriver le processus qui doit être documenté et visualisé;

  • Décomposer l'ensemble du travail en morceaux gérables;

  • Regrouper ces sous-processus dans des couloirs clairement délimités;

  • Associer chaque couloir à un agent en particulier;

  • Illustrer les connexions et les relations entre les voies.

2. Avantages d'utiliser un outil dédié

Vous pouvez créer votre prochain diagramme à couloirs dans vos applications Microsoft Office habituelles telles que PowerPoint, Word ou Excel. Cependant, l'utilisation d'un outil spécialement conçu à cet effet facilitera la gestion des processus car :

  • Il aide à clarifier et à communiquer des processus complexes à toute une équipe - définir clairement qui fait quoi et quand avec des diagrammes à couloirs bien conçus conduit à des flux de travail améliorés et à une meilleure visibilité sur la manière dont les différentes personnes, services et systèmes interagissent.

  • Il accélère la documentation, l'analyse et l'optimisation de vos processus - un logiciel de diagramme à couloirs de qualité vous permet de créer rapidement des visuels de haut niveau qui rationalisent les flux de travail, mettent en évidence les redondances et réduisent les inefficacités.

  • Il favorise une communication efficace et favorise la collaboration - en définissant qui est responsable des tâches individuelles et comment elles impactent les autres dans le processus, un bon créateur de diagramme à couloirs vous permet de travailler avec d'autres sur la même carte et, enfin, sur la même page.

3. Comment choisir le meilleur logiciel

Que devez-vous rechercher lorsque vous examinez les options de votre logiciel de diagramme à couloirs? Voici quelques-uns des critères d'évaluation les plus pertinents:

  • Interface utilisateur (UI) - étant un outil de visualisation, un créateur de diagramme à couloirs de qualité doit présenter un design épuré et des options de présentation attrayantes qui vous permettent de partager facilement vos organigrammes avec les clients et les équipes;

  • Convivialité - les meilleurs createurs de diagrammes à couloirs sont faciles à apprendre et à maîtriser, et sont livrés avec une bibliothèque diversifiée de modèles de diagrammes pour vous permettre de démarrer plus rapidement; l'éditeur de logiciels propose-t-il des essais gratuits, un bon support technique, une formation complète et des tutoriels?

  • Fonctionnalité - en termes de fonctionnalités, le programme de création de diagrammes à couloirs que vous comptez utiliser doit inclure:

    • une interface glisser-déposer pour ajouter, organiser et aligner facilement des formes et des grilles;

    • une grande variété d'éléments graphiques (formes standards telles que ovales, losanges; connecteurs) et des options de formatage / personnalisation (objet et couleur du texte, taille, position) avec quells vous pouvez travailler;

    • des capacités de collaboration telles que des commentaires, des alertes / notifications ou une fonction de groupware en temps réel qui permet à plusieurs utilisateurs de modifier le même diagramme simultanément;

    • des fonctionnalités d'importation de données pour automatiser la création de vos diagrammes à couloirs;

    • fonctionnalité d'exportation pour rendre votre visuel facile à partager et à exporter dans une gamme de formats.

  • Intégrations - recherchez des solutions qui se connectent facilement et s'intègrent à d'autres outils de planification populaires ou à ceux déjà utilisés dans votre organisation.

Besoin d'une recherche plus détaillée sur le logiciel de diagramme à couloirs? Consultez notre liste des 10 meilleurs outils de diagramme à couloirs pour la gestion de projet.

4. FAQ sur le logiciel de diagramme à couloirs

Trouvez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur les outils de diagramme à couloirs.

Que sont les outils de couloirs ?

Les outils Swimlanes ou de couloirs peuvent être définis comme tout type de logiciel ou d'instrument qui aide les utilisateurs à représenter visuellement des processus et des flux de travail importants par le biais de voies parallèles appelées couloirs ou bandes fonctionnelles. En d'autres termes, la caractéristique déterminante de ces outils de cartographie des processus est qu'ils produisent des organigrammes et des diagrammes d'activité avec des couloirs en sortie.

Allant d'options aussi simples que des modèles de diagrammes à couloirs préformatés et modifiables à des solutions plus complexes et spécialement conçues, les outils de couloirs simplifient et accélèrent le processus de création de diagrammes à couloirs.

La création de diagrammes à couloirs est-elle gratuite ?

Partie intégrante des processus de cartographie efficaces, la création de diagrammes à couloirs implique la création de graphiques et de diagrammes qui divisent un flux de travail global en sections et étapes spécifiques grâce à l'utilisation de couloirs horizontaux ou verticaux. Étant donné que vous pouvez dessiner manuellement de telles représentations visuelles sur papier ou les créer en personnalisant des modèles de diagrammes à couloirs prédéfinis disponibles en ligne, la création de diagrammes à couloirs est gratuite.

Où puis-je créer un diagramme à couloir ?

Selon le niveau de détail et l'attrait visuel que vous souhaitez donner à votre diagramme à couloirs, il existe plusieurs ressources incontournables avec lesquelles vous pouvez commencer. Vous pouvez créer manuellement des organigrammes simples et basiques à l'aide de divers outils bureautiques tels que Microsoft Word ou Excel, ou vous pouvez générer automatiquement des représentations plus professionnelles et sur mesure de vos flux de travail et processus à l'aide d'un générateur de diagrammes à couloirs spécialisé fourni avec divers échantillons prédéfinis personnalisables.

Explorez les deux options en profondeur en visitant notre page dédiée sur la façon de créer un diagramme à couloirs.

Comment dessine-t-on un diagramme à couloirs ?

Voici comment vous pouvez dessiner un diagramme à couloirs en 6 étapes faciles :

  1. Définissez votre objectif et le processus qui vous conduira à l'atteindre.
  2. Divisez le travail impliqué en étapes ou tâches distinctes.
  3. Identifiez les principales entités de votre processus (elles peuvent faire référence à des étapes, des départements ou des groupes de travail).
  4. Dressez la liste de ces principaux acteurs verticalement ou horizontalement et tracez des voies parallèles pour les délimiter distinctement sur votre schéma.
  5. Dans chacune de ces bandes nouvellement dessinées (vos couloirs), commencez à ajouter les étapes de processus correspondantes dans un ordre logique.
  6. Encadrez chacune des étapes dans des rectangles.

Une fois ces éléments essentiels en place, vous pouvez passer à l'utilisation d'un logiciel de création de diagrammes à couloirs pour produire une version numérique de votre carte de processus dessinée à la main. Non seulement la sortie aura l'air plus professionnelle grâce aux modèles prêts à l'emploi et aux symboles standard du programme, mais elle peut également être rapidement mise à jour et modifiée aussi souvent que nécessaire.

La liste des avantages peut aller encore plus loin avec certaines solutions de cartographie des processus, car certains outils vous aident à créer un diagramme de flux directement dans PowerPoint, ce qui facilite le partage dans les présentations. Office Timeline est l'un de ces créateurs de diagrammes à couloirs PowerPoint prêts pour la présentation.

Un outil indispensable pour diagrammes à couloirs

Office Timeline est un créateur de diagrammes à couloirs que chaque chef de projet devrait utiliser pour ses réunions de projet.

Diagramme à Couloirs Réalisé dans PowerPoint